Home-theater-designers
Vi sender og modtager mails hver dag. Alligevel begår vi pinlige fejl, som vi ikke helt kan fortryde. ' Så det kan være svært at skrive en effektiv e -mail, der holder din læsers handling, mens du er opmærksom på udfordringerne i vores verden.
Med det i tankerne har vi samlet et par væsentlige regler, du skal vide, når du sender en e -mail til folk. Følg disse enkle regler for nemt at skrive bedre e -mails.
1. Overvej hilsener og afmeldinger igen
Håber du får en god uge! plejede at være en vidunderlig måde at starte en e -mail på. Ikke mere! I betragtning af hvor usikkert livet er, kan dette blive uforsigtigt og overdrevent løsrevet.
Det samme gælder afmeldinger som Hilsen, Bedste ønsker eller Skål-det fungerede helt fint før, men kan lyde trukket tilbage fra virkeligheden nogle gange.
Så hvorfor ikke holde det enkelt og ægte? Gå efter sign-offs som Stay Safe, Pas på eller med venlig hilsen. Med hensyn til hilsener, håber alt er godt, eller håber du og dine kære holder sig trygge kan være gode udgangspunkt.
2. Inkluder en klar emnelinje
Denne e -mail -regel er lige så gammel som selve e -mailen. Det skyldes, at folk ofte beslutter, om de vil åbne en e -mail baseret på emnelinjen eller ej.
Med alt vores arbejde nu online, er behovet for at prioritere, hvad der er vigtigt og ignorere, hvad der ikke er, afgørende. Derfor, hvis du stadig lader emnelinjen stå tom, er chancerne for, at din e -mail ignoreres.
Den ideelle emnelinje har mindre end 10 ord. Vælg en, der adresserer dine bekymringer og kommunikerer, hvad e -mailen handler om. Forslag til luftfartsprojektet, omplanlagt møde eller hurtige spørgsmål om din præsentation er nogle gode emneeksempler, du kan tage et fingerpeg om.
3. Brug en professionel signatur
Hav en forudbestemt signaturblok, som du bruger til at besvare e-mails på alle dine personlige enheder. Det skal have dit navn, din virksomheds titel og dine kontaktoplysninger.
Dette giver din modtager en god idé om, hvem du er, og hvordan du kontakter dig, hvis behovet opstår. Når det kommer til skrifttypen og størrelsen på din professionelle signatur, skal du sikre dig, at den er den samme som resten af e -mailen.
Også, afslut dine e -mails med tillid men gå ikke for meget med ordsprog eller personlige oplysninger.
4. Præsenter dig selv, hvis du møder for første gang stort set
Vi er alle løbet ind i situationer, hvor vi har været nødt til at sende en e -mail til en, vi ikke har mødt. Det kan være underligt at få en e -mail fra en fremmed. Og det siger det let.
Så tag et øjeblik at præsentere dig selv for e -mail -modtageren. Kontekst er kritisk, og første indtryk har stadig betydning. Så tilføj en linje som, Hej! Dette er Tracy fra Multiseon Pvt. Ltd, og jeg sender en e -mail, fordi du har udtrykt din interesse i at købe vores elektroniske produkter.
Eller når du bliver præsenteret for nogen via e-mail, kan du også sende dem en linje, der siger, hvor dejligt det er at e-møde dem.
5. Skriv medfølende e -mails
Vi kan ikke understrege vigtigheden af denne. Livet er hårdt. Mest af alt er det stærkt usikkert.
Gik de glip af en deadline? Var de ikke mødt op til det planlagte Google Meet? Inden du sender en streng e -mail - stop og tænk over det. Hvad hvis der er en medicinsk nødsituation?
Vær derfor medfølende og forhør dig om alt er i orden med dem. En e -mail som Vi savnede dig på mødet i dag. Bare tjekke ind for at se alt er i orden. kan opbygge relationer, der står over tid.
6. Komprimer/ændr størrelse og navngiv vedhæftede filer, når du kan
Vi taler ikke meget om denne e -mail -regel, fordi når vi sender store vedhæftede filer, antager vi automatisk, at vores modtager har nok plads. Store filer tager mere tid at downloade og kan blive irriterende på ingen tid.
Derfor gør det til et punkt at komprimere eller ændre størrelsen på dem. Hvis du deler for mange filer på én gang, er det en god praksis at tilføje en høflig note, der fortæller, hvad vedhæftede filer er til.
Navngiv også dine vedhæftede filer, før du sender dem. Sender du dit CV? Omdøb filen til Tracy_Mackenzie_CV og start på højre fod.
7. Brug ikke e -mail som en anden chatprogram
Grunden til, at vi alle elsker onlinemeddelelser, er, at det er øjeblikkeligt.
Men når du blander de to og bruger e -mail som en erstatning for onlinemeddelelser, risikerer du at blive irriterende og uprofessionel.
Derfor skal du vide, hvornår du skal sende en e -mail, og hvornår du skal følge den op med en anden. Tag ikke fejl af at sende for mange opfølgende mails, fordi de muligvis arbejder hjemmefra. Ring heller ikke til nogen, der beder dem om at tjekke en e -mail.
Hvis det er presserende, skal du bruge en anden kommunikationsform.
8. Brug humor til at helbrede, men sparsomt
Mens mange bruger humor til at lette stemningen i disse ekstraordinære tider, er problemet med at bruge humor i e -mails, at det kan give bagslag.
Hvis du vil bruge humor i en e -mail, skal du kun gøre det, hvis du kender personen godt. Du vil ikke fremstå som respektløs eller uhøflig, hvis nogen er i en alvorlig situation. Desuden læser det, der lyder sjovt, måske ikke sjovt.
Ord til de kloge: Hvis du er i tvivl, er det bedst at lade det være.
Indstil svar uden for kontoret, og forbedre din balance mellem arbejdsliv og privatliv
Mens du sender e -mail til folk i disse dage, skal du også være opmærksom på timerne. Efterhånden som arbejdsstiler hjemmefra får større indflydelse, er grænserne mellem arbejde og vores personlige liv udvisket. Svar uden for kontoret gør det let at forstå, hvornår en person er tilgængelig til et møde eller svarer på en e-mail.
hvordan man rydder plads på apple watch
Kig ind i din e -mailklients indstillinger, og konfigurer autoresponders, når du er væk eller ikke ved dit skrivebord. For eksempel kalder Gmail det Vacation Responder, mens Microsoft Outlook bruger Out of Office -svar.
Vi håber, at disse gyldne regler for at skrive effektive e -mails og de rigtige e -mailvaner hjælper dig med at spare tid og lave de rigtige svar.
Del Del Tweet E -mail Undgå disse 6 fejl for bedre e -mail og tekstkommunikationForbedre dine kommunikationsevner ved at undgå fejl som f.eks. At bruge for mange emojis eller indtaste alle kasketter.
Læs Næste Relaterede emner- Produktivitet
- Tips til e -mail
Gargi er forfatter, historiefortæller og forsker. Hun har specialiseret sig i at skrive overbevisende indholdsstykker om alt på Internettet til kunder på tværs af lande og brancher. Hun er en litteratur efteruddannet med et diplom i redigering og forlagsvirksomhed. Uden for arbejdet er hun vært for TEDx -shows og litteraturfestivaler. I en ideel verden er hun altid et minut væk fra at tage til bjergene.
Mere fra Gargi GhosalAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere