Sådan oprettes en e -mailgruppe og distributionsliste i Outlook

Sådan oprettes en e -mailgruppe og distributionsliste i Outlook

At sende e -mails til en gruppe er mere almindeligt i både vores forretning og personlige liv. Du kan bruge grupper til dit projektteam på arbejdspladsen og dine nærmeste familiemedlemmer derhjemme. Oprettelse af en e -mail -gruppe til en distributionsliste i Microsoft Outlook kan spare dig meget tid.





Når gruppen er oprettet, kan du bare pope den ind i e -mailen og kontakte flere personer med en enkelt besked. Hvis du aldrig har gjort dette før, er vi her for at hjælpe. Sådan opretter du en gruppe i Outlook til både Windows og Mac.



Forskelle mellem kontaktgruppe, kontaktliste, e -mailgruppe og distributionslister

Der er virkelig ingen forskel mellem en kontaktgruppe, kontaktliste, e -mail -gruppe eller distributionsliste, når man taler om Microsoft Outlook. Betegnelserne bruges i flæng.





Faktisk er Microsoft Office -supportwebsted tilbyder nu udtrykket 'Kontaktgruppe' i modsætning til 'Distributionsliste':

Brug en kontaktgruppe (tidligere kaldet en 'distributionsliste') til at sende en e -mail til flere personer ...



Selve Outlook -applikationen bruger udtrykkene Kontaktgruppe (Windows) og Kontaktliste (Mac) på sit bånd, i sine menuer og i sine supportdokumenter. Så når vi bevæger os gennem trinene herunder, er det de sætninger, du oftest ser.

Og før du går videre til trinene, hvis du har brug for hjælp eksportere dine Outlook -kontakter på et tidspunkt, tjek vores guide.



Sådan oprettes en kontaktgruppe i Outlook på Windows

Åbn Outlook på din Windows -computer, og forbered dig på at oprette din kontaktgruppe.

  1. Vælg Mennesker nederst til venstre i Outlook -vinduet.
  2. Klik på Ny kontaktgruppe fra båndet.
  3. Giv din gruppe et navn.

Du kan også vælge Nye varer > Flere varer > Kontakt gruppe fra Hjem menufane.



Klik på for at tilføje kontakter til din gruppe Tilføj medlemmer fra båndet. Du kan tilføje medlemmer fra dine Outlook -kontakter eller adressebog, eller du kan oprette nye kontakter.

Hvis du vil tilføje medlemmer fra dine Outlook-kontakter eller adressebog, skal du blot dobbeltklikke på deres navn i popup-vinduet, og det tilføjes til Medlemmer område i bunden. Når du er færdig, skal du klikke Okay .

For nye kontakter skal du indtaste det navn, du vil vise dem i vinduet, indsætte deres e -mail -adresse og klikke på Okay .

Når du er færdig med at tilføje medlemmer til gruppen, skal du klikke på Gem & Luk fra båndet.

Kan du ikke se disse knapper eller er du interesseret i at tilpasse dit bånd? Sådan får du mest ud af båndet og menuen i Office 2016.

Skriv en Outlook -gruppemail på Windows

Når du har oprettet din e -mail -gruppe i Outlook, har du et par metoder til at sende medlemmerne en besked.

hvordan man sender nogen en besked på youtube

Skriv en e -mail fra e -mailafsnittet

I afsnittet Mail i Outlook kan du sende en e -mail til den kontaktgruppe, du har oprettet, ved at gøre følgende.

  1. Klik på ny email .
  2. I Til feltet, skal du begynde at skrive det navn, du gav til kontaktgruppen. Eller du kan klikke på Til knappen, og søg efter gruppen, eller vælg gruppens navn på listen.
  3. Når du ser gruppen, skal du vælge den og klikke på Okay .

Lav en e -mail fra sektionen Personer

Hvis du er i sektionen Personer i Outlook, skal du klikke på kontaktgruppen på din liste. Vælg derefter E -mail -ikon og en ny e -mail åbnes med gruppen befolket i Til felt til dig.

Sådan oprettes en kontaktliste i Outlook på Mac

Åbn Outlook på din Mac, og gør dig klar til at oprette din kontaktliste.

  1. Vælg Mennesker nederst til venstre i Outlook -vinduet.
  2. Klik på Ny kontaktliste fra båndet.
  3. Giv din liste et navn.

Du kan også vælge Fil > Ny > Kontakt liste fra menulinjen.

For at tilføje kontakter til din liste skal du bare begynde at skrive i Navn og E-mail felter i pop op -vinduet. Hvis du tilføjer et navn, der genkendes som en eksisterende kontaktperson, kan du se forslaget til denne kontaktvisning. Så kan du bare vælge det for at tilføje den kontakt til listen.

Hvis du tilføjer nye kontakter, skal du blot indtaste deres navne og e -mail -adresser. Inden du forlader, kan du også tildele en Kategori til gruppen fra båndet. Du får vist muligheder som familie, venner og team.

Når du er færdig med at tilføje medlemmer til listen, skal du klikke på Gem & Luk fra båndet.

Knappen Ny kontaktliste er nedtonet på Mac?

Hvis du ikke kan klikke på knappen Ny kontaktliste på båndet i sektionen Personer, er dette en simpel løsning.

  1. Klik på Outlook > Præferencer fra menulinjen.
  2. Vælg generel .
  3. Fjern markeringen i feltet ud for Skjul på min computer

Lav en Outlook -gruppemail på Mac

Når du har oprettet din e -mail -gruppe i Outlook, har du et par måder at sende en besked til dem.

Skriv en e -mail fra e -mailafsnittet

Du vil sandsynligvis oftest være i afsnittet Mail i Outlook, så følg disse trin for at sende en e -mail til den distributionsliste, du har oprettet.

  1. Klik på ny email .
  2. I Til feltet, skal du begynde at skrive det navn, du har tildelt kontaktlisten. Alternativt kan du klikke på Søg knappen i højre side af feltet. Søg efter listen i boksen øverst.
  3. Når listen vises, skal du vælge den, og den kommer lige ind.

Lav en e -mail fra sektionen Personer

Hvis du tilfældigvis er i afsnittet Personer i Outlook, skal du blot holde musen over kontaktlisten, og når du ser E -mail -ikon visning, klik på den.

En ny e -mail åbnes med den kontaktliste i Til linje, klar til at du kan skrive din besked.

Fremskynd tingene med Outlook -grupper

Det er så let at oprette en gruppe i Outlook, at hvis du regelmæssigt sender de samme mennesker en e -mail, kan det virkelig fremskynde din proces.

Hvis du vil gøre endnu mere med dine e -mails og indbakke, kan du tjekke disse 10 tips til at blive bedre i Outlook.

Del Del Tweet E -mail 6 hørbare alternativer: De bedste gratis eller billige lydbogsapps

Hvis du ikke har lyst til at betale for lydbøger, her er nogle gode apps, der lader dig lytte til dem gratis og lovligt.

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Tips til e -mail
  • Kontakt ledelse
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office -tip
  • Microsoft Office 2019
Om forfatteren Sandy Writtenhouse(452 artikler udgivet)

Med sin bachelor i informationsteknologi arbejdede Sandy i mange år i IT -branchen som projektleder, afdelingsleder og PMO -leder. Hun besluttede derefter at følge sin drøm og skriver nu om teknologi på fuld tid.

Mere fra Sandy Writtenhouse

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere