Home-theater-designers
Måske er du i en position, hvor du har brug for at bede dine kolleger om hjælp eller sende dem opgaver, men du føler dig en smule akavet med det – eller du er bare ligeglad med alle opkald og e-mails frem og tilbage. Hvorfor ikke oprette en projektanmodningstavle?
Selvom du kunne tilmelde dig et projektstyringsværktøj som ClickUp eller Asana og få dine kolleger til at slutte sig til dig, har du muligvis allerede adgang til en enkel, gratis løsning – Google Sheets. Følg med i denne artikel for at lære, hvordan du kan bygge et projektanmodningstavle ved hjælp af dette almindelige regnearksværktøj.
Oprettelse af et projektanmodningstavlelayout i Google Sheets
Målet med at oprette en projektanmodningstavle er todelt. Det tjener som en måde for dig at overvinde den gnidning, der forårsages af uddelegering af opgaver. Derudover reducerer det kommunikation frem og tilbage, hvilket sparer dig tid.
I det væsentlige, med hver opgave, du tilføjer til tavlen, kortlægger du alt, hvad din kollega skal vide for at fuldføre den. Så du vil gerne være konsekvent og skabe et layout, der beder dig om at tilføje vitale detaljer hver gang. Detaljer som:
- Forfaldsdatoer.
- Prioritet.
- Beskrivelser.
- Hvem er ansvarlig.
- Hvem tildeler det.
Da hver arbejdsplads er forskellig, kan der være nogle yderligere detaljer, du kan inkludere for at skræddersy det til dit teams behov. Så før du går i gang, brug et øjeblik på at overveje det. Hvis du ikke kan komme i tanke om nogen nu, kan du tilføje dem senere, men husk, mindre er mere. Du ønsker ikke at tilføje unødvendige trin.
For at komme i gang med dit projektanmodningstavle skal du åbne et tomt dokument i Google Sheets. Skriv følgende titler og eventuelle ekstramateriale, du finder på, henover toppen af regnearket:
- Opgave – her giver du opgaven en unik titel.
- Beskrivelse - under denne titel vil du skrive en kort oversigt over, hvad du skal have dem til at gøre. For at holde tingene ryddelige, brug Klip i din Tekstombrydning indstillinger for at gemme tekst under den næste celle.
- Opdragsgiver - det er her, du vil tagge den kollega, du overdrager opgaven til.
- Prioritet – her kan du vise, hvor meget det haster.
- På grund - dette vil kommunikere opgavens deadline.
- Status – dit team bruger denne kolonne til at dele fremskridt.
- Lavet af — delegatoren vil angive deres navn her, så de tildelte ved, hvem opgaven og informationen kommer fra.
Hjælp dine titler med at skille sig ud ved at markere dem med fed skrift og tilføje en baggrundsfarve til rækken. Du kan også fryse den øverste række af dit Google Sheet ved at fremhæve det og gå til Udsigt i topmenuen, Fryse , og så 1 række .
Tilføjelse af statusknapper i Google Sheets
Tilføjelse af en statusknap til dit projektanmodningstavle giver dig og dine kolleger en hurtig måde at dele fremskridt på. Det er også en god måde at få et hurtigt overblik over alles arbejdsbyrde og identificere, om nogen kunne bruge en ekstra hånd. Nogle eksempler på status du kan bruge er:
bærbar computer oplades ikke, når den er tilsluttet
- At gøre.
- Gør.
- Færdig.
- Sidde fast.
- I venteposition.
- Til gennemgang.
Du kan oprette en funktionsstatusknap, ligesom dem, du finder i projektstyringssoftware som ClickUp og Asana, ved at tilføje en rullemenu til dit ark. At gøre dette:
- Fremhæv din statuskolonne. Holde CTRL eller CMD og klik på titelcellen for at fravælge den.
- Gå til Data i topmenuen.
- Klik Data validering , og en sidebjælke åbnes.
- Under Kriterier , sørg for at du har Dropdown valgte.
- Udfyld dine muligheder i tekstfelterne nedenfor ved hjælp af Tilføj endnu et element knappen for at oprette yderligere spots.
- Tildel hver enkelt farve efter eget valg.
- Hit Færdig .
Nu har du en menu, dit team kan bruge til at vise en opgaves status. Der er en redigeringsknap nederst på listen, men den virker kun for den valgte celle. For at ændre alle dine statusknapper skal du vende tilbage til datavalideringsmenuen og vælge den regel, du vil redigere, fra sidebjælken.
Gentag disse trin for at tilføje hurtige muligheder til din Prioritet , Opdragsgiver , og Lavet af kolonner, hvis du vil.
Brug af kommentarer til at tildele og diskutere opgaver i Google Sheets
Hvis du blot tagger eller nævner en person i arket, sender Google ikke en notifikation. Når du tildeler nogen til et projekt, kan du give dem et heads-up ved at følge disse trin:
- Vælg navnet på den opgave, du gerne vil overdrage til dem.
- Højreklik og vælg Kommentar eller gå til talebobleikonet på værktøjslinjen.
- Skriv @ og derefter deres navn eller e-mail-adresse – hvis du vil, kan du også inkludere en besked her.
- Klik på Tildel .
Nu, hvis din kollega har spørgsmål, kan de tilføje dem som en kommentar i samme tråd. Ved at opbevare al din kommunikation om opgaven det samme sted, som du tildelte den, ved I begge præcis, hvor I kan finde samtalen igen senere, hvis nogen har brug for en genopfriskning.
Brug af versionshistorik i Google Sheets
Da der vil være mere end én person, der bruger arket, er det godt, du har en sikkerhedskopi, bare hvis nogen ved et uheld sletter eller skriver over vigtige oplysninger. Øverst på dit ark vil du bemærke et hyperlink, der angiver, at den seneste redigering fandt sted. Klik på dette, og du vil se sikkerhedskopier fra tidligere arbejdssessioner og de ændringer, der fandt sted.
hvordan man spiller med dine venner på minecraft
Brug af versionshistorik i Google Sheets er praktisk, fordi du kan se dine tidligere projekter og noter, hvis du har brug for en registrering af dem. Men du kan også vende tilbage til en tidligere version, hvis dit ark på en eller anden måde bliver rodet – det sker.
Bemærk : Hvis du ønsker en mere direkte registrering af udførte opgaver, skal du tilføje endnu et ark til dit dokument ved hjælp af plussymbolet nederst til venstre på skærmen og klippe og indsætte dine rækker der, når status ændres til Færdig .
Kom i gang med at samarbejde med Google Sheets
Oprettelse af et projektanmodningstavle i Google Sheets er en glimrende måde at spare tid på, når du uddelegerer og samarbejder om opgaver. Ikke alene vil der være mindre frem og tilbage, men alle vil vide, hvor de kan finde informationen til opgaver, og have det hele samlet ét sted.
Det hjælper dig også med at undgå noget af det akavet, du kunne føle ved at bede om hjælp eller uddele opgaver. Du bliver mere komfortabel med det, mens du går.