Sådan arkiveres alle gamle e -mails i Gmail og når indbakke nul

Sådan arkiveres alle gamle e -mails i Gmail og når indbakke nul

At få for mange e -mails kan fylde din indbakke med masser af unødvendige varer. Mens du er vant til det, tilføjer det stadig lidt vægt på dit sind. Du er belastet med at have så mange uåbnede meddelelser, men du vil ikke slette nogen af ​​dem.





Hvem ved? En ulæst besked i din indbakke kan muligvis redde din hud i fremtiden. Så hvad skal du gøre for at rydde op i din indbakke uden at miste data? Ved at arkivere! Sådan gør du.



Hvad er et arkiv?

Ifølge Cambridge Dictionary , et arkiv er en samling af historiske optegnelser vedrørende et sted, en organisation eller en familie. Det er også defineret som en computerfil, der bruges til at gemme elektroniske oplysninger eller dokumenter, du ikke længere bruger regelmæssigt.



På samme måde er et arkiv i Gmail et lager af dine meddelelser, som du ikke bruger regelmæssigt. At lægge en e -mail i dit arkiv gemmer den et sted ude af syne og ude af sind. Men det er der stadig, hvis du skal tilbage til det en dag. Det er ligesom din kælder, hvor du opbevarer genstande, du ikke har brug for, men måske kan bruge i fremtiden.

Når du arkiverer en ulæst e -mail i Gmail, forlader den din indbakke og gemmes under All Mail. Det vil også blive fratrukket antallet af dine ulæste beskeder.



For at finde dine arkiverede e -mails skal du gå til All Mail i sidebjælken. Alternativt kan du skrive i: arkiv på søgefeltet i Gmail for kun at vise arkiverede meddelelser.

Hvad arkivering gør (og ikke gør)

For at forstå dens fordele skal du vide, hvad der præcist sker, når du arkiverer gamle Gmail -meddelelser.



  • Arkiverede e -mails slettes ikke automatisk . Arkivet er som et hvælv. Selvom papirkurver bliver automatisk slettet efter 30 dage, forbliver arkiverede e -mails i din Gmail, indtil du fjerner dem manuelt.
  • Arkiverede e -mails kan søges . Gmail har en kraftfuld søgemaskine. Når du søger efter noget, er arkiverede e -mails en del af det. Hvis du vil ekskludere dem og kun søge i din indbakke, skal du skrive i: indbakke før søgeordet.
  • Arkiverede e -mails tæller som lagerplads . Slettede e -mails fjernes fra dit Gmail -drev, hvilket giver dig mere plads. På den anden side bruger arkiverede e -mails stadig lagerplads, da de stadig er en del af din Gmail.
  • Arkiverede e -mails markeres ikke som læst automatisk . Hvis du arkiverer en e -mail uden at åbne den, forbliver denne e -mail ulæst, indtil du handler på den.
  • Arkiverede e -mails kan gennemses . Gmail har ikke fanen 'Arkiv' til at gennemse de meddelelser, du har sendt her. Du kan dog bruge Alt mail fane for at se mails fra både Indbakke og Arkiv sammen.
  • Arkiverede e -mails fungerer med etiketter . Du kan tilføje en etiket til en meddelelse og derefter arkivere den. Etiketten forbliver stadig. Når du klikker på etiketten for at se alle meddelelser, der er mærket med den, vises den arkiverede e -mail også.

Hvorfor 'Marker som læst' ikke er nok

Selvom markering af din ulæste besked som læst kan reducere de irriterende tal, er den ikke så god som arkivering. Det skyldes, at din indbakke stadig er fyldt med rod.

Når du arkiverer en e -mail, som du ikke har brug for, forlader den din primære e -mail -skærm. På den måde kan du fokusere på mere kritiske budskaber.



hvordan man sender en besked på youtube

Hvis du tror, ​​du får brug for denne e -mail i fremtiden, kan du stadig bruge Gmails effektive søgefunktion til at finde den. Når alt kommer til alt ville du ikke rulle gennem hundredvis, hvis ikke tusinder, af e -mails, der leder efter noget.

Sådan arkiveres en e -mail

Uanset om du får adgang til din konto på din smartphone eller din computer, er arkivering enkelt og let.

På din computer

Der er tre måder at gøre dette på. Det første er at markere afkrydsningsfeltet af den meddelelse, du vil arkivere. En række ikoner vises derefter i øverste række i din indbakke - klik på Arkiv ikon, og Gmail sender beskeden til mappen 'Alle e -mails'.

Den anden mulighed er at åbne mailen i spørgsmål. Når de er indlæst, vises de samme ikoner som ovenfor. Vælg Arkiv knappen, og du vender tilbage til din primære indbakke. EN Samtale arkiveret . meddelelse vises nederst til højre på din skærm, der bekræfter processen.

En tredje mulighed er at fjerne etiketten Indbakke. Ved at klikke på x på etiketten flytter Gmail e -mailen fra din indbakke til al post. En samtale blev fjernet fra ' Indbakke 'meddelelse skal vises i nederste højre del af din browser til bekræftelse.

På din smartphone

Billedgalleri (3 billeder) Udvide Udvide Udvide Tæt

Uanset om du er en Android- eller iOS -bruger, er arkivering stort set det samme. Åbn Gmail -appen, og derefter skub beskeden du vil arkivere venstre eller højre.

Alternativt kan åbne beskeden vælg derefter Arkiv knappen i menuen øverst til højre. Det er det fjerde ikon fra højre. Du skulle se beskeden forsvinde fra din indbakke og a 1 arkiveret meddelelse i bunden, når du gør det.

Endelig kan du trykke på Etiketter sektion lige efter emnelinjen. EN Mærk som vindue vises - fjern markeringen i Indbakke etiket, og tryk derefter på Okay . E -mailen fjernes fra din indbakke og a Ændret etiket meddelelse vises nederst.

Holde din indbakke ren

Hvis du ikke vil have besværet med manuelt at vælge e -mails til arkivet, skal du bruge Gmails filterfunktion til at få det gjort automatisk. Dette er især nyttigt til kvitteringer, som du ikke behøver at se, men skal beholde.

Her er en trin-for-trin guide til at gøre dette:

spil, der skal spilles, når de keder sig online
  1. Åbn den e -mail, du ønsker automatisk arkiveret.
  2. Vælg den øverste menu undermenu med tre knapper .
  3. Vælge Filtrer meddelelser som disse .
  1. Et filter med vises fra søgelinjen - klik på Opret filter .
  2. Sæt et flueben på Spring indbakken over (arkivér den) afkrydsningsfelt.
  3. (Valgfrit) Hvis du vil have disse meddelelser åbnet automatisk, skal du markere Marker som læst mulighed.
  4. (Valgfrit) For at arkivere eksisterende meddelelser skal du markere Anvend også filter på # matchende samtaler .
  5. Klik på Opret filter .

Returnering af en arkiveret e -mail

Hvis du ved et uheld arkiverede en besked, du har brug for, i din indbakke, kan du fortryde handlingen ved at trykke på Fortryd knappen i meddelelsen.

Hvis du savnede det, skal du gå til Al post, vælg derefter den e -mail, du vil returnere. Vælg i den øverste menu Flyt til Indbakke .

Hvis den besked, du vil have tilbage i din indbakke, ikke er nylig, skal du finde den med Gmails søgelinje. Gentag proceduren, når du har åbnet e -mailen.

Sådan arkiveres alt i Gmail

Hvis du vil starte fra en ren skifer og arkivere alle Gmail -meddelelser, kan du bruge Gmails filterfunktion. Du kan også bruge andre kommandoer til at forfine dit filter yderligere.

  1. Indtast følgende i søgelinjen: i: indbakke . Dette returnerer alle e -mails i din indbakke.
  2. Hvis du vil forfine filteret, skal du skrive før: åååå/mm/dd at inkludere alle e -mails inden en bestemt dato. Du kan også bruge efter: åååå/mm/dd hvis du kun vil arkivere en bestemt periode.
  3. Når søgningen har returnerede resultater, skal du klikke på afkrydsningsfelt i den øverste menu.
  4. En meddelelse siger Alle 100 samtaler på denne side er valgt. Vælg alle samtaler, der matcher denne søgning vises.
  5. Klik på Vælg alle samtaler, der matcher denne søgning
  6. Vælg Arkiv -knap
  7. TIL Bekræft massehandling vindue vises. Vælge Okay .

Afhængigt af hvor mange e -mails du har, tager Gmail noget tid med dette filter. Men efter et stykke tid forsvinder alle dine e -mails fra indbakken og gemmes sikkert i arkivet. Det er det enkleste trin for at opnå og vedligeholde indbakke nul.

Indbakke nul i evighed

Ved at bruge de tips og tricks, der er beskrevet her, er Inbox Zero nu let tilgængelig. Brug Gmails kraftfulde søgelinje og filter til automatisk at sende e -mails til arkivet, så din indbakke er fri for rod for livet.

Forbedre din e -mailoplevelse yderligere ved at lære at gøre det planlægge e -mails eller ved at bringe Gmail -appoplevelse til din Mac . Lær Gmails hemmeligheder, og vær så produktiv som muligt med dine e -mails.

Del Del Tweet E -mail De 6 mest populære e -mailudbydere bedre end Gmail og Yahoo Mail

Disse populære e -mail -udbydere tilbyder alle forskellige fordele, der adskiller dem fra Gmail og Yahoo Mail.

Læs Næste Relaterede emner
  • Internet
  • Produktivitet
  • Gmail
  • Tips til e -mail
  • Tidsadministration
  • Google Indbakke
  • Indbakke nul
  • Produktivitetstip
Om forfatteren Jowi moral(77 artikler udgivet)

Jowi er forfatter, karrierecoach og pilot. Han udviklede en kærlighed til alt hvad pc lige siden hans far købte en stationær computer, da han var 5 år gammel. Fra da af har han brugt og maksimeret teknologi i alle aspekter af sit liv.

Mere fra Jowi Morales

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere