Sådan grupperes rækker og kolonner med konturer og delsummer i Excel

Sådan grupperes rækker og kolonner med konturer og delsummer i Excel

Hvis du er en professionel dataanalytiker, håndterer du sandsynligvis flere regneark i Excel -projektmapper. Der er tusindvis af kolonner og rækker i en Excel -fil, hvilket gør det svært at udtrække meningsfulde data.





Excel -funktioner som Outline, Group data og Subtotals i en dataliste er imidlertid afgørende for at analysere forretningsdata og præsentere imponerende rapporter for publikum eller klient.



Sådan formateres dine data til gruppekolonner i Excel

Inden du går videre for at oprette fantastisk datavisualisering ved hjælp af Excel delsumfunktion og Excel -autogruppe, skal du omstrukturere rådata.





For at tilføje et delsum i Excel -data skal du først sortere datalisten. Derefter kan du bruge Excel Sort -funktionen som følger:

  1. Klik på en hvilken som helst kolonneoverskrift, du vil sortere.
  2. På den Bånd af Hjem fane, se efter Redigering .
  3. Klik nu på Sorter og filtrer og vælg derefter Sorter A til Z , Sorter Z til A , eller Brugerdefineret sortering , som du finder passende.

Relaterede: Sådan sorteres efter dato i Excel



Når du vil gruppere kolonner i Excel, skal du sikre dig, at regnearket indeholder datasæt med unikke kolonneoverskrifter, ingen tomme kolonner eller rækker og delsummer for hver række undersæt. Efter omstrukturering skal dine data se ud som vist på dette billede:

Du kan downloade dette gratis Excel -regneark at øve funktionen Konturer og Subtotaler, før der arbejdes med virkelige data.



bedste dating apps til unge voksne

Sådan tilføjes delsum i Excel -datasæt

Excel -delsumfunktionen giver dig mulighed for at beregne totalsummer og subtotaler for en kolonne i en liste med data. Du behøver ikke at formatere tusinder af kolonner og rækker, da Excel omstrukturerer datalisten automatisk.

Excels subtotalfunktion grupperer automatisk data, og du vil kunne bruge funktioner som TÆL, SUM, GENNEMSNIT, Maks., Min., Produkt, Tælnumre, StdDev osv. Følg disse trin for at tilføje subtotaler til dit Excel -regneark:



Relaterede: Excel -formler, der hjælper dig med at løse problemer i det virkelige liv

  1. Sortere regnearksdata i henhold til den kolonneoverskrift, som du vil tilføje subtotaler til.
  2. I det aktuelle eksempler -regneark vises Kategori kolonne er grundlaget for datasortering.
  3. Nu, vælge en celle inden for dataområdet.
  4. På den Bånd , klik på Data fane.
  5. På den Omrids sektion inden for Data fane, klik på Subtotal .
  6. Excel vælger hele datasættet i regnearket, og du får vist Subtotal dialog boks.

7. På Subtotal vælg den ønskede kolonne ved at klikke på rullemenuen under Ved hver ændring i .

8. Nu skal du indstille Brug funktion feltet ved at vælge en mulighed i rullemenuen. Du kan vælge alt imellem SUM , GENNEMSNIT , Maks , Min , etc.

9. Excel sætter det beregnede subtotal i den celle, du vælger under Tilføj subtotal til .

10. Klik på Okay , og Excel tilføjer automatisk Subtotals sammen med Konturer .

De automatiserede skitserede grupper viser subtotaler under hver gruppe i henhold til dit valg af kolonneoverskrift. For eksempel i denne tutorial kan kategorier af madvarer f.eks Barer , Cookies , Kiks , og Snacks er separate grupper. Hver gruppes sumpris er tilgængelig på Samlet pris (USD) kolonne.

Sådan grupperes i Excel for at visualisere indlejrede data

Excel giver dig mulighed for at oprette en disposition, der består af op til otte niveauer. Det er et ofte brugt værktøj, når du skal opsummere en lang liste med data som en gruppe af individuelle overskrifter. Den yderste eller yderste kontur til venstre starter med Nummer 1 (en) , og når du går til højre, kan det gå op til Nummer 8 (otte) .

Du kan hurtigt visualisere indlejrede data som en gruppe eller resumédata eller endda afsløre hver gruppes detaljer ved hjælp af Excel -grupprækker eller konturværktøj. Excel giver dig mulighed for at oprette Omrids af kolonner, Omrids af rækker, og Omrids af både rækker og kolonner.

Excel Auto Group for at oprette en oversigt

Når du skal organisere mindre indlejrede datalister, kan du bruge Outline -værktøjet til at oprette automatiske grupper. Du kan prøve disse trin:

Relaterede: Sådan bruges IF -funktion med indlejrede formler i Excel

  1. Klik på en vilkårlig celle inden for de rækkedata, du skal gruppere.
  2. Gå nu til Data fanen i Excel Bånd .
  3. Indenfor Omrids sektion, finder du Gruppe Drop down menu.
  4. Klik på Gruppe og vælg derefter Auto omrids .

Du vil bemærke, at gruppefunktionen organiserede rækkerne perfekt. Du vil også se Omrids søjler i venstre side, der repræsenterer flere dataniveaustrukturer.

Du kan udforske flere visualiseringsmuligheder ved at interagere med Niveauer knap som nummer 1 (en), nummer 2 (to), nummer 3 (tre) osv.

1. Hvis du vælger det laveste niveau, Nummer 1 (et) , får du vist minimumsdata i regnearket. I det nuværende eksempel er det Grand Total omkostninger ved alle fødevarer.

2. Når du klikker på det næste niveau, ser du kun Subtotal rækker sammen med Grand Total række. Du kan ikke se andre detaljerede datalister i Excel -regnearket.

3. Du kan nu vælge det højeste niveau eller Nummer 3 (tre) i aktuelle eksempeldata for at udvide alle rækker og kolonner sammen med den skitserede visning.

Du kan også bruge ovenstående trin til at gruppere kolonner i Excel. Formater datasættene i overensstemmelse hermed, så Excel auto Omrids kommando kan genkende delsummerne.

Excel -gruppekommando til gruppering af rækker manuelt

Når regnearket indeholder komplekse datasæt som mere end et informationsniveau, skal du bruge Gruppe kommando til manuel gruppering.

  1. Vælg et undersæt af data, som du ønsker at inkludere i en gruppe, og klik derefter på Gruppe kommando i Data fanen Excel Bånd .
  2. For at oprette en anden gruppe med et andet undersæt af data, vælg rækkerne og klik derefter enten på kommandoen Gruppe eller brug denne genvejstast Shift + Alt + højre pil .

3. Hvis du vil oprette en indlejret gruppe, skal du vælge alle detaljerækker i den relaterede oversigtsrække og derefter bruge genvejen Shift + Alt + højre pil .

Du kan skjule detaljerede rækker ved hjælp af indstillingen Excel -sammenfaldende rækker: Minus (-) tegn på konturerne for at forenkle komplekse indlejrede data. Når du skjuler en konturlinje, vises Minus (-) tegn ændringer til Mere (+) tegn for at skjule rækker senere.

Du kan desuden bruge Vis detaljer og Skjul detaljer knapperne på Omrids sektion af Data fanen i Excel Bånd .

Der er indbyggede stilarter til grupper og konturer i Excel-regnearket. At ansøge Stilarter , klik på ikonet til startfeltet i dialogboksen (en lille rulleliste) i Konturer sektion af Data fane.

hvorfor virker min amazon brandpind ikke

Du ser en Indstillinger dialog boks. Klik på afkrydsningsfeltet for Automatiske styles og klik derefter på Anvend Styles knap.

Anvend et professionelt touch til dine Excel -rapporter

Med denne Excel-tutorial om Excel Subtotals og Outlines (grupper), vil du være i stand til at organisere komplekse data i en letforståelig tabel. Ved hjælp af Excel -regneark kan du se indlejrede data fra flere perspektiver for at udtrække værdifuld dataintelligens.

Del Del Tweet E -mail Sådan laver du et 3D -kort i Excel

Excel har mange flere funktioner, end du måske tror, ​​såsom at oprette 3D -kort og plotte data. Sådan kan du bruge det!

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Regnearkstip
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office -tip
  • Dataanalyse
Om forfatteren Tamal Das(100 artikler udgivet)

Tamal er freelance skribent på MakeUseOf. Efter at have opnået betydelig erfaring inden for teknologi, økonomi og forretningsprocesser i sit tidligere job i en it-konsulentvirksomhed, tog han skriftligt til som et fuldtidsyrke for 3 år siden. Selvom han ikke skriver om produktivitet og de seneste tekniske nyheder, elsker han at spille Splinter Cell og se binge-watch Netflix/ Prime Video.

Mere fra Tamal Das

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere