Sådan konverteres afgrænsede tekstfiler til Excel -regneark

Sådan konverteres afgrænsede tekstfiler til Excel -regneark

Der vil komme en tid, hvor du skal håndtere alle former for oplysninger, der er gemt i andre slags filer og bringe dem ind Microsoft Excel . Du kan ikke løbe væk fra en altid nærværende tekstfil. Jeg vedder på, at du finder nogle af dem hver dag.





Her er et par dagligdagseksempler:



  • En Excel -analyse af salgs- eller produktinformation gemt i en tekstfil.
  • Udveksling af data mellem to forskellige software (måske fra en database til et regneark).
  • Navne, adresser og e -mail -id gemt i et e -mail -program (f.eks. eksport fra Microsoft Outlook til Excel ).

Microsoft Excel giver dig alle værktøjer til at oprette forbindelse til eksterne datakilder. Lad os tale om afgrænsede tekstfiler.





Dette er en afgrænset tekstfil

Som du kan se, er for- og efternavne, de virksomheder, de arbejder for, og andre detaljer adskilt med kommaer. Det her komma -afgrænset tekstfil er let at oprette i enhver tekstredigerer.

Lige nu er det ikke nyttigt. Bring dette ind i et regneark, og du kan lave et mere professionelt dokument.



For eksempel kan du let lede efter dublerede data og fjerne dem. Så kan du bruge regnearket til at oprette etiketter og mailfletning hvis adresser også er en del af dataene.

Grundidéen her er at importere oplysningerne fra en tekstfil og opdele dine forskellige oplysninger i separate kolonner og navngive hver kolonne med et passende overskrift.



Lad os se nærmere på en afgrænset tekstfil ...

De 3 forskellige slags afgrænsede tekstfiler

Der er tre almindelige slags afgrænsede filer afhængigt af den måde, du adskiller (afgrænser) hver værdi. Ethvert tegn kan bruges til at adskille de enkelte poster i en fil.



For eksempel: røret (|) eller et simpelt mellemrum. Du finder, at disse tre er de mest almindelige former for afgrænsede adskillere mellem hver tekstindtastning.

  1. Kommaseparerede værdier.
  2. Fanebaserede værdier.
  3. Tarmseparerede værdier.

Tekstafgrænsningen holder hver værdi adskilt fra den næste. Enhver værdi, der følger afgrænsningen og går forud for den næste forekomst af afgrænsningen, importeres som en værdi. Husk, at værdien mellem den tildelte afgrænser kan have en anden skilletegn, men den har brug for et anførselstegn (') eller en apostrof (').

Forvirrende? Ikke så meget. Lad os se hvordan med et eksempel:

I en tekstfil med by- og statsnavne kan der være nogle værdier som 'Albany, NY'.

Microsoft Excel kan læse kommaet (,) mellem de to ord som en afgrænsning. At behandle by- og landnavne som én værdi og importer dem til en Excel -celle vi er nødt til at bruge dobbelt citater eller en apostrof som tekstkvalifikator. Hvis der ikke er angivet et tegn som tekstkvalifikator, importeres 'Albany, NY' til to tilstødende celler som Albany og NY.

Kort fortalt, for at beholde enhver værdi i en kolonne præcis som den er, kan du vedhæfte værdien i anførselstegn eller en apostrof.

Som vi vil se nedenfor, giver Microsoft Excel dig fuldstændig kontrol over importprocessen og en forhåndsvisningsrude for at se formatet på dataene, før det fylder cellerne.

Konverter fra en afgrænset tekstfil til et regneark

Der er mange online konvertere der kan tage en rå CSV -tekstfil og spytte et XLS -regneark ud. Zamzar og Convertio er to fremragende værktøjer.

Men du behøver ikke at lede efter en online -konverter, fordi Microsoft Excel har en indbygget funktion, der gør jobbet meget bedre.

Lad os tage en prøve -CSV -fil og gå igennem trinene til at konvertere afgrænsede tekstfiler til regneark. Skærmbilledet ovenfor af et virvar af kommaseparerede værdier i en Notesblok-fil er et godt eksempel.

Microsoft Excel kan hjælpe med at gøre dette forvirrede virvar til pæne rækker og kolonner. Du kan derefter gå på arbejde med det og gøre det til en smukt formateret rapport eller forberede den til udskrivning.

Der er tre måder at bringe data ind i et Excel -regneark fra en CSV -fil. Start med den lette først.

Metode 1: Automatisk import

1. Klik på Fil fanen, og klik derefter på Åben .

2. Vælg den CSV -fil, du vil åbne. Microsoft Excel åbner tekstfilen automatisk og viser dataene i en ny projektmappe.

Dette er den mest direkte (og hurtigste) rute til at åbne en CSV -fil. Microsoft Excel bruger standardindstillingerne for dataformat til at læse og importere hver datakolonne. Men den automatiske import giver dig ikke den fleksibilitet, du ønsker.

Så lad os se den anden måde, der bruger en guide.

Metode 2: Gendan guiden Tekstimport

Guiden Tekstimport gør det muligt at kontrollere strukturen af ​​de data, du vil importere. Det starter automatisk, når du importerer tekstfiler (dvs. en fil med en TXT -udvidelse).

Åbn Microsoft Excel, og søg efter en tekstfil (eller skift udvidelsen af ​​CSV -filen til TXT).

Microsoft skjulte den gamle tekstimportguide i Excel 365 og 2016 (version 1704 og fremefter). Men du kan hente tekstimportguiden tilbage fra Excels muligheder.

1. Gå til Fil> Indstillinger> Data .

2. Rul ned til Vis guider til import af ældre data afsnit.

3. For at importere tekst eller CSV-filer skal du vælge Fra tekst (ældre) . Klik på Okay for at lukke indstillingerne.

4. Nu kan du bruge guiden fra båndet. Gå til Data> Hent data> Ældre guider> Fra tekst (ældre) . Gennemse og åbn den CSV -fil, du vil importere.

Brug denne tretrinsproces til at styre dataformatet.

Trin 1

Sådan ser guiden Tekstimport ud i det første trin.

Vælg Afgrænset - Når elementer i tekstfilen er adskilt af faner, kolon, semikolon, mellemrum eller andre tegn.

Vælg Fast bredde - Når alle emnerne er lige lange og pænt strukturerede i rumseparerede kolonner.

Nogle gange kan rådataene have en overskriftsrække. For eksempel:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

Brug Start import på række for at vælge den række, hvorfra importen skal begynde.

Det Filens oprindelse kan efterlades på standard i de fleste tilfælde.

Det Forhåndsvisning viser værdierne, som de vil blive vist, når de er afgrænset i kolonner på regnearket.

Klik på Næste .

Trin 2

Vælg Afgrænsere for din fil (komma, i vores tilfælde). For en anden karakter, tjek Andet og indtast tegnet i det lille felt. Det Data forhåndsvisning vindue giver dig et glimt af de søjledata.

Vælg Behandl på hinanden følgende afgrænsere som en afkrydsningsfeltet, hvis dine data indeholder en afgrænser på mere end et tegn mellem datafelter, eller hvis dine data indeholder flere tilpassede afgrænsere.

For eksempel hjælper dette dig med at håndtere filer, der kan have et ekstra mellemrum før eller efter en anden afgrænsning. Du kan hjælpe med at identificere rummet som en anden afgrænser og markere dette felt.

Brug Tekstkvalifikator dropdown for at vælge det tegn, der omslutter værdier i din tekstfil. Vi talte tidligere om, hvordan en tekstkvalifikator kan hjælpe dig med at importere nogle værdier til en celle i stedet for separate.

Brug Data forhåndsvisning vindue for at kontrollere udseendet.

Klik på Næste .

Bemærk: Guiden skærm ændres ved import af data med fast bredde.

app for at se, hvem der fulgte dig på instagram

Det Data forhåndsvisning vindue kan hjælpe dig med at angive kolonnebredder. Brug den øverste bjælke i vinduet til at indstille et søjlebrud repræsenteret af en lodret linje. Træk et søjlebrud for at øge eller formindske bredden. Dobbeltklik på et kolonneskift for at fjerne det.

I en fil med fast bredde bruges ingen afgrænsere til at adskille værdierne i filen. Data er organiseret i rækker og kolonner, med en post pr. Række. Hver kolonne har en fast bredde, angivet med tegn, som bestemmer den maksimale mængde data, den kan indeholde.

Trin 3

Forhåndsvisningsvinduerne bliver vigtigere på denne skærm, fordi du kan finjustere formatet på data, der går ind i hvert felt med Kolonne dataformat . Som standard importerer Microsoft Excel data i det generelle format. Vælg kolonnen i preview -vinduet, og indstil det relevante format.

For eksempel kan du vælge ...

  • Tekst for tekstfelterne.
  • Dato og datoformatet for enhver kolonne, der indeholder datoer.
  • generel til at konvertere valutaer til Excel -valutaformatet.

Brug Fremskreden knappen for at angive typen af ​​decimaler og tusindstedsadskillerne for numeriske data.

For eksempel, hvis du vil vise 100.000 som 1.00.000. Excel viser tallene i henhold til det format, der er angivet i din computers regionale indstillinger.

Klik på Afslut . I slutningen Importér data dialogboks dukker op.

Du skal ikke bekymre dig for meget om det nu. Det giver dig et par muligheder for at indsætte data i regnearket eller oprette en forbindelse med en ekstern database. Standardindstillingen er at indsætte de tekstafgrænsede værdier som en tabel i det foreliggende regneark.

Den 'gamle' gamle metode er stadig den bedste måde at gøre det på, når din CSV -fil er enkel. Hvis ikke, er der en ny metode nu, som kan passe regningen for eventuelle tekstimportbehov.

Metode 3: Brug Get & Transform Data

Fanen Data indeholder alle de værktøjer, du skal bruge til at indsamle eksterne data og få dem til at opføre sig, som du også vil have dem. For eksempel kan du oprette en pivottabelrapport og opdatere den, når de eksterne data ændres.

Det er en overkill for simple CSV -filer, men lad os gå videre og se, hvordan vi indsætter kolonner med afgrænsede data i Excel.

1. Åbn en tom projektmappe.

2. Gå til Data fanen på båndet. Klik derefter på den lille rullemenu under Hent data knappen (i Hent og transformer data gruppe). Vælge Fra Filer> Fra Tekst/CSV .

3. I Importer tekstfil dialogboksen, skal du gå til placeringen på dit skrivebord og vælge den CSV -tekstfil, du vil importere. Guiden Tekstimport vises pænt med de muligheder, du nu kan vælge.

Som du kan se, kan du ændre tegnkodningen og valget af det afgrænsede tegn eller indtaste en brugerdefineret skilletegn.

Excel regner ud afgrænseren ved som standard at analysere de første hundrede rækker i datasættet. Du kan ændre dette og lade Excel også arbejde med hele datasættet. Det anbefales ikke, hvis du har millioner af poster, der skal importeres.

4. Klik på belastning knappen for at importere dine data til et nyt smukt regneark.

5. Når du importerer data til Excel, oprettes en dataforbindelse. Du kan køre forespørgsler og forbinde regnearket til den eksterne kilde. Enhver ændring af de originale kildedata opdateres automatisk i Excel -arket.

6. Du kan annullere denne forbindelse ved at gå til Data> Forespørgsler og forbindelser for at åbne panelet på siden.

Højreklik og vælg Slet . Eller hold markøren over datakildens filnavn og tryk på Slet i vinduet, der kommer op. Hvis du er sikker, skal du klikke på Slet igen.

Transformation af data er uden for denne tutorials omfang. Så jeg vil lede dig til Microsofts Kom godt i gang med Get & Transform i Excel support side for mere hjælp.

De mange anvendelser af afgrænsede filer i Excel

Har du brug for at adskille en liste med for- og efternavne og forberede dem til udskrivning? Konverter den afgrænsede tekstfil til Excel. Du kan importere eller eksportere op til 1.048.576 rækker og 16.384 kolonner. Og afgrænsede filer understøttes næsten overalt. Brug Excel som tidsbesparelse med ovenstående teknikker og tipsene herunder, eller lær hvordan man udtrækker et tal eller en tekst fra Excel .

Del Del Tweet E -mail 6 hørbare alternativer: De bedste gratis eller billige lydbogsapps

Hvis du ikke har lyst til at betale for lydbøger, her er nogle gode apps, der lader dig lytte til dem gratis og lovligt.

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Regneark
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2019
Om forfatteren Saikat Basu(1542 artikler udgivet)

Saikat Basu er stedfortrædende redaktør for internet, Windows og produktivitet. Efter at have fjernet snavs fra en MBA og en ti år lang marketingkarriere, brænder han nu for at hjælpe andre med at forbedre deres historiefortællingsevner. Han ser efter det manglende Oxford -komma og hader dårlige skærmbilleder. Men idéer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger hans sjæl.

Mere fra Saikat Basu

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere