Sådan oprettes professionelle rapporter og dokumenter i Microsoft Word

Sådan oprettes professionelle rapporter og dokumenter i Microsoft Word
Denne vejledning kan downloades som en gratis PDF. Download denne fil nu . Du er velkommen til at kopiere og dele dette med dine venner og familie.

Hvis Microsoft Office havde været et land, ville det have været det tredje mest folkerige land i verden. 1,2 milliarder mennesker at bruge en enkelt pakke apps er forbløffende. Og de 'taler' 107 sprog!





Men lige nu taler du og jeg på engelsk, og vi vil tale om det mest populære værktøj i Microsoft Office -arsenalet - Microsoft Word 2016 .



den tilsluttede oplader tager længere tid at oplade

Denne dokumenteditor bruges til at skrive en række forskellige dokumenter. Fra en simpel ansøgning til det nødvendige CV. Fra en almindelig bucket -liste til et kontormemo. Vi tror, ​​vi kan arbejde med Word. Men det er, når vi sætter os ned for at skrive en seriøs faglig rapport, vi opdager en vigtig kendsgerning.





Professionel rapportskrivning har brug for et andet sæt færdigheder.

Så spørg dig selv dette - kan du springe fra et enkelt dokument til en lang rapport? Kender du alle de Microsoft Word -funktioner, der hjælper med at administrere dette store dokumentprojekt? Kan du samarbejde om arbejdet med andre teammedlemmer?



Du kan være en studerende, en lille virksomhedsejer eller en kontorarbejder ... du skal oprette en rapport eller et professionelt formateret dokument af en eller anden art. Denne MakeUseOf -guide hjælper dig med at opdatere dine teknikker og skærpe din designtilgang.

I denne vejledning:

At skrive en rapport - Introduktion | Rapportchecklisten



Nyttige Microsoft Word -værktøjer - Indsæt special | Forsker | Frys dele af dit dokument

Arbejde med layout og design - Intro | Forside | Indholdsfortegnelse | Header og Footer | Sidetal | Font Styling | Afsnit Styling | Sideskift | Stilarter og temaer | Billedtekster | Hurtige dele | Sidekanter



Referencer og samarbejde - Indeks | Bibliografier | Krydsreferencer | Kommentarer

Afslut din rapport - Underskrifter | Vandmærker | Læs kun | Udskriv til PDF

Det næste trin - Konklusion

At skrive en rapport

Rapportskrivning indebærer forskning og derefter offentliggørelse af resultatet af denne analyse. I den professionelle verden er 'udseendet' eller udseendet af det, du udgiver, altafgørende. Det iøjnefaldende slutresultat kan ødelægge dit ry og forbedre dit personlige brand.

Nedenstående trin håndterer dig gennem ekspertfunktionerne i Microsoft Word 2016. Brug meget tid på en plan. Start med disse retningslinjer ...

Trin 1: Beslut formålet

Inden du starter rapporten, skal du først vide, hvorfor du skriver den i første omgang. Rapporter er af mange slags, men de er enten beregnet til at informere eller overtale. Det kan være beregnet til at beskrive en teknisk proces, dele baggrundsinformation eller demonstrere fremskridt i et projekt.

Spørge dig selv - Hvad og Hvorfor . Dette hjælper dig med at destillere formålet til det ene hovedpunkt og holde fast ved det i stedet for at vandre videre med unødvendige detaljer.

Trin 2: Identificer dit publikum

Den anden vigtige overvejelse er at evaluere dit publikum. Vil de være i stand til at forstå, hvad du taler om? Er der forskellige niveauer af læsere, der vil læse rapporten? Læserens viden om emnet vil i høj grad påvirke de oplysninger, du skal medtage.

Beslut dig om den primære målgruppe, og script derefter rapporten på et passende teknisk niveau. Den sekundære målgruppe kan understøttes med supplerende oplysninger i slutningen af ​​rapporten.

Trin 3: Kend dit emne

Du skal vide, hvad du taler om. Så undersøg emnet, og inkluder alle relevante oplysninger for at bevise din pointe. Sørg for, at du kommer til en konklusion baseret på fakta og ikke personlig mening. Oplysningerne skal være korrekte, aktuelle og godt refererede.

Brug også en række ressourcer, f.eks. Tidsskrifter, avisartikler, bøger, websteder, brochurer, rådata, årsrapporter og taler til at understøtte din pointe. Bare hold dig ikke til Wikipedia.

Trin 4: Skitsér rapporten

Du har foretaget undersøgelsen. Der er masser af oplysninger, der venter på at blive skrevet og udskrevet. Men vent! Druk ikke, før du kommer i vandet. Forbered den endelige oversigt over rapporten, som vil være diagrammet over waypoints for at hjælpe dig med at navigere fra start til slut. Konturen er tegningen. Det vil give dig et fugleperspektiv af landet og også vise dig, hvor du skal udfylde detaljerne.

Strukturen af ​​en idérapport kan omfatte følgende elementer:

  • Titel side
  • Oversigt
  • Indholdsfortegnelse
  • Introduktion
  • Rapportens krop
  • Konklusion
  • Anbefalinger
  • bilag
  • Bibliografi og referencer

Microsoft Words Dokumentoversigt er en kraftfuld funktion, der kan hjælpe dig med at organisere et dokument, selv før du begynder at fylde det med forskning. Udnytte brainstorming og mind-mapping skabeloner også.

Trin 5: Skriv, rediger, korrekturlæs og afslut

Når du har struktureret din rapport, er det tid til at udfylde overskrifterne med indhold. Jeg synes personligt, at det er bedst at tackle en lille smule af hvert afsnit og derefter massere det op med information. Du kan gøre det, hvis du vil, eller afslutte hvert afsnit, mens du går ned i rapportstrukturen. Sørg for at fokusere på at præsentere dine ideer og bruge understøttende beviser frem for stavning og grammatik først. Skitsér dit argument, og skriv et par sætninger, der kaster dine hovedideer. Hvis du finder noget værd at citere, så citer det.

Når størstedelen af ​​din tekst er skrevet, er det nu tid til at læse den igennem og sørge for, at den flyder godt. Sørg for at guide læserens forståelse med overgangsord som f.eks. 'Denne information viser ...', 'Med andre ord ...', 'Tilsvarende ...' og fremhæv relevante og centrale punkter.

Brug endelig tid på at korrekturlæse, tjek for grammatik og stavning , og dobbelttjek alle relevante oplysninger og dets logiske flow. Det er bedst at forlade mindst en dag for at kontrollere og korrekturlæse dit arbejde. Prøv ikke at redigere det lige efter, at du tror, ​​du er færdig, da du vil gå glip af at læse, hvad du har skrevet. Sov lidt, og korrekturlæs det næste dag.

Rapportchecklisten

Inden du går og indsender eller afleverer din rapport, som du har arbejdet så hårdt med, skal du sørge for at have gjort følgende:

  • Færdiggjorde titelsiden med titlen, dit navn, dato, hvem rapporten er til og en mulig beskrivelse af, hvad rapporten handler om.
  • Indholdssiden har passende overskrifter og sidetal er korrekte.
  • Sørg for, at introduktionen dækker centrale punkter, rapportens omfang og det mål, den ønsker at opfylde.
  • Du har tilføjet billedtekster over tabeller og under billeder/grafer.
  • Præsenterer rapportens indhold oplysningerne på en klar måde, logisk, saglig, holder sig til emnet, er til det punkt?
  • Angiver konklusionen resultaterne, gentager hovedidéerne og indeholder ingen nye oplysninger?
  • Er overskrifterne og underoverskrifterne tydeligt mærket?
  • Er citater relevante, opdaterede og korrekt henvist?
  • Har du brugt sideskift, hvor det er relevant?

Lad os nu starte Microsoft Word og tage dig igennem de funktioner, der hjælper dig med at sammensætte udkastet til din rapport og præsentere det som et professionelt dokument.

Nyttige Microsoft Word -funktioner til rapportskrivning

Tag disse som bidstørrelser og behersk dem en efter en.

Microsoft Word er en stor haubits med mange møtrikker og bolte. Lad os fokusere på de vigtigste færdighedssæt og de værktøjer, du skal bruge til at planlægge, forberede og præsentere den professionelle rapport. De Microsoft Word -funktioner, vi vil dække herunder, er også produktivitetsgenveje, der gør dit job lettere.

Tip: Brug Microsoft Word 2016's 'Tell Me' -assistent til at lære mere om nye funktioner i Office -pakken.

Lad os starte med tre foreløbige værktøjer ...

Brug Paste Special

For de fleste af os, når vi skal kopiere tekst eller et billede til Word, klarer CTRL+V -genvejen sig fint. Men nogle gange vil vi måske indsætte de kopierede data i et andet format, f.eks. Excel -data som et billede. Med Indsæt special kommando, kan du kassere eller angive formatet, når du indsætter et billede, præsentationsdata, en tabel eller et objekt fra et andet program i Word.

Du vil arbejde meget med Excel -tabeller og diagrammer i et professionelt dokument.

Hvis du bare kopierer det, du vil have, og klikker på indsæt, vil du bemærke, at det vil indsætte dataene som tabeller. Men hvis det er et stort område af celler, du vil indsætte, og du ikke vil redigere det, kan du indsætte det som et billede med den ekstra mulighed for at redigere det.

I Microsoft Excel: Marker og fremhæv de celler, du vil kopiere> Tryk på CTRL+C.

I Microsoft Word: Gå til Hjem> Indsæt> Indsæt special . Vælg Indsæt special og vælg fra dialogboksen Microsoft Office Excel -regnearksobjekt .

Du kan ændre størrelsen på dataene, som det var et billede, og hvis du dobbeltklikker, kan du redigere værdierne. Du kan ændre tabellen eller diagrammet og redesigne det. Og hvis du opdaterer dataene i diagrammet eller tabellen i Excel, kan du automatisk opdatere diagrammet i Word.

Prøv også at højreklikke på kontekstmenuen. Menuen Indsæt special dukker op:

Der er flere muligheder for at importere data fra Excel til Word . Det Microsoft Office Support side beskriver dem også i detaljer.

Brug forskeren

Ja, der er Google og Wikipedia. Men konstant skift fra Word til din browser kan hæmme din produktivitet. Office 2016 bringer kraftig forskningsintegration til dette gryntearbejde. Forskeren kan ikke kun hjælpe dig med at finde indhold inde fra Microsoft Word, men også hjælpe dig med hurtigt at tilføje citater. Den bruger Bing Knowledge Graph til at finde det rigtige indhold til at understøtte dit dokument.

Gå til Bånd> fanen Referencer og c Vælg Forsker . En rude åbnes til højre med søgemulighederne.

Indtast et søgeord for det emne, du vil søge efter, og tryk på Enter.

Resultatvinduet viser en liste over kilder, du kan bruge i dit dokument. Vælg et emne, du vil undersøge nærmere.

Føj emnet til dit Microsoft Word-dokument med et klik på plustegnet øverst til højre. Du kan også klikke på plustegnet på et hvilket som helst resultat for at angive kilden i dit forskningsdokument. Citatkilden hjælper dig med at understøtte din forskning med webkilder og bøger.

Som vi vil se senere, er en kommenteret bibliografi en af ​​de hårdeste dele af et dokument. Forskeren er en intelligent assistent, der træder til.

Frys en del af dit Word -dokument

Lad os tage for givet, at din faglige rapport vil være et langt og komplekst arbejde. Du kan opdele Word -vinduet i to ruder, så du kan se to forskellige dele af et dokument på samme tid. Det er en værdifuld tidsbesparelse, når du vil kopiere og indsætte dele fra et sted til et andet eller henvise til en del af dokumentet, mens du arbejder på et andet.

Gå til Bånd> Fanen Vis> Opdel .

Klik på for at fjerne opdelingen Fjern Split i samme fane.

Windows -gruppen giver dig flere muligheder for at ændre den måde, du arbejder med to eller flere dokumenter. Funktionerne er selvforklarende.

Klik på for at rulle begge dokumenter samtidigt Synkron rulning i vinduesgruppen på fanen Vis. Du kan også klikke på Se side om side at lægge to dele af dokumentet ved siden af ​​hinanden.

Tip: Brug Split View til at vise to forskellige layouts - f.eks. Print og Outline. Indstil split. Klik derefter i den rude, du vil ændre, og vælg derefter et andet layout på fanen Vis.

Arbejde med layout og design

Præsentationen af ​​en rapport er det, der får nogen til at læse en rapport i første omgang, og derfor er det afgørende, at din rapport er godt præsenteret. Hvis du havde valget mellem fire rapporter at læse, hvad ville du så vælge?

  1. En håndskrevet rapport.
  2. Et dokument trykt i sort og hvid.
  3. En rapport trykt på normalt A4 -papir i farver.
  4. En rapport trykt i farver med en iørefaldende titelblad, pænt afgrænset og glat?

Du vil afhente den fjerde rapport, fordi den vil trække dig mod den ved det visuelle udseende alene.

Forsiden er ikke den eneste grund. En veldesignet rapport er lettere at læse. Det er også lettere at scanne, når du ikke har tid til at læse. Derfor skal du bruge lidt tid på dine sidehoveder og sidefødder og de forskellige stilarter og temaer. Kort sagt - formateringen af ​​hvert element i rapporten.

Formatering kan virke som en vanskelig opgave, men det er en sjov øvelse, der vil udøve alle dine kreative muskler. De vigtigste takeaways vil være de færdigheder, du kan anvende til alt i Microsoft Office fremover. Og den tid, du sparer med alle de produktivitetstip, du har lært her.

Microsoft Word 2016 har et velhavende sæt funktioner. Dette er kun nogle af de måder, hvorpå dit rapportdesign kan skille sig ud fra resten og være professionelt. Så lad os nedbryde layout og designfærdigheder.

Dette afsnit vil dække disse funktioner trin for trin:

  • Start med en forside
  • Lav en indholdsfortegnelse
  • Opret din sidehoved og sidefod
  • Tilføj sidetal

(Formater indholdet)

  • Vælg de rigtige skrifttyper
  • Style afsnittene
  • Kontrolsideskift
  • Brug stilarter og temaer
  • Billedtekster
  • Brug hurtige dele
  • Dekorer med sidekanter

1. Start med en forside

Den første side er det første kontaktpunkt med din læser. Det er også din mulighed for at gøre et positivt indtryk. Lad ikke din mangel på kunstneriske færdigheder være en undskyldning, fordi Word tager jobbet med sit indbyggede galleri med titelsider. Alt du skal gøre er at gifte dig med temaet i rapporten.

Microsoft Word 2016 tilbyder dig 16 forudformaterede skabeloner og tre mere på Office.com.

Gå til Indsæt> Sider gruppe> Forside .

Forsiden vises som standard i begyndelsen af ​​dokumentet.

Da der kun tilbydes 16 'officielle' skabeloner, kan du opleve, at alle dine andre jævnaldrende har den samme forside. Så hvorfor ikke tilpasse det og gøre det lidt mere unikt.

Du kan design en titelside (eller forside) i Microsoft Word der kan være en original i stakken. Gem det som en skabelon, eller skift let designet i farten.

2. Lav en indholdsfortegnelse

Casual læsere scanner. Gode ​​læsere scanner først og dykker derefter dybt. En indholdsfortegnelse indeholder de vejpunkter, der hjælper begge. Når det er et langt og kompliceret dokument, ville du så ikke hellere kontrollere landets lægning, før du går til den sektion, der interesserer dig?

Overvej en indholdsfortegnelse (TOC), hvis dit dokument er mere end 10 sider langt. Du skal først sørge for, at du ikke har brug for det omarrangere alle sider i dit dokument før oprettelsen af ​​indholdsfortegnelsen.

I Microsoft Word behøver du ikke skrive hele indholdsfortegnelsen i hånden. Der er en Indholdsfortegnelse automatisk værktøj under Referencer fane, der tager din disposition og designer den til dig. Du kan også nemt holde det opdateret, når du vil ændre noget.

Der er også skabeloner, du kan downloade og tilpasse det til indholdets art. For eksempel vil en indholdsfortegnelse for et speciale se anderledes ud end i en virksomheds årsrapport.

Vi har en komplet tutorial om hvordan man opretter en indholdsfortegnelse side i Word .

Kernen i det er dette:

Opret omridset, og brug overskriftsstilarter til at organisere hierarkiet. Anvend det automatiske TOC -værktøj på overskriftsstilarterne. Word 2016 søger efter disse overskrifter og indsætter derefter indholdsfortegnelsen i dit dokument. Derefter kan du automatisk opdatere din indholdsfortegnelse, hvis du foretager ændringer i dit dokument.

For mere praktisk kontrol kan du også bruge Manuel indholdsfortegnelse stil. Word indsætter pladsholdertekst, og du skal indsætte og formatere hvert indhold på listen.

Sidehoveder og sidefødder er vigtige i rapporter, da hovedformålet er at give oplysninger om rapporten på hver side. De er de almindelige visningsområder for sidetal. Dokumentets overskrift skal indeholde rapportens titel og muligvis navnet på, hvem der har oprettet den. Titlen på den aktuelle sektion er nyttig.

Sidefoden skal derimod indeholde sidetal, udgivelsesdato og andre nødvendige administrative oplysninger. Bemærk, at nogle stilguider har særlige retningslinjer for sidehoveder og sidefødder .

Lad os starte med overskriften i dit dokument og give det et unikt udseende.

Vælg Indsæt , og vælg derefter enten Header eller Sidefod fra gruppen. Det indbyggede galleri viser dig flere muligheder, du kan vælge imellem.

Overskriften og sidefoden er indsat i dit dokument med pladsholdertekst eller tabel. Det Header & Footer Tools åbnes på båndet til andre formateringsopgaver som dato, klokkeslæt eller billede.

Indtast din tekst, og vælg derefter Luk sidehoved og sidefod .

Du kan starte med en tom sidehoved og sidefod. Hvis du har designfærdighederne, skal du bruge Header & Footer Tools at designe din egen. Beherske sidehovedet og sidefoden, hvis du vil oprette tilpassede brevhoveder til din organisation. Du kan bruge mærkeelementer som virksomheds- eller organisationslogoer øverst og pænt formaterede fodnoter nederst

Lad os prøve med og ændre en af ​​de indbyggede overskrifter. Jeg valgte Fyr fra galleriet.

Det sidste udseende tog to minutter at sammensætte med enkle teksteffekter og et ikon, der stammer fra Microsoft Office -ikonegalleriet.

Sidehoved og sidefod er på plads. Men hvordan ved du, hvor du er i dokumentet? Indsæt sidetal som det næste vigtige skilt.

4. Tilføj sidetal

Sidetal ser bedst ud i sidefoden (i modsætning til i overskriften som på billedet ovenfor). Du kan tilføje et grundlæggende sidenummer fra Indsæt> Sidetal knappen på båndet. Du kan også tilføje det fra Design fane, der vises, når du tilføjer overskrift og sidefod.

Du har meget kontrol over sidetal. Vælg mellem en lang række talformater og tilpas dem til dine behov. I dette tilfælde tilføjer vi nummeret til sidefoden, men du kan placere dem øverst eller endda i margenen. I dette eksempel har jeg placeret sidetallet nederst til venstre. Men jeg vil gerne ændre standardudseendet og formatet.

For eksempel: Brug af en 'Side X i XXX' giver en bedre indikator på et langt dokument.

Vælg sidenummeret. Gå til Indsæt> Hurtige dele . Vælg i rullemenuen Mark . Du kan også nå dialogboksen Felt fra fanen Overskrift og sidefoddesign.

Vælge NumPages fra den lange liste med feltnavne. Fra boksen til højre kan du vælge et bestemt format. Jeg valgte den sædvanlige 1, 2, 3. Klik Okay , og nummeret på antallet af sider vises. Det eneste du skal gøre er at tilføje din tekst, f.eks. Side X i XXX, og ændre udseendet af tallene med de sædvanlige tekstformateringsværktøjer, der er tilgængelige fra fanen Startside.

Det ser nu sådan ud:

Design udseendet på et hvilket som helst sidetal i dit dokument, og Word opdaterer alle de resterende automatisk. Sidetal er de mest almindelige elementer i en sidefod, men det kan også indeholde andre oplysninger, f.eks. Overskriften. Fra indstillingerne i gruppen Indsæt kan du føje dato og klokkeslæt, dokumentoplysninger, billeder og mere til din sidehoved eller sidefod.

Dernæst er vi på vej til at formatere indholdet.

Den visuelle tegning af din professionelle rapport kommer sammen med den 'forskønnelse', du anvender på indholdet. Formatering er også et vigtigt trin for et dokument, der flyder godt. Så du skal fokusere meget energi på at vælge den rigtige skrifttype, afsnitsrum og farverne.

Bare rolig. Selv de kunstnerisk udfordrede finder denne del let, fordi Microsoft Word leveres med standardtemaer og visuelle stilarter. Lad os starte med det mest grundlæggende element i et dokument.

5. Vælg og stil den rigtige skrifttype

Din valg af skrifttype i en professionel Word -rapport bestemmer ikke kun, hvordan teksten skiller sig ud, men også hvordan den udskrives. Du vil have begge for maksimal effekt.

Du kan anvende et skrifttype (dvs. skrifttypens visuelle udseende) på enten et helt dokument eller på bestemte dele af et dokument. Alle skrifttypevalg er tilgængelige fra fanen Startside. Gå til Hjem> Skrifttype .

Standardskrifttypen i Microsoft Word 2016 er Calibri. Se ud over det, da du har masser af andre at vælge imellem. Hvis du vælger Times New Roman, kan du blive betragtet som doven, hvis du vælger Windings, ja ... jeg tror ikke, jeg skal forklare det. Så sørg for at vælge en skrifttype, der er let at læse og passer til rapporten. For at spille det sikkert skal du vælge en af ​​disse professionelt udseende Google-skrifttyper ; de er gratis tilgængelige.

Tip: Baskerville og Georgia er gode alternativer til den overbrugte Times New Roman

Prøv en anden skriftparring for brødteksten og overskrifter (og underoverskrifter). Flere websteder som FontJoy og TypeWolf hjælper dig med at eksperimentere med skriftparring. Du kan downloade og bruge brugerdefinerede skrifttyper også. Men husk tommelfingerreglen-brug aldrig mere end tre forskellige skrifttyper i et dokument.

For den ekstra smule pizazz, prøv en drop cap for at forbedre din tekst .

6. Stil afsnittene

Hvis du vil have dine linjer med dobbelt afstand eller enkelt afstand, skal du ændre afsnittets format. Ved at ændre afstanden kan du gøre et dokument lettere at læse eller give indtryk af, at det er længere, og at du har lagt mere arbejde i det.

For at ændre afsnittet for hele dokumentet er det bedst, at du vælger hver tekstblok; ellers, hvis du bruger overskrifter i din rapport, ændres de også. En anden bedre mulighed er, hvis du tilpasser den særlige stil, du bruger til at formatere afsnittet.

For at gøre dette skal du gå til Hjem > Stilarter . Højreklik på den stil, du vil ændre, og vælg Modificere . Klik på Format> Afsnit som er nederst i dialogboksen. Nu skal du ændre afstanden, indrykningen og justeringen for afsnittet. Klik på Okay for at lukke dialogerne.

Når du vil ændre en mindre del af dokumentet , vælg, hvad du vil ændre. Højreklik på den markerede tekst og vælg Afsnit . Den samme dialogboks som ovenfor vises.

7. Kontrolsideskift

Et sideskift - ved sit navn - deler en kontinuerlig tekstblok på to sider. Sideskift er vigtige strukturelle elementer for lange dokumenter. Word indsætter automatisk et sideskift i slutningen af ​​siden. Men i et langt dokument kan du placere sideskift, hvor du vil have dem.

Klik på for at indsætte et manuelt sideskift Indsæt> Sideskift. (Tastaturgenvej: CTRL + Enter)

Et sideskift ser sådan ud, når du klikker på Vis/skjul kommando i Afsnit gruppe .

Men hvad nu hvis du vil beholde en masse linjer sammen på en side eller kolonne og ikke have dem adskilt på grund af et sideskift? Layoutet er i din kontrol. Klik på den lille pil, du ser nederst til højre i afsnittegruppen.

I Afsnitteboks, klik Linje- og sideskift. Vælg mellem disse fire sideindstillinger:

  • Enke/forældreløs kontrol placerer mindst to linjer i et afsnit øverst eller nederst på en side.
  • Fortsæt med næste forhindrer brud mellem afsnit, du vil forblive sammen.
  • Hold linjer sammen forhindrer sideskift i midten af ​​afsnit.
  • Sidepause før tilføjer et sideskift før et bestemt afsnit.

Vi har også vist hvordan du fjerner sideskift når det er nødvendigt.

8. Brug stilarter og temaer

Stilarter og temaer er måske to af de mere underudnyttede funktioner i Microsoft Word. Men jeg synes, du skal bruge dem ved enhver lejlighed til at spare meget tid.

Men hvad er forskellen mellem et tema og en stil? Microsoft siger:

Temaer giver en hurtig måde at ændre den overordnede farve og skrifttyper. Hvis du vil ændre tekstformatering hurtigt, er Word -stilarter de mest effektive værktøjer.

Så som temaer styrer det generelle udseende med farve, effekter og skrifttyper - start med et godt tema til dit dokument først. Derefter , brug Styles til at grave i de specifikke portioner, du vil ændre udseendet til.

Til Temaer: Gå til Design fane. Vælg et tema fra galleriet. Du kan se eksempler på, hvordan farvekombinationen er.

Til Stilarter: Vælg den del af teksten, du vil ændre. Gå til Stilarter gruppe på Hjem fane. Du kan se eksempler på, hvordan de ser ud. Vælg den stil, der passer til dit indhold. Vælg f.eks. En overskriftsstil for overskrifterne i dit dokument. Eller en bestemt stil for eventuelle citater. Du kan også ændre en eksisterende stil og oprette nye stilarter fra bunden.

9. Billedtekster

Hvert billede, diagram eller illustration har brug for en billedtekst for tydeligt at beskrive det. Det er en enkelt tekstlinje, normalt placeret under en grafik. Billedtekster er også en vigtig reference, når du skal nævne dem et andet sted. Mange dokumenter udelader denne lille detalje.

Det er let at tilføje en billedtekst. Højreklik på den illustration, du vil tilføje en billedtekst til. Vælg Tilføj billedtekst .

Tilføj dialogboksen i dialogboksen, og konfigurer de resterende muligheder. Der kan automatisk refereres til billedtekster i Word.

10. Brug Quick Parts

Professionelle dokumenter kan blive gentagne. Det er derfor, du skal begynde at bruge Quick Parts til indhold på kogeplader, som du genbruger hele tiden. Lad os f.eks. Sige, at der er en kontraktklausul, du inkluderer med hvert dokument. Eller nogle indledende oplysninger. I stedet for gentagen kopi-indsæt, gem dem som hurtige dele og genbrug dem igen og igen.

Quick Parts er også en type byggeklods . Du kan se galleriet med alle genanvendelige blokke af indhold i Byggeklods arrangør .

Gem og genbrug dine egne hurtigdele i to trin:

  1. Vælg den sætning, sætning eller anden del af dit dokument, som du vil gemme i galleriet.
  2. Gå til Indsæt> Tekstgruppe> Hurtige dele> Gem markering i Quick Part Gallery . Skift navn, og tilføj en beskrivelse, hvis du vil. Klik på Okay .

Lige så let kan du genbruge det gemte indholdsstykke.

Placer markøren, hvor du vil indsætte et udvalg fra Quick Parts Gallery. Gå til Indsæt> Tekstgruppe> Hurtige dele . Klik derefter på den sætning, sætning eller anden gemt markering, du vil genbruge.

Du vil bemærke tre andre kategorier i menuen Hurtige dele.

Autotekst: Word 2016 har bevaret det gamle Autotekst funktion. Det fungerer som Quick Parts for enhver tekstblok, du bruger meget. Eksempel: En note, du vil bruge til hvert dokument.

Dokumentegenskab: Et sæt konstante egenskaber, som du kan inkludere i hvert dokument. Eksempel: Firmanavn eller forfatter.

Felter: Disse er foruddefinerede elementer, der opdateres automatisk. Eksempel: Dato, tid, sidetal osv.

Husk, poster til dokumentejendom kan undertiden indeholde oplysninger, som du ikke vil dele med alle. Så hold godt øje med disse felter og fjern de skjulte personoplysninger, når det er nødvendigt.

11. Pynt med sidekanter

Sidekanter ser godt ud, ikke kun på flyers og invitationer. Hvis det gøres rigtigt, kan de føje et strejf af klasse til et dokument. En række forskellige stilarter og bredder og kunstgrænser er tilgængelige fra menuen Design på båndet.

Gå til Design> Sidekanter.

I Grænser og skygge boks, brug Sidekant fane for at designe din kant.

Indstillingerne er selvforklarende. Prøv Shadow eller 3-D med de rigtige farver for at tilføje en subtil, men elegant kant. Kunststilarterne med deres clipart-grænser kan være for overdådige til professionelle dokumenter.

Brug de fire hjørneknapper i Forhåndsvisning vindue for at vælge siderne på siden for at tegne kanter. Klik på disse knapper for at fjerne eller tilføje kanter, som du ønsker.

Placer markøren på den første side i et dokument, hvis du kun vil sætte en kant omkring den første side. Du kan også sætte grænser omkring bestemte sider i et afsnit. Placer markøren i sektionen - enten på den første side i den sektion eller på en efterfølgende side.

Referencer og samarbejde

En Word -rapport kan virke som en uoverskuelig opgave. Det er som at organisere en million bunker hø i pæne små stakke. Ideen er at vide præcist, hvilken stak der har den nål, du leder efter. Disse funktioner er beregnet til at gøre det lettere.

1. Opret et indeks

Når du skriver store dokumenter, f.eks. En rapport, der indeholder mange oplysninger, er en indholdsside muligvis ikke nok. An Indeks skal vises i slutningen af ​​dokumentet med sidetal til søgeord og oplysninger i rapporten. Opret et indeks for at hjælpe læseren med at henvise til de rigtige oplysninger med bare sidenummeret.

Lav et indeks, hvis dit dokument har mere end 20 sider. Microsoft Word 2016 lader ikke processen overvælde dig. Det har dybest set to dele:

  • Vælg de ord eller oplysninger, du vil inkludere i indekset.
  • Placer indekset på det rigtige sted i dit dokument.

Du kan rulle gennem det færdige dokument og markere de ord eller sætninger, du vil medtage i indekset, eller markere dem, mens du fortsætter. Uanset hvad, vælg den tekst, du vil bruge som en indekspost, eller klik, hvor du vil indsætte posten.

1. Klik på Referencer > Markér indtastning .

2. Rediger teksten i Markér indeksindgang dialog boks. Du kan også tilføje en underpost, der yderligere definerer det vigtigste ord, du brugte i indekset. Du kan tilføje flere niveauer, og hver vises indrykket under hovedindgangen.

3. Under Muligheder , kan du også oprette en krydshenvisning til en anden hovedpost. En læser kan bruge denne til at henvise relaterede oplysninger andre steder i det samme dokument.

4. Brug sidetallformatet til at bestemme sidetalernes udseende i indekset.

min computer genkender ikke min Android -telefon

5. Klik på Mærke for at markere indeksposten. For at markere denne tekst overalt, hvor den vises i dokumentet, skal du klikke på Marker alle .

6. Gentag processen for alle de ord og sætninger, du vil medtage i indekset.

Du har nu opbygget dit indeks. Indsæt det på det rigtige sted mod slutningen af ​​dokumentet.

1. Klik på den side, hvor du vil indsætte indekset.

2. Klik på Referencer> Indsæt indeks .

3. Den Indeks dialogboks vises. Her kan du vælge at formatere tekstposter, sidetal, faner og ledertegn.

4. Vælg udseendet fra de forskellige formater på listen, og tjek forhåndsvisningsvinduet til højre. Husk, at forhåndsvisningsvinduet ikke viser dig det faktiske indeks. Det er bare en 'simulering' af, hvordan det vil se ud.

5. Klik på Okay . Dit indeks er nu klar.

Nogle gange skal du muligvis tilføje flere poster til indekset, efter at du har indsat det på siden. Markér posten, og gå til Referencer> Opdater indeks at inkludere de nye omtaler.

Tilføj også en overskrift til indekset, fordi Word ikke gør det automatisk.

2. Oprettelse af bibliografier

Dit dokument er næsten færdigt. Nu skal du kreditere alt det andet forskningsarbejde og idéer, som du har refereret til i dit dokument. Det er tid til en litteraturliste.

En virksomhedsrapport behøver muligvis ikke en litteraturliste, men en akademisk opgave er ikke færdig uden en. Litteraturlisten er et af de mest omhyggelige job i en akademisk rapport. Du skal have alle dine citater i orden, før du sætter dig ned for at indramme bibliografien. Beslut også om citatstilen (typisk MLA, HVAD , eller Chicago-stil ) i henhold til retningslinjerne for dit emne.

Tøv ikke med at drage fordel af tredjeparts citat- og bibliografi-generatorer til konstruktion af dette afsnit.

Men Microsoft Word 2016 har et komplet værktøjssæt til at gøre denne proces så smertefri som muligt. Så gå til det punkt i dokumentet, hvor du gerne vil placere bibliografien. Det er godt, hvis du har mindst et citat at inkludere, men selvom du ikke gør det, kan Word 2016 bruge en citat til pladsholder og udfylde kilderne senere.

Klik på Referencer> Bibliografi .

Word tilbyder et par bibliografi stilarter, der kun adskiller sig i deres overskriftsnavne. Vælg den relevante stil, og indsæt derefter citater fra knappen i Citations & Bibliography -gruppe .

Bibliografi -værktøjet har et par trin til det. For kort sagt vil jeg henvise dig til det fremragende Hjælp til Microsoft Office som er en trin-for-trin vejledning.

Nogle akademiske artikler vil bede dig om det oprette en kommenteret bibliografi . Det er en mere gennemarbejdet version af en bibliografi med en liste over citater til tidsskrifter, bøger, artikler og andre dokumenter efterfulgt af et kort afsnit. Afsnittet er en beskrivelse af kilden, og hvordan den understøtter dit papir.

3. Krydsreferencer

Du kan bruge en krydshenvisning til at hjælpe læseren med at navigere gennem et langt dokument. På ethvert tidspunkt i et dokument kan du fortælle læseren at henvise tilbage til en overskrift, sidetal, billede, diagram, fodnote, slutnote og afsnit. Et krydshenvisningslink er en god måde at forbinde relaterede oplysninger sammen. Læseren skal bare klikke på linket for at gå til det stykke information.

Sådan starter du:

1. Vælg stedet for krydshenvisningen, og skriv den tekst, der fortæller læseren om det. For eksempel: 'Se diagram 3 for fremtidige tendenser.'

2. Gå til Indsæt> Krydsreference .

3. I Referencetype klik på rullelisten for at vælge, hvad du vil linke til.

4. Mulighederne i Indsæt reference til rullemenuen ændres i henhold til dit valg ovenfor.

5. I For hvilket gennemgå valgmulighederne og fortæl Word de nøjagtige oplysninger, der skal linkes til.

6. Kontroller Indsæt som hyperlinkboks at oprette hyperlinket til de henviste oplysninger.

7. Klik på Indsæt at inkludere krydshenvisningen i dokumentet.

Kan du huske vores omtale af billedtekster? Du kan foretage krydshenvisninger til ligninger, figurer, grafer og tabeller, hvis du brugte billedtekster under dem.

Word kan ikke oprette en krydshenvisning for noget, der ikke findes. Word giver dig besked om disse fejl og opdaterer også krydshenvisningerne automatisk, når du ændrer sidenummeret eller teksten til det refererede element.

4. Brug af kommentarer

En professionel rapport kan være et ensomt job, eller du kan tage hjælp fra et team til at forberede det første udkast. De ydmyge Kommentar er et af de mest underudnyttede værktøjer i et Word -dokument. Den vises som en rektangulær farvet ballon i margenen eller i kontrolpanelet.

Du kan bruge kommentarer som små 'stickies' eller selvnotater. Efterlad små noter til dig selv i margenerne, mens du skriver, redigerer og reviderer dig gennem en rapport eller et manuskript. Vær kreativ - tilføj ekstra links til andre ressourcer, brug dem til tip og tips, link til forskellige dele af et dokument, eller opret et feedbacklink til dine læsere. Og når du afslutter, kan du let fjern alle kommentarer i Word .

Microsoft Word 2016 er også et forbedret samarbejdsskrivende værktøj. Kommentarer spiller en enorm rolle i kommunikationen af ​​feedback på tværs af et team. Sådan fungerer kommentarsystemet ...

1. Marker den tekst, du vil tilføje en kommentar til, eller klik på i slutningen af ​​en tekstblok.

2. Gå til Indsæt> Kommentar . Skriv din kommentar i feltet. Kommentarerne vises i markeringsområdet til højre. Udskriftslayoutvisningen er normalt den bedste måde at se kommentarerne ved siden af ​​teksten.

3. Gå til Anmeldelse fane og se flere muligheder for kommentarer. Denne fane viser også alle kontrolelementer for sporing af ændringer og kommentarer i et samarbejdsdokument. Brug markeringsindstillingerne til at vise eller skjule kommentarerne. For eksempel: Ingen markering vil skjule kommentarerne og markeringsområdet til højre.

Afslut din rapport

Når hovedparten af ​​din rapport er afsluttet og gemt, er det tid til at færdiggøre din rapport. Når jeg siger færdig, mener jeg ikke korrekturlæse det. Det burde også gøres. Nu skal du træffe sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte rapporten mod uautoriserede ændringer og plagiat.

Disse sikkerhedsforanstaltninger giver et ekstra niveau af ægthed til din elektroniske fil, før du deler den.

Dette afsnit vil dække:

  • Underskrifter
  • Indsæt vandmærker
  • Gør dokumentet 'skrivebeskyttet'
  • Beskyt dit dokument med adgangskode
  • Udskriv dit dokument til PDF

1. Underskrifter

Du kan tilføje tekstsignatur for et personligt præg på rapporten. Men en simpel tekstsignatur behøver ikke nogen godkendelse. En digital signatur er den bedre måde at beskytte dit dokument mod uautoriseret adgang. En digital signatur bekræfter, at dokumentet kom fra underskriveren og ikke er blevet manipuleret på nogen måde.

Lad os oprette en signaturlinje i Microsoft Word 2016.

Placer markøren i dokumentet, hvor du vil oprette en signaturlinje.

1. Gå til Indsæt > Tekst gruppe > Signaturlinje og klik på Microsoft Office Signature Line .

2. Den Opsætning af underskrift dialogboks vises. Udfyld felterne som angivet. Hvis du sender dokumentet til en anden for at underskrive, skal du tilføje instruktioner til underskriveren i feltet forbeholdt det ( Instruktioner til underskriveren ). Underskriveren kan også tilføje give formålet med underskriften, hvis Tillad underskriveren at tilføje kommentarer i dialogboksen Sign er kontrolleret.

3. Klik på Okay og dokumentet viser nu en pladsholder til signaturen.

Indtast en underskrift:

Når du skal underskrive et dokument med en digital signatur, skal du gå til signaturlinjen og højreklikke på den.

Du bliver bedt om at underskrive med et digitalt ID. Hvis du ikke har en, vil Microsoft fortælle dig at få en fra en signatur -servicepartner.

Hvis du ikke har et digitalt ID, kan du bare indsæt en tekstlig gengivelse af en signaturlinje . Du kan bruge en skriftlig signatur eller et billede, der ikke kræver godkendelse.

2. Indsæt vandmærker

Et Microsoft Word -vandmærke er en 'falsk', men stadig nyttig visuel indikator for dokumentets status. For eksempel kan du bruge et vandmærke, der siger 'Kladder' til at differentiere det fra den endelige version af dokumentet. Eller brug vandmærket til at foreslå, at dokumentet er 'Copyright' eller 'Fortroligt'.

'Udkast' -mærket er det mest almindelige. Men Microsoft Word giver dig flere andre vandmærker at vælge imellem.

1. Gå til Design > Sidebaggrund og vælg Vandmærke . Knappen Vandmærke aktiveres kun i visningen Udskriv.

2. Du kan vælge et billede eller et tekstvandmærke fra galleriet. Både vandrette og diagonale versioner er tilgængelige. Dialogboksen giver dig alle tilpasningsmuligheder for vandmærkeets endelige udseende. Prøv forskellige skrifttyper, layout, størrelser og farver.

3. Du kan skrive din egen tekst i feltet Tekst for at oprette dit brugerdefinerede vandmærke.

4. Vælg Okay at anvende vandmærket på dit dokument. Word anvender automatisk vandmærket på hver side undtagen titelsiden.

3. Lav dokumenter til 'skrivebeskyttet'

En professionel rapport bør efter dens karakter ikke skulle redigeres af sine læsere. Konvertering af dokumentet til en PDF er en måde. Men du kan også anvende et par flere begrænsninger i Microsoft Word og forhindre utilsigtet ændring eller udeladelse af enhver art.

Der er tre måder at beskytte et dokument på.

Først - Gør dit dokument 'skrivebeskyttet'.

Dette sikrer, at dit dokument kun kan læses eller kopieres. Det forhindrer ikke nogen i at kopiere filen og foretage ændringer i kopien.

1. Gå til Fil fane> Info > Beskyt dokument > Markér som Final.

2. Når læsere åbner et dokument, vil en bjælke øverst bede læsere om at behandle dette dokument som skrivebeskyttet. Men de kan klikke på 'Rediger alligevel' for at åbne dokumentet i redigeringstilstand.

For det andet - Beskyt dit dokument med adgangskode.

Beskyt dit dokument mod uønskede redigeringer med en adgangskodebarriere.

1. Under Beskyt dokument , vælg Krypter med adgangskode . Indtast en adgangskode, og klik på Okay .

2. I Bekræft kodeord indtast adgangskoden igen, og klik derefter på Okay . Dokumentet åbnes med læseren bedt om et kodeord.

Microsoft bruger AES (Advanced Encryption Standard), 128-bit nøglelængde, SHA1 (en kryptografisk hash-algoritme, der genererer en næsten unik 160-bit nøgle til at erstatte almindelig tekst) og CBC (cipher block chaining) for at give en hacker en brønd -fortjent hovedpine.

Tredje - Begræns redigering.

Denne kontrolfunktion hjælper dig som forfatter med at beslutte, hvilke dele af dokumentet andre kan redigere, og hvilke der vil blive låst ude. Tænk på det som en bouncer, der slipper VIP'erne ind, men ellers spærrer døren for almindelige mennesker.

1. Gå til Anmeldelse > Begræns redigering .

2. Under Redigering af begrænsninger , kontrollere Tillad kun denne type redigering i dokumentet , og sørg for, at listen siger Ingen ændringer (skrivebeskyttet) .

Ingen ændringer (skrivebeskyttet) er standardbegrænsningstypen. For et andet begrænsningsniveau for dokumentet skal du klikke på menuen og vælge fra Sporede ændringer, Kommentarer eller Udfyldning af formularer.

3. For at frigøre nogle sektioner fra redigeringsblokaden skal du vælge sektionerne til redigering uden begrænsninger. Klik på for at vælge mere end et område CTRL mens du vælger området ved hjælp af musen.

4. Du kan kontrollere Alle sammen under Undtagelser (valgfrit) i panelet Begræns redigering. Eller klik Flere brugere ... og tillader kun specifikke brugere at ændre sektionerne. De tilladte områder markeres med firkantede parenteser.

5. Klik på Ja, start med at håndhæve beskyttelse .

Skriv nu en unik adgangskode i feltet, der åbnes. Du skal skrive det igen for at bekræfte det.

Adgangskoden er valgfri. Men det sikrer, at ingen bare kan klikke Stop beskyttelse og rediger dokumentet. Hvis du stadig er paranoid, skal du fortsætte og kryptere dit Microsoft Word -dokument, som vi gjorde i den anden proces ovenfor.

4. Udskriv din rapport til PDF

Det bærbare dokumentformat har mange fordele. Ikke mindst er dens kompatibilitet på tværs af platforme på tværs af alle computere. Dit dokument er klar, og nu skal du dele det eller sende det på tværs for at blive udskrevet. Mange faglige rapporter - f.eks. Et juridisk dokument - skal beholde formatet efter hensigten.

Gem eller konverter en kopi til PDF. Microsoft Word 2016 behøver ikke tilføjelser fra tredjepart.

Gå til Fil > Eksport > Opret PDF/XPS .

Husk, at dit Word -dokument kan indeholde følsomme oplysninger, som du ikke ønsker skal medtages i PDF -filen. Fjern det, før du udgiver til PDF. I Udgiv som PDF eller XPS vindue, vælg Muligheder . Vælg derefter Dokument og klar Dokumentegenskaber . Indstil alle andre valgmuligheder, og vælg Okay .

Gennemse, hvor du vil gemme filen, og klik på Offentliggøre .

Det næste trin ...

Du er tæt på målstregen. Rapporten er klar til at blive overdraget til dine læsere. Men der er et sidste job tilbage.

Vend siderne om, og sørg for (igen), at din rapport er læservenlig. Tilgå det med læserens øje. Har du organiseret dine tanker og skrevet overbevisende? Flyder oplysningerne godt med diagrammer og illustrationer? Kan de skumme igennem og hurtigt finde informationen? Er teksten læsbar? Brug læsbarhedsscoren til at måle læsbarhedsniveauet for dine dokumenter som et sidste trin.

Du har måske også bemærket, at vi ikke dækkede nogle aspekter af Microsoft Word. For eksempel, Microsoft Word -tabeller er et vigtigt værktøj til datavisning. Eller den listernes magt i informationsstyring.

Microsoft Word er mere end et kvart århundrede gammelt og fyldt med små funktioner. På MakeUseOf har vi dækket hver en afkroge af dette dyr. Så brug vores ressourcer til at lære mere om denne software gratis. Hver ny funktion i Microsoft Word lært vil gøre dit liv lettere.

Få din rapport til at skinne

Som forfatteren Nathaniel Hawthorne sagde,

Let læsning er forbandet hårdt at skrive

Gælder det ikke også for professionel rapportskrivning? Når alt kommer til alt, hvis der er et valg, er der måske ingen, der ønsker at læse det. At skrive en virksomhedsrapport og bruge den til at kommunikere er to forskellige ting. Microsoft Word er bare et værktøj - det er din opgave at engagere dig.

For nogle alternativer, tjek ud de bedste online tekstbehandlere . Og for mere hjælp til professionel skrivning, tag et kig på hvordan man undskylder i en e -mail og mener det .

Hvad er den bedste praksis til at skrive professionelle forretningsrapporter? Fortæl os det i kommentarerne.

Del Del Tweet E -mail Er det værd at opgradere til Windows 11?

Windows er blevet redesignet. Men er det nok til at overbevise dig om at skifte fra Windows 10 til Windows 11?

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Microsoft Word
  • Lang form
  • Longform Guide
Om forfatteren Saikat Basu(1542 artikler udgivet)

Saikat Basu er stedfortrædende redaktør for internet, Windows og produktivitet. Efter at have fjernet snavs fra en MBA og en ti år lang marketingkarriere, brænder han nu for at hjælpe andre med at forbedre deres historiefortællingsevner. Han ser efter det manglende Oxford -komma og hader dårlige skærmbilleder. Men idéer til fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger hans sjæl.

Mere fra Saikat Basu

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere