Sådan sender du personlige masse -mails i Outlook med fletning

Sådan sender du personlige masse -mails i Outlook med fletning

Mail Merge er som en af ​​de gamle venner, du ikke har ringet til i årevis. Undervurderet og ignoreret, indtil den dag du har brug for dem hårdt.





Du realiserer bare ikke dets potentiale, før du er blevet delegeret til at styre et par hundrede invitationer i sidste øjeblik. Måske er de en flok bryllupsinvitationer eller en rød advarsel om en forestående zombie -apokalypse. Eller det kan være noget uskadeligt - som at udskrive en masse adressetiketter og navneskilte.



Bare rolig. Du kan sende personlige masse -mails med Microsoft Outlook 2016 på få minutter med et par klik. Og red dagen.





Hvornår skal du bruge Mail Merge?

Inden jeg springer frem, bruges fletning af mail, når du vil oprette flere dokumenter, der stort set er de samme, men hvor hvert dokument indeholder unikke detaljer. E -mails deler det samme format og den samme tekst og grafik, hvis nogen. For eksempel invitationer, hvor teksten forbliver den samme, men navnet, adressen eller endda emnebitene er unikke for hver.

Mailfletning - i modsætning til at sende en besked til en gruppe mennesker - gør hver modtager af meddelelsen til den eneste modtager .



Den bedste brug, jeg har fundet hidtil for dem - brug masse -e -mail som et jobjagtværktøj med brugerdefinerede detaljer til hver arbejdsgiver.

Postfletningsfunktionen bruger to dele:



  • Det vigtigste konstante dokument (her: Microsoft Word), hvor du skriver brødteksten i e -mailen.
  • Det ændret datakilde (her: Microsoft Outlook -kontakter), der normalt er adressen og navnet på modtageren.

Disse to er 'fusioneret'. Da Outlook er en del af Microsoft Office -pakken, kan man bruge denne funktion til at sende mails i bulk, hver tilpasset til en anden kontaktperson. Det er ikke spam, selvom jeg gætter på de forkerte hænder, kan fletning af post bruges til at tæppe bombe med uopfordrede e -mails.

ekstern harddisk viser ikke pc

Microsoft Office giver dig mulighed for at bruge forskellige datakilder til adressedetaljerne - f.eks. Kan du bruge et Excel -regneark eller endda en Access -database. Her vil du bruge dine Microsoft Outlook -kontakter til at sende e -mails.



Forbered din pool af kontakter til mailfletningen

Så lad os nedbryde trinene, efter at du har startet Microsoft Outlook.

1. Åbn Mennesker for at få vist listen over dine kontakter.

Vælg de kontakter (CTRL + klik), du vil medtage i den tilpassede e -mail -liste. For at gøre det lettere at administrere en enorm liste, skal du bruge Sortere tilgængelige muligheder (klik på rullemenuen ved siden af Alle ). For at gøre det mere overskueligt kan du sorter efter kategorier via samme dropdown.

Bemærk: Mail Merge gør det ikke arbejde med distributionslister .

2. Vælg Mailfusion fra Bånd> Hjem> Handlingsgruppe .

3. Vælg på skærmen Mailfletkontakter, som du nu skal se Kun udvalgte kontakter hvis den tilpassede e -mail er beregnet til et udvalgte parti kontakter. Vælg følgende parametre under sektionen Fletningsindstillinger nedenunder.

  • Dokument type: Form breve
  • Gå til: E -mail
  • Beskedens emnelinje: Emnelinjen ændres ikke for alle e -mails.

4. Klik på Okay og derefter starter Microsoft Word, så du kan sammensætte den personlige besked.

Skriv den personlige besked i Microsoft Word

Fanen Forsendelser på båndet kan ses foran og i midten. Her vil du gerne starte din masse -e -mail med en personlig hilsenlinje . Fra Forsendelser fane i Microsoft Word, vælg Hilsen Line .

Som du kan se, har dialogboksen været forudindfyldt navnet Randall. Dette er kun en pladsholder til navne fra din kontaktliste. Lige under det kan du se et eksempel på navnene fra din liste. Du kan tilpasse posterne med de muligheder, der er givet her.

Bemærk, at flettefelterne kommer fra kolonneoverskrifterne i din mailingliste. Så hvis der er et mismatch, skal du bruge Match felter for at sikre, at fusionen forbliver nøjagtig. Hvis et felt, du ønsker, siger 'Ikke matchet', skal du vælge rullelisten for det pågældende felt og derefter vælge det kolonnenavn, der matcher den kolonne på din liste.

Når du klikker Okay og afslut herfra, placeres en pladsholder til hilsenlinjen (kære hr. ...) i Word -dokumentet.

Husk dette: Du kan indtaste ekstra oplysninger i dokumentet med yderligere felter.

Klik på Indsæt fletningsfelt. Disse data skal være til stede i din originale datakilde, som i dette tilfælde er kontaktoplysningerne i Microsoft Outlook. Eksempler omfatter - hjemmeadresse, hjemmetelefon, jobtitel osv. Du kan se den komplette liste, når du klikker på den lille rullemenu.

Formater hilsenen. For at formatere hilsenlinjen, som du vil, skal du markere hele feltet, herunder mærkerne i hver ende. Gå til Hjem fane, og brug skrifttypeindstillinger. Indstil også Linjeafstand for at sikre, at linjeafstanden svarer til afstanden i resten af ​​dit dokument.

Skriv meddelelsen nu

Begyndelsen af ​​meddelelsen er<>pladsholder og/eller ethvert andet felt, du har indsat ved hjælp af ekstra flettefelter. Skriv din besked. Husk, at dette er masse -e -mail, når det er bedst. Så sørg for at bruge al den e -mail -etikette, du kan mønstre.

Når brødteksten i e -mailen er færdig, skal du klikke på Afslut og flet> Send e-mail-beskeder .

Det Gå til E-mail dialogboksen åbnes. Klik på Okay .

MS Word gør derefter jobbet med automatisk at sende e -mails hurtigt. Word sender en individuel e -mail til hver adresse. Du kan ikke CC eller BCC andre modtagere, og du kan ikke tilføje vedhæftede filer til e -mailen.

Du kan gemme det dokument, du brugte til mailfletningen, da det også gemmer linket med datakilden, dvs. kontakterne. Når du åbner brevfletningsdokumentet, skal du vælge Ja når Word beder dig om at beholde forbindelsen.

hvordan man tilføjer pensler til at formere

Føj denne tidsbesparelse til dit e -mailværktøjssæt

Når du får styr på det, tager hele processen knap et par minutter fra start til slut. På samme tid tager det at sammensætte en e -mail til kun en enkelt person, nu kan du gøre det for en gruppe. Det er ligegyldigt, hvor stor gruppen er.

Det er også en god gruppemailadfærd at bruge en modtagers navn som en hilsen. Det giver en mere personlig touch til e -mailen. Noget, en CC-ed-e-mail mangler stærkt.

Dernæst kan du prøve fletning med at udskrive breve, etiketter og konvolutter. Du vil måske også lære om nemme metoder til at flette Microsoft Outlook PST -filer . Sulten efter flere Outlook -tips? Så er det tid til at udforske lidt kendte funktioner i Outlook!

Del Del Tweet E -mail Sådan får du adgang til Googles indbyggede bobleniveau på Android

Hvis du nogensinde har haft brug for at sikre, at noget er i niveau med en knivspids, kan du nu få et bobleniveau på din telefon på få sekunder.

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Tips til e -mail
  • Kontakt ledelse
  • Desktop e -mail -klient
  • Microsoft Outlook
  • Mailfusion
  • Microsoft Office 2016
Om forfatteren Saikat Basu(1542 artikler udgivet)

Saikat Basu er stedfortrædende redaktør for internet, Windows og produktivitet. Efter at have fjernet snavs fra en MBA og en ti år lang marketingkarriere, brænder han nu for at hjælpe andre med at forbedre deres historiefortællingsevner. Han ser efter det manglende Oxford -komma og hader dårlige skærmbilleder. Men idéer til fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger hans sjæl.

Mere fra Saikat Basu

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere