Sådan udskrives et Excel -regneark på en enkelt side

Sådan udskrives et Excel -regneark på en enkelt side

Excel er en fantastisk nyttig regnearksprogram, men der er ikke noget værre end at oprette et perfekt regneark og udskrive det kun for at se det komme ud på ni ark papir, inklusive en enkelt række på det sidste. Hvad nytter et smukt udformet regneark, hvis det ser forfærdeligt ud på papir?





Heldigvis kan du justere dit regneark og programindstillingerne for at få alt på en side og få den side til at se så godt ud som muligt. Hvis dit regneark bare er for stort til en enkelt side, kan du bruge disse indstillinger til at distribuere det over et antal sider mere behageligt.



Forhåndsvisning, før du udskriver

Dette er et vigtigt trin - du kan løse mange problemer, før du udskriver, hvis du bare kender dem. Hvis du udskriver og derefter kontrollerer, hvor godt det fungerede, kan du ende med at spilde en masse papir på at forsøge at få den sidste række eller kolonne på papiret.





Afhængigt af din version af Excel skal du muligvis klikke Fil> Udskriv forhåndsvisning , File> Print> Print Preview , eller bare Fil> Udskriv for at se, hvordan dit regneark kommer til at se ud, når det kommer ud af printeren. Hvis det ser godt ud, skal du fortsætte og udskrive. Hvis ikke, så prøv nogle af de strategier, der er anført nedenfor!

Brug sidelayoutvisningen

Sidelayoutvisningen viser dig, hvordan dit dokument udskrives, mens du arbejder på det. Det er ikke en fantastisk udsigt til at arbejde på dit regneark, men det kan hjælpe dig med at foretage justeringer for at sikre, at dine kolonner og rækker får mest ud af den plads, du har. Gå til for at aktivere visningen Vis> Sidelayout .



Nu ser du dit regneark, som det ville blive udskrevet. Hvis du foretager justeringer ved hjælp af nedenstående værktøjer i denne visning, får du en bedre idé om, hvorvidt de har fungeret godt eller ej. (Den samme funktionalitet er tilgængelig i Word og kan hjælpe dig oprette professionelt udseende dokumenter også der.)

Skift sideretning

Hvis dit regneark er bredere end det er højt, hjælper en vandret retning dig med at få mere af det på en side. Et højere regneark vil sandsynligvis drage fordel af en lodret retning. For at vælge hvilken retning dit regneark bruger, skal du åbne Sideopsætning menuen, og vælg Portræt eller Landskab under fanen Side.



opret bootable linux usb på mac

Slet eller skjul rækker eller kolonner

I store regneark er der ofte rækker eller kolonner, der er overflødige, indeholder gamle oplysninger eller bare ikke skal udskrives i en bestemt situation. Disse rækker og kolonner fylder værdifuld fast ejendom på siden og kan gøre det meget vanskeligere at få dit regneark til at passe pænt.

Hvis du kan slette nogle af disse data, skal du bare bruge det velkendte fremhæv> Rediger> Slet rækkefølge for at slippe af med dem. Hvis de indeholder oplysninger, som du tror, ​​du måske har brug for igen engang senere, kan du skjule dem ved at højreklikke på række- eller kolonneoverskriften og vælge Skjule . For at se dataene igen skal du markere rækker eller kolonner på hver side af de skjulte data, højreklikke på etiketten og vælge Skjul .



Brug sideskift

Ligesom i dit foretrukne tekstbehandlingsprogram kan du indsætte sideskift for at sikre, at dit regneark er delt mellem flere sider, hvor du vil have det, i stedet for hvor Excel beslutter, at det er praktisk. Bare brug Indsæt> Sideskift for at fortælle Excel, hvor du skal opdele dit dokument.

Skift udskriftsområde

Hvis dit regneark har en enorm mængde data, og du kun skal udskrive nogle af dem, kan du udskrive den del af regnearket, du vælger. Vælg de celler, du vil udskrive, og klik på Print . Skift Udskriv hvad: mulighed for Udvælgelse , og forhåndsvisningen opdateres til kun at indeholde de data, du har valgt.

Hvis du har tendens til at udskrive det samme udvalg med jævne mellemrum, kan du angive et permanent udskriftsområde, der omfatter netop den sektion, så du ikke behøver at vælge det hver gang. For at gøre dette skal du vælge det område, du udskriver ofte, og derefter gå til Fil> Udskrivningsområde> Indstil udskriftsområde . Nu bliver dette valg standardudskrivningsområdet for dit regneark. For at slippe af med den indstilling, brug Fil> Udskrivningsområde> Ryd udskriftsområde .

Skift sidemargener

Hvis du bare har brug for lidt mere plads til at passe dit regneark på en side, kan dit problem løses ved at tilføje ekstra plads til margen på siden. Du kan få adgang til dialogboksen Sideopsætning enten fra Fil> Sideopsætning eller med knappen Sideopsætning i udskrivningsdialogen. Tilføj en brøkdel af en tomme til hver margen, og kontroller udskriftsvisningen igen.

Det er let at gå over bord med at tilføje plads i margenerne for at passe så meget som muligt på en side. Husk dog, at tekst, der løber helt ud til kanten af ​​et stykke papir, ikke kun er æstetisk ubehagelig, men også kan være svær at læse. Vær fornuftig med denne!

Wrap tekst og ændre størrelsen på kolonner

Excel bruges normalt til numeriske data, men det kan også være virkelig nyttigt til tekst. Hvis du har meget tekst i dine celler, kan de virkelig strække dit regneark ud og gøre det svært at passe det på en side eller endda på flere sider; du kan ende med en underlig udskrivningsplan, der får dit dokument til at se sådan ud:

Noget af teksten er afskåret, og de celler, der ikke er afskåret, løber alt for langt til højre. For at begrænse bredden af ​​dit regneark til bredden på en enkelt side, kan du begrænse bredden på dine kolonner og bruge tekstindpakning til at sikre, at du ikke mister nogen af ​​de data, du vil have udskrevet. Gå først til Format> Celler> Justering og sørg for Wrap tekst er aktiveret.

Når teksten i en celle nu er bredere end kolonnebredden, vil teksten ombrydes til den næste linje. Herfra kan du justere bredderne på dine kolonner ved at trække i kanten af ​​en række eller kolonneoverskrift for at ændre størrelsen på den.

Du kan også dobbeltklikke på række- eller kolonneetiketterne for automatisk at gøre dem så brede som nødvendigt, som vist i videoen herunder. For at sikre, at dine kolonner passer på en side, som du vil have dem, skal du bruge sidelayoutvisningen nævnt ovenfor.

Skalér dit regneark

Hvis intet andet har udført jobbet, kan du skalere dit regneark, så det passer til en enkelt side (eller et bestemt antal sider). I Sideopsætning , klik på alternativknappen ved siden af Passer til: og vælg det antal sider, du vil have dit regneark til at udskrive på. Hvis du vælger et mindre antal 'brede' sider, skaleres dokumentet vandret, og hvis du vælger et mindre antal 'høje' sider, skaleres det lodret. Du kan også vælge en procentskala.

Brug af skaleringsindstillingen kan hjælpe med at begrænse størrelsen på dit dokument, når det sættes på papir, men det kan også gøre din tekst meget lille og vanskelig at læse. Kontroller forhåndsvisningen, og sørg for, at du ikke skalerer så langt, at det er umuligt at læse nogen af ​​dine data. Skalering er virkelig nyttig, når du prøver at udskrive Excel -diagrammer , også.

Gør din udskrift lettere at læse

Når du har formået at få dit regneark på et acceptabelt antal sider, skal du gå et skridt videre og gøre det så let at læse som muligt. Ved at justere et par andre udskriftsindstillinger kan du optimere udseendet af din udskrift. Her er et par, du bør vide om.

Udskrivning af tavler og række- eller kolonneoverskrifter

I Sideopsætning menu (åbnes via udskrivningsdialogboksen eller Fil> Sideopsætning ), klik på fanen Ark og vælg Gitterlinjer under Print afsnit. Du kan også vælge Række- og kolonneoverskrifter for at tilføje disse etiketter til din udskrift.

Excel kan automatisk tilføje nyttige oplysninger til sidehovedet og sidefoden på dit dokument for at gøre det lettere at læse. I Sideopsætning menu, klik på Header/Footer fane, og brug rullemenuerne til at tilføje oplysninger som sidetal, filnavn og forfatternavn til sidehovedet eller sidefoden. Hvis dit regneark er virkelig langt, kan disse oplysninger hjælpe med at holde siderne lettere organiseret.

Du kan også tilføje tilpasset tekst ved at klikke på Tilpas overskrift eller Tilpas sidefod .

Ikke nøjes med dårligt udskrevne regneark

Det kan være frustrerende at prøve at få dit regneark til at se godt ud, når du udskriver det - især hvis du skal få det på en enkelt side. Men med et par justeringer til indstillinger og format på dit dokument, kan du producere en flot udskrift! Glem ikke at lære andre tips til Excel -succes på kontoret, mens du også er i gang.

Har du andre tips til udskrivning af regneark fra Excel? Del dem herunder!

Billedkreditter: forretningsmand med spørgsmålstegn af Dooder via Shutterstock

Del Del Tweet E -mail Er det okay at installere Windows 11 på en inkompatibel pc?

Du kan nu installere Windows 11 på ældre pc'er med den officielle ISO -fil ... men er det en god idé at gøre det?

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • PDF
  • Trykning
  • Microsoft Excel
Om forfatteren Derefter Albright(506 artikler udgivet)

Dann er en indholdsstrategi og marketingkonsulent, der hjælper virksomheder med at skabe efterspørgsel og kundeemner. Han blogger også om strategi og content marketing på dannalbright.com.

Mere fra Dann Albright

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere