Sådan opretter du din første projektstyringstidslinje i 7 nemme trin

Sådan opretter du din første projektstyringstidslinje i 7 nemme trin

Tænker du på, hvordan du vil gennemføre dit projekt? Hvordan kommer du i gang? Vil du overholde deadlines? Disse angstfremkaldende tanker krydser dig. På trods af deres gyldighed bør de ikke bremse dig.





Ved at bruge de rigtige værktøjer kan du fuldføre dit projekt. Brug af en projektledelsestidslinje kan hjælpe dig med at vinde dit projekt. Værktøjet hjælper dig med at kortlægge dit projekt og sikrer, at du har en klar strategi for, hvordan du vil tackle det. Du kan oprette din projektledelsestidslinje ved at følge denne vejledning.



1. Udarbejd en projektbeskrivelse

For at sikre, at alle på dit projekt er på samme side, skal du starte med at udarbejde en projektbeskrivelse. En projektbeskrivelse er en hurtig opsummering af projektet. Tænk på det som en samlet version af din projektplan. Det skal besvare spørgsmålene:





  • Hvad er formålet med projektet?
  • Hvad er målene med projektet?
  • Hvad er de vigtigste milepæle?
  • Hvor lang tid tager det at gennemføre projektet?
  • Hvor meget er budgettet?

Hold det kort for ikke at overvælde projektinteressenter med unødvendige detaljer. Det vil være det dokument, som dine projektinteressenter og projektmedlemmer ofte refererer til, når projektet fortsætter.

2. Opret en arbejdsopdelingsstruktur

Når du har oprettet din projektbeskrivelse, skal du oprette en handlingsplan for at få projektet i gang. Denne handlingsplan kaldes en arbejdsopdelingsstruktur (WBS). I stedet for at skrive hver handling, der skal foretages for at afslutte et projekt, fokuserer WBS på leverancer og milepæle. Reglerne for at lave en WBS er:



apple iphone sidder fast på apple logo
  • 100% regel: Alt arbejde i WBS skal være 100% nødvendigt for at fuldføre projektmålene. Der bør ikke være noget uafhængigt eller overflødigt arbejde i det. Underopgaver skal også være 100% nødvendige for at fuldføre en overordnet opgave.
  • Gensidigt eksklusive: Tag ikke regnskab for noget arbejde to gange. Du overtræder 100% -reglen og har fejlberegninger, når du beregner de ressourcer, der kræves for at fuldføre projektet.
  • Resultater, ikke handlinger: Dit primære fokus bør være på leverancer og ikke på handlinger. For eksempel, hvis du bygger et hus, er en leverance, der gør fundamentet. Trinene i denne leverance vil være at vælge et websted, grave, installere og forsegle fodfæste. Så gå ikke tabt i disse handlinger, men fokuser på resultatet, som har et fundament.
  • 8/80 reglen: Denne regel siger, at en opgave skal tage ikke mindre end 8 timer at fuldføre, og det bør heller ikke tage mere end 80 timer. Ved anvendelse af denne regel, hvis arbejdet tager mere end 80 timer at fuldføre, skal du opdele det yderligere i en mindre arbejdspakke.
  • Tildel: Du bør tildele en opgave til en bestemt person eller et bestemt team. Hvis din WBS er grundig, bør der ikke være en overlapning af arbejdet mellem enkeltpersoner eller teams.

3. Opret en tidsramme

Når du har oprettet din arbejdsopdelingsstruktur, skal du afsætte tid til hver opgave. For opgaver gør du ikke dig selv, rådfør dig direkte med den eller de personer, der vil gøre det. Spørg dem, hvad de har brug for for at udføre arbejdet, og hvor meget tid de skal bruge.

Vær ikke for optimistisk, når du gør dette. Skab en balance mellem at give nok tid til at udføre opgaverne og holde sig inden for projektets overordnede tidsramme. Tillad også et svingrum i alle uventede situationer.



4. Planlæg i afhængigheder

Du ved nu, hvor lang tid det vil tage at afslutte hver opgave. Men hvad med opgaver, der afhænger af hinanden? Der er ofte flere sekvenser i en opgave, der afhænger af hinanden.

Der er normalt fire projektafhængighedstyper af projektledelse. Disse er:



  1. Afslut-til-start : Den første opgave skal være fuldført, før den anden opgave kan begynde.
  2. Finish-to-finish : Den anden opgave kan ikke udføres, før den første opgave er fuldført. For eksempel, hvis du laver elektriske ledninger til et hus, kan du ikke lægge ledningerne før en inspektion.
  3. Start-til-start : successive opgaver kan ikke starte, før den første opgave starter. For eksempel kan du ikke udjævne et betongulv, før du hælder betonen.
  4. Start-to-Finish : den første opgave skal begynde, før den anden er fuldført. Hvis du f.eks. Opgraderer til ny software, begynder du at installere den nye software, før du udfaser den gamle.

Så sørg for at identificere arten af ​​afhængigheder, du har ved hånden, og arbejd derefter på dem. I nogle situationer er afhængighederne mere komplekse processer, så lav et rutediagram , svømmebaner eller farvekodning for at hjælpe dig med at visualisere og identificere dem.

5. Opret en basistidslinje

Nu er det tid til at visualisere din projekts tidslinje. Der er flere projektstyringsværktøjer, du kan bruge til at opbygge din projekts tidslinje. Det go-to for de fleste projekter er Gantt-diagrammet .

Gantt -diagrammet giver dig et hurtigt øjebliksbillede af dit projekt, start- og slutdatoer for opgaver, centrale milepæle, afhængigheder og tildeler af hver opgave. Gantts diagrammer er interaktive og kan opdateres og redigeres i realtid. Andre tidslinjeværktøjer, du kan bruge til at opbygge og administrere din tidslinje, er den historiske tidslinje og den lodrette diagramtidslinje.

6. Send den ud

Del tidslinjen med alle projektets interessenter. Det vil begejstre dem at se en klar handlingsplan for projektet. De vil også afveje og komme med forslag til, hvordan man kan forbedre nogle ting i projektet. Vær åben for feedback.

7. Skift efter behov

Et projekt er en levende ting og vil blive ved med at ændre sig og udvikle sig som det går. Det er ikke nødvendigvis en dårlig ting. Det betyder bare, at du skal tilpasse dig, efterhånden som tingene ændrer sig.

Det gode er, at når du allerede har en tidslinje, vil du være mere bemyndiget til at indarbejde ændringen. Sørg også for at kommunikere ændringerne i realtid med alle projektets interessenter.

Oprettelse af din tid til projektstyring

Det kan være skræmmende at oprette din første projektledelsestidslinje. Men med ovenstående trin kan du oprette en omhyggelig tidslinje og levere dit projekt med succes. Så sørg for at implementere ovenstående retningslinje og have en fantastisk tidslinje.

Del Del Tweet E -mail 9 Almindelige fejl i projektledelse (og hvad man skal gøre i stedet)

Vil du fuldføre store projekter uden fejlstyring eller overskride budgettet? Her er nogle tips til at hjælpe dig med at undgå disse fejl.

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Projektledelse
  • Samarbejdsværktøjer
  • Tidsadministration
Om forfatteren Hilda munjuri(22 artikler udgivet)

Hilda er freelance tech -forfatter og nyder at følge med i ny teknologi og innovationer. Hun kan også lide at finde nye hacks for at spare tid og gøre arbejdet lettere. I fritiden finder du hende passe på sin køkkenhave.

send gratis sms online uden registrering
Mere fra Hilda Munjuri

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere