Sådan laver du en mailfletning i Word

Sådan laver du en mailfletning i Word

Ved hjælp af fletning af mail kan du tilpasse bulk -e -mails og breve ved hjælp af pladsholdere. Alt du behøver er en database med kontakter og en skabelon til e -mails eller breve til dem.





I denne artikel viser vi dig, hvordan du opretter en Microsoft Word -mailfletning ved hjælp af en Excel -database. Trinene er taget fra Microsoft Word og Excel 2016, men processen er den samme for alle udgaver.



Sådan laver du en mailfletning fra Excel

Mailfusionen bruger datakilder fra en database og placerer dem i respektive pladsholdere til at tilpasse dine bulk -e -mails. Disse databaser kan være alt fra nedenstående liste:





1. Åbn din Microsoft Excel regneark.

2. Opret en manuel kontaktliste i Ord ved brug af mailfletning.



3. Vælg kontaktdata fra Microsoft Outlook -appen.

Du har to sæt muligheder at vælge imellem:



hvordan man får adgang til udklipsholder på Android
  • Gmail -kontakter i en kompatibel fil.
  • Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel -projektmappedatabase er mest foretrukket, når du skal bruge mailfletning i Word. Til fletning af mail bruger du Excel til at oprette en database, som Word senere vil bruge.

Hvis du ikke har en Excel -fil med kontaktoplysninger, kan du bruge denne prøve Excel -fil til prøveformål .



For at undgå uoverensstemmelser i dine bulk -e -mails eller breve skal du justere din Excel -fil som nævnt nedenfor:

  1. Den første række bør kun have kolonneoverskrifter, der starter fra celle A1 . Word bruger disse kolonneoverskrifter som Flet felter når du bruger Microsoft Word -mailfletning.
  2. Du bør redigere kolonneoverskrifterne, så de matcher de pladsholdernavne, du vil bruge i e -mail- eller brevskabelondokumentet.
  3. Du skal sikre, at regnearksfilen indeholder kontaktdata som en post pr. Rækkemønster. For eksempel i den aktuelle vejledning er alle tilgængelige kontaktdetaljer for kunden James Butt er tilgængelig mellem celler A2 og J2 .
  4. Numeriske data for enhver kontaktperson, f.eks. Postnumre, rabatprocenter, kilometer, valutaer osv., Skal være i det passende talformat.
  5. Hvis du vil foretage ændringer, skal du markere cellen eller et celleområde, der indeholder tallene.
  6. I Fanen Start , indenfor Bånd , klik på dropdown -pil udover generel .
  7. Foretag alle tilføjelser, før du forbinder postfletning Word -dokumentet til Excel -databasefilen. Når du har foretaget alle ændringer, Gemme Excel -filen.
  8. Excel -databasefilen for dine kontakter skal være til stede på din computers lokale lager.
  9. Sørg for, at alle data er i det første ark i Excel -projektmappen.

Sådan laver du en mailfletning i Word

Når du har oprettet databasen i Excel, skal du åbne den e -mail- eller brevskabelon, du vil sende til mange modtagere. Følg trinene som beskrevet nedenfor:

1. På Bånd , klik på Fanen forsendelser .

2. I Start gruppe med fletninger , skal du klikke på Start mailfletning .

3. Du får vist seks typer dokumentfletning. Klik på Breve eller E-mail beskeder .

Relaterede: Sådan udskrives etiketter med postfletning i Microsoft Word og Excel

4. På Start mailfletning gruppe, klik på Vælg Modtagere . Du får vist muligheder såsom Skriv en ny liste, Brug en eksisterende liste og Vælg fra Outlook -kontakter.

5. Du kan vælge en af ​​de tre ovenstående muligheder afhængigt af, hvordan du vil linke kontaktlisten til skabelonbrevet. I denne vejledning, lad os vælge Brug en eksisterende liste at udnytte Excel -databasen som du har oprettet eller downloadet tidligere.

6. På Vælg Datakilde i dialogboksen, skal du finde den mappe, hvor Excel -databasefilen er tilgængelig. Når du har fundet filen, skal du vælge den og derefter klikke på Åben at indlæse databasen i Words fletning.

windows 10 bluetooth on off mangler

7. Du vil se Vælg tabel dialogboks. Afslut boksen ved at klikke Okay uden at foretage ændringer i dialogboksen.

8. Det er fantastisk! Du har succesfuldt knyttet kildedataene til Word -fletningsprogrammet.

9. Word vil automatisk matche databasekolonneoverskrifter med flettefeltelementer. For at sikre passende matchning skal du gå til Skriv og indsæt felter -gruppe på den Fanen forsendelser af Bånd og klik derefter på Match felter .

10. Match felter dialogboks vises. I kolonnen i venstre side ser du flettefeltelementerne. På højre side finder du matchende data fra den sammenkædede Excel -database.

11. Det vil være det samme, hvis du bruger andre kildedata som f.eks. Outlook -kontakter eller eksporterede kontakter fra Gmail. Sørg for, at der ikke er nogen fejl ved at rulle gennem listen. Klik på Okay at lukke.

12. Sæt markøren foran det første bogstav på dit skabelonbogstav, og tryk på Gå ind et par gange for at få plads over bogstavlegemet.

13. Placer markøren øverst i dokumentet, og klik derefter på Adresseblok i Skriv og indsæt felter -gruppe på den Fanen forsendelser af Bånd .

14. På venstre side af Indsæt adresseblok dialogboks, kan du vælge navn, firmanavn, adresse, land osv., formateringsindstillinger. På højre side ser du et eksempel på adresseblokken.

15. Du kan bruge Match felter muligheder for at rette op på eventuelle inputsdatamisforhold. Klik på Okay at tilføje AdresseBlok inden for chevrons.

16. Klik derefter på Hilsen Line i Skriv og indsæt felter gruppe efter AdresseBlok , hvilket giver det en linjeafstand.

17. Den Indsæt hilsen dialogboks vises. Du kan foretage ændringerne, som du ønsker, og derefter klikke på Okay . Det HilsenLine inden for chevrons vil dukke op i brevet.

18. Du kan klikke på Forhåndsvisning af resultater kommando på Bånd for at se, hvordan brevet ser ud.

19. Du kan også tilføje brugerdefinerede flettefelter bortset fra AdresseBlok og HilsenLine . Lad os sige, at du vil tilføje Køretøjsmærke og model inden for brevlegemet.

20. For at gøre det skal du åbne Excel -databasefilen, der er knyttet til mailfletning, og tilføje Køretøjsmærke og model kolonneoverskrift. Indtast køretøjsoplysninger og Gemme Excel -filen.

21. Gå nu til Word -dokumentet med fletning af mail og gentag trin fire , fem , og seks .

22. Vælg nu et hvilket som helst ord eller et par ord i bogstavteksten, og klik derefter på Indsæt fletningsfelt på den Skriv og indsæt felter -gruppe .

23. På Indsæt fletningsfelt boks, vælg Databasefelter , og vælg derefter Køretøjsmærke og model . Klik på Indsæt for at tilføje det tilpassede flettefelt.

24. Sådan kan du tilføje så mange variable pladsholdere, som du vil tilpasse hvert brev eller e -mail, du sender. Microsoft Word -mailfletning matcher automatisk data med modtagerens navn.

25. På Bånd , Klik på Afslut og flet kommando, og vælg derefter Udskriv dokumenter eller Send e -mail -beskeder . Du kan også klikke på Rediger individuelle dokumenter at korrekturlæse dine e -mails eller breve, før du sender dem.

Brug Mail Merge til at øge e -mail -produktiviteten

Nu ved du, hvordan du laver en mailfletning ved hjælp af Microsoft Word og Excel. Brug fletning af mail til at sende skræddersyede e -mails hurtigere og oprette et godt forhold til dine professionelle eller personlige kontakter. Fortsæt med at bruge Word for at gøre dit professionelle og personlige liv lettere end før.

hvad er skærmspejling på min iphone
Del Del Tweet E -mail 10 skjulte funktioner i Microsoft Word, der gør dit liv lettere

Microsoft Word ville ikke være det værktøj, det er uden dets produktive funktioner. Her er flere funktioner, der kan hjælpe dig hver dag.

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Tips til e -mail
  • Regnearkstip
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Mailfusion
  • Microsoft Office -tip
Om forfatteren Tamal Das(100 artikler udgivet)

Tamal er freelance skribent på MakeUseOf. Efter at have opnået betydelig erfaring inden for teknologi, økonomi og forretningsprocesser i sit tidligere job i en it-konsulentvirksomhed, tog han skriftligt til som et fuldtidsyrke for 3 år siden. Selvom han ikke skriver om produktivitet og de seneste tekniske nyheder, elsker han at spille Splinter Cell og se binge-watch Netflix/ Prime Video.

Mere fra Tamal Das

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere