Sådan udskrives etiketter med postfletning i Microsoft Word og Excel

Sådan udskrives etiketter med postfletning i Microsoft Word og Excel

Mail Merge kan spare dig tid og kræfter, så lær processen fra start til slut med denne vejledning.





Næsten alle, der kender Office -pakken, har hørt om Mail Merge, men mange ved ikke præcis, hvordan processen udføres. Det er lettere, end du måske tror - så længe du er klar over, hvordan du konfigurerer dine dokumenter på forhånd og fletter dem i Word.



Når du er i gang, bruger du denne funktion til at oprette alt fra tilpassede indekskort til en masseforsendelse på dit arbejdssted. Mail Merge er kun skræmmende for første gang, og du kan bevise det selv ved at gennemgå denne gennemgang.





Vi har brugt det nye Office 2016 til denne vejledning, men processen gælder for ældre versioner af Microsoft Word og Excel.

Sådan opsættes kildedokumentet

Mail Merge fungerer ved at udfylde angivne felter i et dokument med data fra en anden kilde, typisk en database eller et regneark . Det første skridt mod en vellykket mailfletning er at opsætte kildedokumentet og sikre, at det er formateret på en måde, som Word kan forstå.



I betragtning af at det er den mest almindelige anvendelse af denne teknik, vil vores eksempel centrere sig om at placere individuelle navne og adresser på en generisk masseforsendelse. De felter, vi vil inkludere, er Navn, Firma, Adresse, By, Stat og Postnummer - men disse detaljer er ikke afgørende, så længe du følger den overordnede proces.

Brug af Excel

Hvis du bruger Excel til at opbygge dit kildedokument, skal du blot lave en tabel med alle relevante oplysninger, der kan være inkluderet i denne fletning eller en fremtidig forsendelse.



Grundidéen her er at opdele dine forskellige oplysninger i separate kolonner og give hver en passende overskrift. Dette gør det let at vælge og vælge mellem disse detaljer senere, hvilket gør det muligt at bruge det samme kildedokument til at oprette alt fra et ID -badge til en adresselabel.

Vælg derefter alle dine data (inklusive kolonneoverskrifter), naviger til Formler fane og vælg Definer navn .



Du bliver bedt om et navn til dit datasæt, så vælg noget passende. Hvis du sandsynligvis vil overvåge flere Mail Merge -projekter til forskellige forsendelser, er det klogt at tilføje noget genkendeligt for at differentiere dem længere nede på linjen. Når det er gjort, skal du gemme dit arbejde og lukke regnearket.

Brug af Word

Du kan også bruge en Word -fil som dit kildedokument, men det kræver lidt mere indsats. Du bliver nødt til det dække et bord for at holde tingene regimenteret , så tag til Indsæt fane, find Tabeller sektion, og klik på rullemenuen. Angiv størrelsen på tabellen, der kræves til dit projekt, og begynd derefter at fylde den med dine data.

sjove ting at lave med en hindbærpi

Der er ingen grund til at bekymre dig for meget om formatering her, da dette dokument udelukkende er beregnet til at fungere som en kildefil til din Mail Merge. Imidlertid er nøjagtighed nøglen, så sørg for, at alle dine data er blevet placeret i de korrekte kolonner og har den rigtige titel. Når du er færdig, skal du gemme dokumentet og lukke det foreløbig.

Start din mailfletning

Åbn Word, og opret et nyt dokument. Gå til Forsendelser fanen og klik på Start mailfletning dropdown for at vælge det ønskede projekt.

Her kan processen afvige lidt, afhængigt af hvad du vil lave. Hvis jeg lavede en etiket eller noget andet, der kunne udskrives på ikke-standardpapir, ville jeg blive præsenteret for en anden skærm, der tillod mig at fastsætte nogle ekstra udskrivningsmuligheder.

du bryder vi ordner nær mig

I dette tilfælde skal du vælge Standard bakke, medmindre du har grund til at gøre andet, og vælg derefter det relevante produktnummer, så Word kan anvende den korrekte skabelon.

Import af kildedata

Med disse fundamenter lagt, kan vi nu begynde at importere oplysninger, som vi indtastede i kildedokumentet i begyndelsen af ​​processen. Gå til Forsendelser fanen igen, klik på Vælg Modtagere og vælg Brug eksisterende liste .

Naviger til dit kildedokument, uanset om det blev oprettet i Word eller Excel - Microsofts Office -pakke fungerer godt sammen i de fleste situationer. Hvis du bruger et regneark, bliver du bedt om at bekræfte, hvilken tabel du vælger, og du skal sikre dig, at feltet er markeret Første række af data indeholder kolonneoverskrifter er markeret. Gå nu til Skriv og indsæt felter sektion af Forsendelser fane og klik på Adresseblok (eller hvad der giver mening for dit projekt).

Her kan du finjustere præcis, hvilke felter der overføres fra dit kildedokument til din afsluttede forsendelse. For endnu flere muligheder på dette stadium kunne vi have tilføjet for-, mellem- og efternavne på vores modtagere som individuelle kolonner, hvilket ville udvide listen over tilgængelige valg i Indsæt modtagerens navn i dette format Mark. Dette er dog strengt valgfrit.

Adresseblokværktøjet er fantastisk til alle, der ønsker at komme hurtigere igennem deres Mail Merge, men hvis du vil fastsætte det præcis hvordan dit dokument er lagt op , overveje at bruge Indsæt fletningsfelt mulighed under Skriv og indsæt felter sektion for at placere hvert felt i hånden. Når du har indsat dine felter i dokumentet, kan du bruge Forhåndsvisning af resultater for at se, hvordan den udskrives, når den er udfyldt.

Nu er det tid til at foretage formateringsjusteringer, som du muligvis skal udføre; ændre skrifttypen, justere, hvordan hvert felt vil sidde på siden, og enhver æstetisk blomstring, du vil tilføje. Når det er gjort, skal du navigere til fanen Udsendelser igen og klikke Afslut og flet under Afslut afsnit. Dine udfyldte dokumenter skal være klar og vente på, at du skal udskrive og sende.

For noget lidt enklere, tjek de bedste etiketmaskiner, du kan købe.

Del Del Tweet E -mail 5 tips til at overlade dine VirtualBox Linux -maskiner

Træt af den dårlige ydelse, der tilbydes af virtuelle maskiner? Her er hvad du skal gøre for at øge din VirtualBox -ydeevne.

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2013
  • Microsoft Office 2010
  • Microsoft Office 2007
  • Mailfusion
  • Microsoft Office 2016
Om forfatteren Brad Jones(109 artikler udgivet)

Engelsk forfatter i øjeblikket baseret i USA. Find mig på Twitter via @radjonze.

Mere fra Brad Jones

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere