Sådan begynder du at bruge makroer i Word

Træt af at udføre gentagne opgaver i Microsoft Word? Begravet i programmet er et kraftfuldt automatiseringsværktøj, der kan tage disse job fra dine hænder. Vi taler om makroer, og selvom funktionen er afhængig af Microsofts Visual Basic for Applications (VBA), kan du bruge den, selvom ideen om kodning giver dig heebie-jeebies.

Med et klik på en knap registrerer Word dine handlinger og genererer en makro, som du kan afspille så ofte du vil. Hvis du er eventyrlysten, kan du nemt ændre makroen for en ekstra grad af automatisering.

Her viser vi dig et enkelt, men nyttigt eksempel: Sådan automatiseres Words Find and Replace -funktion.

Optagelse af makroen

I dette eksempel er du den værdsatte præsident for Society for the Preservation of Antique Dental Appliances. Du har snesevis af Word -dokumenter om historiske proteser og lignende, alle med samfundets navn fremtrædende. Pludselig stemmer bestyrelsen for at ændre navnet til Dental Antiques Preservation League. Nu har du brug for en nem måde at opdatere dokumenterne på.

Du kan begynde med et nyt tomt dokument eller åbne et eksisterende. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du aktivere fanen Udvikler.

Gå til Fil> Indstillinger> Tilpas bånd . Til højre, under Hovedfaner , Tjek Udvikler mulighed. Vælg OK, og afslut.

hvordan man ændrer ladelyd på iphone

Lad os nu oprette vores makro.

Klik på Udvikler> Optag makro .
Du bliver bedt om at navngive makroen. Indtast ChangeSocietyName eller et andet navn, der passer dig. Når du navngiver makroer, skal du undgå mellemrum, punktum, udråbstegn og specialtegn, ellers får du en fejlmeddelelse. Du kan bruge tal, men det første tegn skal være et bogstav.
Du kan tildele makroen til en knap og/eller tastaturgenvej, men dette er ikke et krav. Hvis du vælger knap, lader Word dig tilføje den til værktøjslinjen Hurtig adgang. Du kan også tilføje en kort beskrivelse af makroen.
Klik på Okay , og Word registrerer nu dine handlinger. Hit Ctrl + H at bringe Find og udskift dialog.
Enter Society for the Preservation of Antique Dental Appliances in Find and Dental Antique Preservation League in Replace.
Klik på Udskift alle for at udføre funktionen Find og erstat. Dette er den eneste handling, du vil optage. Det er ligegyldigt, om makroen faktisk erstatter enhver tekst. Pointen er at gemme den til andre dokumenter.
Dette er vigtigt: Klik Udvikler> Stop optagelse . Ellers vil makroen omfatte alle efterfølgende handlinger.

Lad os nu se dit håndværk. Åbn et dokument, der indeholder samfundets navn. Klik på Udvikler> Makroer . Hvis du dobbeltklikker på ChangeSocietyName, udfører Word automatisk søgningen og erstat.

Tip: Når du optager makroen, skal du muligvis udføre en handling, som du ikke vil have optaget. Du kan f.eks. Kopiere og indsætte tekst i dialogboksen Find og erstat i stedet for at skrive det manuelt. Intet problem: Bare klik Udvikler> Pause optagelse , kopier og indsæt teksten, og klik derefter på Udvikler> Genoptag optager . Derefter kan du fuldføre makrooptagelsen som beskrevet ovenfor.

Selvom vi her fokuserede på Microsoft Word, kan du også bruge makroer til at øge produktiviteten i Excel . Og der er masser af tidsbesparende makroer til Microsoft OneNote.

Dykning i koden

Nu tager vi et dybere dyk i vores nye Word -makro. Gå til Udvikler> Makroer , men i stedet for at dobbeltklikke på makroen, vælg den og klik Redigere . Dette åbner Visual Basic-editoren, et selvstændigt miljø til opbygning af VBA-applikationer.

Det kan se skræmmende ud, men du kan ignorere menuerne og de fleste paneler. Fokuser i stedet på vinduet, der indeholder koden. Som du kan se, har Word netop skrevet en makro, der udfører Find og erstat.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Lad os forklare, hvad der foregår her.

Sub på den første linje er forkortelse for subroutine, et lille program, der kan køre alene eller som en del af en større VBA -applikation. Linjer forud for enkelte anførselstegn er til kommentarer. Anførselstegnene fortæller VBA at ignorere eventuelle udsagn på disse linjer.

hvordan man åbner et flashdrev på windows 10

Så kommer vi til kødets kød: koden, der udfører Find og udskift operation. Som du kan se, angiver den værdier for hver mulighed i dialogboksen Find og erstat, herunder tekst og erstatningstekst i anførselstegn. Det Selection.Find.Execute kommando nær slutningen svarer til at klikke på knappen Erstat alle.

Modding af makroen

For at bruge makroer behøver du ikke rode med koden eller endda se på den. Men du kan få mere ud af denne funktion, hvis du er villig til at dykke ned. Antag for eksempel, at du laver en stavefejl, når du optager makroen. I stedet for at optage det igen, kan du gå ind i Visual Basic og rette det.

Du kan også justere makroen for at gøre den mere nyttig, og det er det, vi gør her. Når du kører Find og erstat, enten manuelt eller via makro, husker Word søgning og udskiftning af tekst. Næste gang du åbner dialogboksen Find og erstat, ser det sådan ud.

Det ville være bedre at rydde værdierne, så vi får en ren dialogboks. Vi gør det med en anden makro, undtagen denne gang, gør vi det direkte i Visual Basic.

I Visual Basic -editoren skal du vælge hele underprogrammet, fra den første linje til Afslut sub. Hit Ctrl + C at kopiere det.
Placer markøren under End Sub, og tryk på Ctrl + V . Du har lige kopieret underprogrammet.
Skift navnet fra ChangeSocietyName til ClearFindReplace (eller ethvert andet navn, der passer dig). Dette er vigtigt, fordi VBA genererer en fejlmeddelelse, hvis du prøver at køre makroer med dublerede navne.
I .Tekst og Udskiftning. Tekst værdier, skal du fjerne teksten, men efterlade anførselstegnene. I det væsentlige fortæller du Word om ikke at finde noget og erstatte det med ingenting, men du rydder også ud af disse værdier.

Resultatet skal se sådan ud:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

Nu vender vi tilbage til makroen ChangeSocietyName. Under Find og erstat -koden, men før Afslut Sub skal du indtaste ClearFindReplace (uden parenteser i slutningen).

Det er rigtigt: Du behøver ikke indtaste al den kode, du lige har oprettet, kun navnet på makroen.

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

Når Word kører ChangeSocietyName, udfører det først den originale Find og erstat -funktion. Derefter vil det fortolke ClearFindReplace som en kommando til at køre den anden makro.

Går videre med VBA

Som du kan se, kan Words makrooptagelsesfunktion hjælpe dig med at spare tid på utallige måder. Du kan oprette makroer for at automatisere næsten enhver handling, og i Visual Basic -editoren kan du justere makroerne, integrere den ene makro i den anden eller oprette en underprogram, der udfører flere makroer efter hinanden.

Fordi VBA er et fuldgyldigt programmeringssprog, kan du integrere underrutinerne i større applikationer med variabler, sløjfer, betingede udsagn og mere. Og når du har lært det grundlæggende i VBA i Word, kan du anvende meget af den samme viden til at oprette makroer i Microsoft Excel og Access.

hvordan man ændrer google play land

For at tage det videre, vil du lære mere om VBA -konventioner og Visual Basic -editoren, f.eks. Hvordan du organiserer din kode og håndterer fejl. Men selvom du vil holde fast i enkle funktioner som dem, der er beskrevet her, kan du gå langt i retning af at forbedre din produktivitet.

Del Del Tweet E -mail En begynderundervisning om at skrive VBA -makroer i Excel (og hvorfor du bør lære)

Hvis du bruger Excel regelmæssigt, er det værd at lære at oprette VBA -makroer og få adgang til mange flere funktioner og muligheder.

Læs Næste Relaterede emner

Produktivitet
Microsoft Word
Microsoft Office 365
Microsoft Office 2016
Microsoft Office -tip
Microsoft Office 2019
Makroer

Om forfatteren Stephen Beale(6 artikler udgivet)

Stephen Beale er en mangeårig teknologiforfatter baseret i San Francisco -området. Han har skrevet adskillige bøger om computerprogrammer inden for forlag og grafisk design, og er tidligere nyheds- og anmeldelserredaktør for Macworld. Han driver i øjeblikket The Steampunk Explorer, et populært websted for steampunk -entusiaster.

Mere fra Stephen Beale

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere