Home-theater-designers
I 1971 blev den første e -mail nogensinde sendt fra en computer til en anden. Nu, 269 milliarder e -mails sendes hver dag.
Det er umuligt at forestille sig, hvor mange af disse e -mails der er unødvendige. Hvor mange tjener kun til at skabe mere forvirring. At brænde op endnu mere opmærksomhed og tålmodighed hos deres modtagere.
Men en ting er sikkert: Hvis flere mennesker begyndte at besvare e -mails effektivt, ville vi alle være lænket til vores indbakker lidt mindre stramt, og vores e -mailangst ville være lidt mindre invaliderende.
Den mest oplagte løsning her er ikke bare 'inline -svar', men inline -svar korrekt . Inline -svar er, hvor du svarer inden for hoveddelen af e -mailen, frem for at skrive din egen e -mail fra bunden.
Inline -svar er noget, de fleste af os allerede gør fra tid til anden. Men vi burde svare inline langt oftere. Og vi burde gøre det med et par regler i tankerne for at holde de komplicerede e-mailtråde organiserede og lette at følge.
Vi svarer forkert på e -mail
Det modsatte af inline -svar er det, der ofte kaldes 'topopslag'. Det er her, du rammer svar på en e -mail, og bare begynder at skrive øverst i tekstfeltet. Sådan er størstedelen af e -mail i dag sammensat. Men medmindre du har at gøre med ekstremt enkle e -mailsamtaler, kan topopslag forårsage alle mulige problemer.
Først og fremmest, når det er bedst at poste, at henvise tilbage til den originale e -mail bliver et stort besvær, hvilket indebærer at skure e -mail efter e -mail for at finde det, du leder efter. Du skal derefter rulle tilbage til den e -mail, du skriver, for måske at omskrive det, du lige har fundet, ude af kontekst og ofte mangler vigtige punkter.
Nogle gange kan en modtager svare på din e -mail i en helt ny e -mail -tråd, hvilket betyder, at din samtale nu finder sted i to eller flere separate tråde.
Hvis du er i en gruppesamtale, bliver tingene endnu mere rodede. Hold styr på, hvem der svarer på hvad, hvornår og hvad svarene var til de der svar bliver en næsten umulig bedrift.
Inline svar er løsningen
I stedet for topopslag så burde vi svare inline - det vil sige i brødteksten i den originale e-mail-besked. I Outlook og Apple Mail kan du se den originale meddelelse, så snart du rammer svaret. I Gmail skal du bare trykke på de tre prikker nederst på komponeringsskærmen for at vise samtalen.
Tip: Hvis du vil fjerne den lodrette 'citat' linje fra dit svar i Gmail, skal du markere hele e -mailen og derefter klikke på indrykning mindre knap.
Indbygget svar løser problemet med at skulle rulle gennem masser af meddelelser, fordi den originale e -mail er inkluderet og kan søges i den seneste besked, du modtager i den samtale. Det betyder, at alt holdes i kontekst.
Plus, du behøver ikke spilde tid på at opsummere andres svar eller kopiere og indsætte uddrag af e-mails bare for at få dine egne svar til at give mening. Med inline -svar er alt der for alle at referere til når som helst.
Og for tråde, der involverer flere mennesker, er det let at skelne hvem der sagde hvad og som svar til hvem (hvis det gøres korrekt).
Inline svar korrekt
Når de fleste svarer inline, skriver de simpelthen deres svar sammen med den tekst, de vil svare på, og de gør dette fedt eller rødt.
Dette er langt fra ideelt. Så snart nogen åbner en e -mail i ren tekst, kan de ikke se denne formatering. Og så snart der er mere end et par mennesker i en tråd, kan tingene hurtigt blive rodede.
Så her er en hurtig vejledning korrekt inline svar, der er skalerbart og vil holde forvirring til et minimum.
1. Stol ikke på formatering
Som nævnt kan en modtager i nogle tilfælde muligvis ikke se den formatering, du har medtaget i en e -mail (f.eks. Foretrækker de muligvis ren tekst). Hvis nogen er farveblind, kan de have svært ved at følge tråde, der indeholder flere farver.
bedste sted at sælge gavekort
Brug på alle måder formatering til at gøre svar lettere at finde, når du scanner en e -mail. Men stol ikke udelukkende på det.
2. Forord svarer med dit navn
I stedet for at stole på formatering, skal du vænne dig til at forfølge alle dine svar med dit navn og, hvis du skal være særligt organiseret, datoen. Bed alle modtagere om at gøre det samme.
I øjeblikket har du i Gmail ikke andet valg end at skrive dit navn manuelt. Det samme er tilfældet for den altid intetsigende Apple Mail-app.
Hvis du bruger Outlook, er der imidlertid en funktion til automatisk at forfølge dine svar med dit navn. For at gøre dette skal du gå til Fil> Indstillinger> Mail . Gå derefter til Svar & Videresend , Tjek Forordskommentarer med og indtast dit navn i tekstfeltet. Når du svarer i brødteksten i en e -mail, vises dit navn automatisk i parentes.
Mailbird har også denne mulighed som standard.
3. Brug venligst linjeskift
Når du efterlader et inline-svar, skal dette være på en ny linje i stedet for indsat midt i sætningen eller i slutningen af et afsnit.
Dette gør det meget lettere for andre mennesker at svare på dine kommentarer og gør scanning af samtalen omkring hvert punkt meget mere strømlinet.
4. Indrykninger på flere niveauer
Når der adresseres flere punkter i en e -mail, har du flere tråde i en enkelt meddelelse.
For at holde disse organiserede skal du indrykke trådede svar, så det er indlysende, hvilke kommentarer der vedrører hvert punkt. Jeg finder personligt ved hjælp af vinkelparenteser (>) de mest intuitive tegn her, da punkter måske ikke dukker op i almindelig tekst-e-mails.
Dette vil spare dig en stor indsats for at finde ud af, hvilken del af samtalen du skal være opmærksom på.
5. Last Resort: Brug et bedre værktøj
Ingen lader som om inline -svar er den perfekte løsning her. Men hvis du ikke har andet valg end at bruge e -mail, skal du tage dig tid til at skrive e -mails, der er effektive og effektive. Baseret på ovenstående årsager er inline -svar den bedste måde at holde projekterne i gang. Det hjælper også alle med at følge med i flere samtaler inden for e -mailtråde uden at skulle spilde tid på at kigge i lange lister over tidligere e -mails.
Hvis du synes, at selv inline -svar bliver for komplekse, eller hvis dine kolleger ikke kan få for vane at inline -svar korrekt, kan det dog være på tide at kigge efter et andet værktøj.
Kommunikationsværktøjer som f.eks Slap , Yammer , og Knus gøre kompleks teamkommunikation lettere. I stedet for at fortsætte med at kæmpe med e -mail, kan det være på tide at prøve en af disse.
Spred ordet
Når du vedtager disse enkle inline svarregler, vil mange modtagere sætte pris på, hvor effektiv denne e -mailadfærd er og begynde at efterligne din tilgang naturligt.
Hvis de ikke naturligt kopierer din tankevækkende e -mailetikette, skal du dog trække dem op på den. Send dem denne artikel. Beskriv, hvordan du vil have dem til at svare, og forklar, at det vil spare masser af misforståede meddelelser, spild af tid og tab af kontekst.
Der er virkelig ingen ulempe.
Tror du, at disse regler hjælper dig med at holde styr på komplekse e -mailtråde? Er der andre inline -svarstip, som du synes ville være nyttige?
Billedkredit: sangoiri/ Depositphotos
Del Del Tweet E -mail En begyndervejledning til animering af taleAnimering af tale kan være en udfordring. Hvis du er klar til at begynde at tilføje dialog til dit projekt, nedbryder vi processen for dig.
Læs Næste Relaterede emner- Produktivitet
- Gmail
- Tips til e -mail
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale er uddannet filosofi fra University of York, UK. Han har arbejdet som social media manager og konsulent i over fem år, mens han holdt workshops i flere lande. I de sidste to år har Rob også været teknologiforfatter og er MakeUseOfs Social Media Manager og Newsletter Editor. Du finder normalt, at han rejser rundt i verden, lærer videoredigering og eksperimenterer med fotografering.
Mere fra Rob NightingaleAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
hvordan du fjerner blokering af pop-ups på mac chromeKlik her for at abonnere