Home-theater-designers
Der er modstridende ideer om, hvor svært det er at gøre brug af Microsoft Access. En tankegang antyder, at det er svært, komplekst og ud over normale folk. Den anden er, at den er lige så let at bruge som Excel.
Jeg er her for at fortælle dig sandheden. Og den sidder et sted mellem de to. Adgang kræver større indsats at blive fortrolig med end et regneark, men det er ikke svært, og det er meget kraftfuldt.
Du kan starte lige her. Efter denne indledende Microsoft Access -vejledning følger jeg op med indlæg om de forskellige dele, der udgør Access, og viser dig, hvordan du sparer tid og kræfter.
En Microsoft Access -vejledning: Starter ved begyndelsen
Først en lille kedelig teori. Jeg gør det så hurtigt jeg kan, og forhåbentlig gør det ikke ondt for meget.
Microsoft Access er et RDBMS (Relational Database Management System). Det kaldes ofte en database, at dette udtryk faktisk refererer til de oplysninger, du opbevarer i det. Det er ligesom forskellen mellem et bestemt regneark og Excel selv.
Som et RDBMS går, er Access decideret i den mindre ende af skalaen. Det er ikke ideelt til databaser, der er større end omkring 2 GB, og klarer ikke særlig godt med en samtidig brugerbase på mere end omkring et halvt dusin.
Men inden for disse rammer er det svært at finde noget mere omfattende til prisen, og mange mennesker har allerede produktet, hvis de har en gældende version af Microsoft Office.
For dem af jer, der har brugt Excel eller stort set ethvert andet regneark, er der nogle grundlæggende forskelle at forstå, og derefter drage fordel af.
For det første er data og visning adskilt i Access. Det vil sige, at du ikke formaterer dataene til at se pæne ud eller for at være nemme at indtaste. I stedet strukturerer du det for at give mening, og designer derefter separate formularer og rapporter for at sende dataene.
For det andet gemmer du ikke (generelt) beregninger. Du gemmer rådata og udfører beregninger, når du har brug for dem.
Tredje og sidste for nu. Det er meget let i Excel at håndtere en undtagelse. For eksempel, hvis du har en kolonne, der er fuld af numeriske værdier, er det ganske enkelt på en enkelt række at beslutte, at det i stedet giver mere mening at sætte ordet 'imJim' i cellen. Det kan du ikke i nogen fornuftigt designet Access -database, så planlægning er vigtigere.
For at få hovedet omkring dette, nogle korte resuméer af de forskellige dele af Access. Det behøver ikke alle at give mening første gang. Jeg dækker hver af disse i dybden med separate indlæg snart.
Der er en antagelse hele vejen igennem denne serie af indlæg, at du har en vis fortrolighed med Excel eller noget lignende. Hvis du har brugt de sidste par årtier under en sten, skal du bruge lidt tid på at blive fortrolig med Excel først. Du takker mig senere. Jeg vil også antage, at du vil oprette en lokal database til Windows -brugere, selvom Access også kan opbygge webdatabaser.
computeren vil ikke oprette forbindelse til internettet
Vi har tidligere skrevet nogle nyttige Excel -artikler, så tag en tur gennem dem. Vi kan hjælpe dig med kalendere , budgetter , diagrammer og trykning . Jeg skrev endda et kort stykke om at bruge fyldhåndtaget for at spare tid.
Tabeller
Disse er de grundlæggende byggesten i et Access -program, og den del, der fungerer mest som et regneark.
Planlægning er dog påkrævet, fordi du skal beslutte, hvordan alle kolonnerne skal fungere, før du starter.
Her er noget at arbejde igennem i dit sind, før vi kommer tilbage til dette i detaljer senere i denne Microsoft Access -vejledning. For det meste har du med Excel at gøre med et enkelt regneark.
I Access involverer du generelt et antal tabeller. Nogle gange et betydeligt antal. Tabellerne i Access kan kædes sammen på måder, der giver mening med hensyn til den måde, informationen er relateret på. Det er her '˜R' i RDBMS kommer fra, og det er magten bag Access.
Forespørgsler
Sådan stiller du spørgsmål til Access. Du kan designe dem i farten og gemme dem til senere brug. I generel forstand gemmes svarene ikke. Bare de forespørgsler, der giver svarene. Det er fantastisk, for næste gang du stiller spørgsmålet, hvis dataene er blevet opdateret, får du et andet svar.
Skemaer
Disse er de visuelle komponenter, der gør det let at indtaste og se data på skærmen.
Ikke alle vil være trygge ved at indtaste data direkte til de tabeller, du opretter, og du vil måske have mere kontrol over, hvordan input fungerer. Formularer er svaret.
Du kan også konfigurere disse til mere praktisk visning af data fra tabeller eller forespørgsler på skærmen.
Rapporter
Nogle gange vil du ikke se tingene på skærmen. du vil udskrive dem eller sende dem en e -mail til din chef.
Du vil måske videregive oplysninger til en person, der ikke selv kan bruge Access. Du kan nemt designe og bygge passende rapporter til de fleste situationer.
Makroer og moduler
Det er her tingene bliver lidt mere komplekse. Det er bedst at have en god forståelse af alle komponenterne ovenfor, før du bruger tid med disse.
Begge muligheder er måder at automatisere opgaver i Access på, idet makroer er det lettere valg, og VBA -moduler er de mere i stand. Begge har deres anvendelser, og vi vender tilbage til dem senere.
Resumé
Adgang er kompleks, men det er ikke svært. Fra et Excel -perspektiv er Access -tabeller som regneark, men mere strukturerede. Alt andet handler om at manipulere disse tabeller til at stille spørgsmålstegn ved, se, rapportere og automatisere.
Kompleksiteten er det værd, på grund af den kraft, Access giver dig mulighed for at opnå mere. Jeg vender snart tilbage med et indlæg om tabeller.
I mellemtiden finder du et regneark, du måske vil erstatte med en database. Tag et kig på arkene, og se om du kan finde uoverensstemmelser. Du skal rydde dem op for at bruge dataene i Access.
Bruger du overhovedet Access? Har du kæmpet? Hvilken slags problemer har du? lad mig vide i kommentarerne.
Del Del Tweet E -mail 3 måder at kontrollere, om en e -mail er ægte eller falskHvis du har modtaget en e -mail, der ser lidt tvivlsom ud, er det altid bedst at kontrollere dens ægthed. Her er tre måder at se, om en e -mail er ægte.
Læs Næste Relaterede emner- Windows
- Samarbejdsværktøjer
- Regneark
- Microsoft Access
Jim arbejder stærkt inden for IT i løbet af dagen, og har været det siden omkring DOS 3.0, men gør sit bedste for at bruge de magiske timer ude med et kamera eller to. Han bor i New Zealand med sin dejlige ludditiske kone og tre børn. Du kan bare forestille dig, hvor forvirrede de er.
Mere fra Jim HendersonAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere