Denne vejledning til adgangsdatabase hjælper dig med at komme i gang

Denne vejledning til adgangsdatabase hjælper dig med at komme i gang

Mens de fleste pc -brugere ville hævde at være dygtige i Office -software som Ord og Excel, pakkernes videre rækkevidde er måske lidt mere skræmmende. Adgang og lignende databasesoftware kan være et særligt uvenligt stykke software at komme i gang med - men de udgør langt mindre en udfordring, hvis du ved, hvad du laver.





Denne vejledning tager dig gennem de grundlæggende trin til at oprette din database, udfylde den med oplysninger og bruge forespørgsler til at få adgang til den på et øjeblik. Når du forstår det grundlæggende, er du godt på vej til ægte Access -mestring.



Opret en database

Ved åbning af Access vil du blive præsenteret for en lang række forskellige muligheder og skabeloner. Vælg Tom desktop -database for at komme i gang, og vælg et filnavn og en placering på din harddisk, for at den kan gemmes. Jeg vil oprette en database over de bøger, jeg ejer, men de samme begreber kan bruges til en mailingliste, din telefonbog eller et hvilket som helst antal andre formål.





Den første kolonne i min database kommer til at indeholde titlen på hver bog, så jeg vil bruge den Klik for at tilføje knappen for at fastslå, at dette er en Kort tekst post - du bør vælge hvilken type post, der passer til dit projekt. Bagefter skal du omdøbe kolonneoverskriften til noget passende. Det er også værd at omdøbe din første tabel fra standard 'Table1' på dette tidspunkt.

Gør det samme for alle de forskellige kolonner, du ønsker at inkludere. I mit tilfælde var det en anden kort tekstindgang til forfatterens navn, en celle i nummeret for udgivelsesåret og et afkrydsningsfelt Ja/Nej for, om den pågældende bog var en hardback -udgave eller ej. Jeg har også oprettet et Dato tilføjet felt, som vi automatiserer om et øjeblik. Hvis du har brug for at redigere en datatype efter oprettelsen, skal du gå til Felter fanen på båndet, fremhæv den ønskede kolonne, og rediger den via Datatype Drop down menu.



beskeder app fungerer ikke på mac

Skift nu til Designvisning ved hjælp af ikonet i nederste højre hjørne af skærmen. For at automatisere et tidsstempel skal du vælge det ønskede feltnavn, vælge datoformatet via rullemenuen og indtaste = Nu () i Standard værdi feltet nedenfor. Dette vil automatisk fylde cellen med den dato, hvor posten blev tilføjet, når et nyt element er indtastet i databasen. Den samme metode kan bruges til at etablere andre standardindstillinger, uanset om de er en standard tekstindtastning eller en formel som denne.

Etablering af en primær nøgle

Hvis du opretter en database, der vil vokse og vokse, er en primær nøgle vigtig - men det er en god vane at komme ind, selvom du arbejder i mindre skala. Der kan opstå forvirring, når to elementer deler det samme navn, men en primær nøgle sikrer, at der altid er en anden unik identifikator tilgængelig.



Access 2013 opretter som standard et id -felt, som det derefter automatisk udfylder med et numerisk id. Du kan dog angive en anden primærnøgle, hvis du føler behov. For at gøre det skal du blot højreklikke på det ønskede feltnavn i designvisning og vælge Primærnøgle. Dette skal dog være en virkelig unik post for at sikre, at tingene fungerer, som de skal.

Tilføjelse af data med formularer

Hvis du ønsker at indtaste mange data i dit Access -dokument, er det værd at oprette en formular . Naviger først til skab fanen i båndet, og klik på Form . Det skaber et standardlayout for dig, som du derefter kan redigere ved at trække individuelle komponenter til den relevante position.



For at teste din formular skal du bruge indstillingen Vis i venstre side af båndet for at skifte til Formularvisning . Her kan du tilføje en post ved at udfylde de forskellige felter - gør det nu for at sikre, at alt fungerer efter hensigten. For at kontrollere dine fremskridt skal du gå tilbage til tabellen fra formularen og vælge Dataarkvisning . Hvis din første post vises efter hensigten, skal du gå tilbage til din formular og gemme dit arbejde.

Andre metoder til indtastning af data

En formular er en god måde at standardisere dataindtastning på, især hvis mere end én bruger vil bruge databasen. Det er dog ikke den eneste måde at udfylde en fil i Access på. Den mest enkle metode er simpelthen at tilføje poster manuelt i dataarkvisning.

Alternativt kan du importere en fil, der indeholder allerede eksisterende data. Access 2013 giver support til en række filtyper, inklusive Excel -regneark , CSV -filer, XML- og HTML -dokumenter. Hvis du vil importere data fra en kilde, skal du vælge fanen Eksterne data på båndet og vælge den ønskede filtype. Adgang leder dig gennem de nødvendige trin for at importere den til din database.

hvilken blomst er dette

Det er værd at bemærke, at Access skelner mellem import og sammenkædning af data. Førstnævnte er den korrekte metode, hvis dine data ikke vil ændre sig, men sidstnævnte giver mulighed for løbende at opdatere et separat dokument, der afspejler disse ændringer i Access. Afhængigt af dine behov kan dette spare dig for lidt tid.

Brug af forespørgsler

Når din database er tilstrækkeligt befolket, er det tid til at begynde at høste fordelene ved at have en masse information organiseret. Forespørgsler er en enkel, men kraftfuld metode til hurtigt og effektivt at sortere gennem din database. For at illustrere deres brug er her en simpel forespørgsel, der vil søge i min database efter bøger fra et bestemt tidsrum.

For at oprette en ny forespørgsel skal du navigere til skab fanen i båndet, og vælg Forespørgselsguide , vælg derefter Enkel forespørgselsguide . Vælg den ønskede tabel, såvel som de felter, du er interesseret i - i mit tilfælde er dette udgivelsesår samt titlen, så jeg ved, hvilken post jeg ser på.

På det næste skærmbillede skal du beslutte, om du vil se detaljeret visning med hvert felt i hver post eller bare en oversigt. Vælg derefter Afslut for at afslutte processen. Du får vist de data, du har valgt, og du kan bruge rullemenuen i kolonneoverskriften til at slanke tingene yderligere. Jeg leder efter bøger skrevet i 1970'erne, så jeg skal klikke på dropdown -året for udgivelse og derefter navigere til Nummerfiltre> Mellem .

Jeg satte derefter en øvre og nedre grænse for mine data, og blev præsenteret for en liste over de bøger, der blev udgivet mellem 1970 og 1980. Den samme metode kan naturligvis bruges til at matche tekststrenge, afkrydsningsfelter eller andre former for information, som du muligvis er kommet ind i din database.

Har du nogle tip til at komme i gang med Access? Kæmper du med et bestemt aspekt af databaseoprettelse og har du brug for hjælp? Lad os vide om dine råd og problemer i kommentarfeltet herunder.

Del Del Tweet E -mail Er det værd at opgradere til Windows 11?

Windows er blevet redesignet. Men er det nok til at overbevise dig om at skifte fra Windows 10 til Windows 11?

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Microsoft Access
  • Microsoft Office 2013
  • Microsoft Office 2016
Om forfatteren Brad Jones(109 artikler udgivet)

Engelsk forfatter i øjeblikket baseret i USA. Find mig på Twitter via @radjonze.

Mere fra Brad Jones

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere