Home-theater-designers
Send aldrig dårligt opbyggede e-mails. Ikke kun forfærdelige strukturer forvirrer budskabet, men de giver modtagerne et negativt indtryk af din arbejdsmoral og professionalisme. Gode kommunikationsevner er afgørende i enhver branche.
For at undgå fejl skal du læse korrektur på dine udkast. Ret disse almindeligt oversete dårlige praksisser og fejl, der gør e-mails uprofessionelle.
MAKEUSE AF DAGENS VIDEO
1. Emnelinjer med spam
Marketingfolk tror, at salg-y emnelinjer øge åbningsraterne for e-mail ; Desværre giver de det modsatte resultat. Modtagere har en tendens til at ignorere alt for salgsfremmende e-mails. Medmindre de allerede kender dig, har de ingen forpligtelse til at tjekke din besked.
I stedet for at være salgs-y, vær engagerende. Skriv opsigtsvækkende emnelinjer bestående af beskrivende, tankevækkende ord. Væk dine læseres nysgerrighed. Du kan bruge åbne spørgsmål og pitches - bare sørg for, at de er relevante for dit budskab. Ellers kan modtagere blokere dig for at misbruge clickbait-emner.
hvor mange mennesker kan være på netflix
2. Spøg og vittige bemærkninger
Tænk dig om to gange, før du indsætter vittigheder i dine arbejdsmails. Selvom det at dele et grin kan hjælpe dig med at opbygge rapport i nogle tilfælde, gør det ofte mere skade end gavn. Jokes er svære at levere via e-mail. Selv lethjertede ordspil kan blive opfattet som sarkastiske eller stødende, hvis læseren misforstår dig.
Som hovedregel skal du springe vittighederne over. Udforsk i stedet andre måder at lette stemningen på, f.eks. dele en personlig historie eller diskutere en fælles interesse. At være imødekommende og venlig kræver ikke gags.
3. Emojis og for mange tegnsætningstegn
Flere postkasseudbydere rummer emojis i dag. Platforme som Outlook og Gmail lader dig endda indsætte emojis i emnelinjerne.
Selvom de er sjove og kreative, hører de ikke hjemme i arbejdsmails. Folk opfatter emojis forskelligt. For eksempel, mens du måske bruger det grinende ansigts humørikon til at udtrykke glæde, kan andre se det som sarkasme. Smileys formidler ikke altid dit tilsigtede budskab.
Også lyssky marketingfolk er glade for humørikoner. Hvis du ofte bruger dem, kan modtagere forbinde dig med phishing-angreb, salgsnyhedsbreve og overdrevent salgsfremmende annoncer.
4. Trykfejl og grammatiske fejl
Slåfejl ændrer ikke hensigten. Selvom du staver forkert hvert ord i din e-mail, vil læserne stadig forstå det gennem kontekstspor. Avancerede grammatiske fejl kan forårsage forvirring, men teksten vil ikke være uforståelig.
Betyder det, at du kan overse stavefejl? Absolut ikke! Selvom stave- og grammatikfejl ikke blander dit budskab, ser de skødesløse ud. Uanset om du pitcherer til en kunde eller opdaterer en kollega, vil du have problemer med at vinde deres tillid med uprofessionel skrivning.
Den bedste tilgang er at granske udkast, før du sender dem. Kør din tekst igennem en pålidelig stavekontrol , eliminer unødvendig fnug, juster tonen i overensstemmelse hermed, og skift komplekse ord ud med simplere. Gentag disse trin så mange gange som nødvendigt.
5. Lange afsnit
Vær forsigtig, når du kopierer og indsætter e-mail-kladder fra Google Docs eller Microsoft Word. Tekstbehandlingsprogrammer har forskellige standardindstillinger. Du kan ikke forvente, at dine e-mails ser ud, som de gjorde, da du skrev dem. De vil tilpasse sig det aktuelle programs skrifttypestil, tekststørrelse og mellemrum.
Som en bedste praksis, copy-paste uden formatering ved at trykke Ctrl/Cmd + Shift + V i stedet for blot Ctrl/Cmd + V. Hvis du gør det, slettes tidligere formatændringer. Og for at undgå lange tekstblokke skal du holde hvert afsnit på to til tre sætninger.
6. Overdreven information
Omfattende forklaringer er gavnlige, men du skal time dem korrekt. Læg ikke bare tilfældige fakta. Læsere vil sandsynligvis klikke væk fra din e-mail, hvis du overbelaster dem med information lige fra starten.
Windows 10 mus bevæger sig alene
Del kun, hvad læserne har brug for. Når du forklarer komplekse emner, skal du vedhæfte relevante forskningsdokumenter, planlægge virtuelle konsultationer og imødekomme alle forespørgsler, der kommer din vej.
7. Generiske afsluttende erklæringer
Generiske afsluttende erklæringer er fjerntliggende. De får dig til at se uprofessionel ud, plus de svækker din e-mails konklusion. Du har færre chancer for at lukke med succes. Når du afslutter e-mails, skal du bruge en mere direkte, kortfattet alternativ til 'Jeg ser frem til at høre fra dig' .
De er allerede overbrugt. Læsere har set dem hundredvis af gange før - de vil ikke efterlade en positiv indvirkning. I stedet for at bruge generiske linjer, brug en stærk CTA. Fortæl dine læsere deres muligheder, og guide dem til at handle på din e-mail.
8. Unødvendige vedhæftede filer
Vedhæftede e-mails gør det nemt at dele oplysninger. I stedet for at overbelaste læserne med lange, uopfordrede beskeder, så led dem til relevante ressourcer. Det sparer tid for alle involverede parter.
Med det sagt, bør du også undlade at sende filer i bulk. Brugere er generelt skeptiske over for at åbne vedhæftede filer, fordi de kan sprede malware. E-mail med flere filer giver endda anledning til sikkerhedsproblemer.
Hvis du skal sende flere dokumenter samtidigt, skal du bruge et fildelingsværktøj som Dropbox. Upload filerne til din foretrukne platform, indstil de nødvendige privatlivsbegrænsninger, og send derefter adgangslinket via e-mail.
9. 'Kreative' formater
Undgå at lege med vovede skrifttyper. Du kan understrege, kursiv eller fed tekst for at fremhæve, men brug standardskrifttypen, -farven og -størrelsen.
'Kreative' skrifttyper giver ubetydelige fordele i et professionelt miljø. De distraherer læserne fra din e-mail. I stedet for at forstå budskabets hensigt, vil deres sind fokusere på de forskellige farver og stilarter, du brugte.
Også mærkelige formater får dig til at se skitseagtig ud. Udbydere af posttjenester sender endda e-mails med uhyrlige designs og farver direkte til spam-mapper.
Brug kun kreative skabeloner, hvis de stemmer overens med dit brand. Eksempelvis viser nedenstående eksempel hvordan en virtuel mødeplatform kaldet Gather deler sine funktioner uden at gå på kompromis med fagligheden.
10. Uklare motiver
Small talk kan måske hjælpe med at lette akavede møder, men det passer sjældent til arbejdsmails. Lad være med at slå om busken. De fleste mennesker vil klikke væk, hvis de finder dit budskab trættende og forvirrende.
For at få din pointe igennem, brug et klart, kortfattet sprog. Indledningen skal være kort og opsigtsvækkende, mens kroppen skal tage fat på det aktuelle emne. Vage forklaringer vil i sidste ende føre til tidsspildende opfølgende e-mails.