Sådan undskylder og siger undskyld i en e -mail: Den professionelle måde

Alle skruer nogle gange op. Prøv som vi kunne, ingen er perfekte. Når du laver en fejl, der gør ondt på en anden, er det rigtigt at tilbyde en undskyldning.

Selvom du ofte skal undskylde personligt, kan du til tider foretrække eller sige, at du er ked af det via e -mail. Lad os se på, hvordan du professionelt undskylder i en e -mail for at hjælpe dig med at få det bedste ud af denne situation.

De tre ingredienser i en korrekt undskyldningsmail

Billedkredit: sandphin/ Flickr

Selvom der ikke er noget universelt mønster, indeholder en generelt accepteret standard for undskyldninger tre dele:

Anerkender at du gjorde noget forkert.
Følelse af anger for dine handlinger og væren empatisk at forstå, hvordan de skader den anden person.
Restitution , hvor du gør situationen rigtig.

Vi ser på hvert af disse tre elementer, når vi går igennem, hvordan man siger undskyld i en e -mail.

Sådan åbner du din undskyldningsmail

Inden du begynder at lave den egentlige undskyldning, skal du henvende dig til den person, du skriver til. Dette vil variere meget afhængigt af dit forhold til personen.

Lad os antage, at du har begået en fejl i en professionel situation, og at du derfor skal sende en undskyldningsmail til din chef. Som et eksempel siger vi, at du ikke klarede en kritisk opgave til tiden, hvilket forsinkede projektet for alle andre.

Relateret: Undgå disse fejl for bedre e -mail og tekstkommunikation

I dette tilfælde ville en passende hilsen være 'Kære [Navn]'. Hvis du undskyldte over for en ven, ville noget som 'Hej [Navn]' eller 'Hej [Navn]' være mere egnet.

Glem heller ikke emnelinjen i undskyldningsmailen. Når du har gjort nogen uret, har de måske ikke været glade for at se en e -mail fra dig ankomme.

At sætte noget som 'Please Accept My Excuses' eller 'I Am Sincerely Sorry' i emnelinjen er en god måde at gøre det klart fra starten, hvad dit budskab er til. Prøv ikke at blive klog ved at bruge e -mail -akronymer; hold det ligetil, så de ved, hvad dit budskab indeholder.

Anerkender din fejl

Billedkredit: stevanovicigor/ Depositphotos

Nu hvor du har fået åbnet, er det tid til den første vigtige del af undskyldningen. Her skal du klart identificere det problem, der skete. Eje op til, hvad du gjorde; prøv ikke at afvise skylden på en anden eller undskyld for det, der skete.

Her er et eksempel på hvad man ikke skal gøre i din undskyldningsmail:

Selvom jeg ved, at jeg gik glip af en vigtig deadline, er det virkelig ikke min skyld. Jeg arbejdede sammen med Paul om dette projekt, og han spildte for meget af min tid ved at stille mig en masse uafhængige spørgsmål. Min computer frøs også i løbet af ugen, og IT kunne ikke se på den endnu. Så det er ikke alt på grund af mig.
er kindle ubegrænset det værd?

Selvom ovenstående er sandt, giver det ikke en god undskyldning. Denne del skal anerkende dit ansvar i tabben.

Sådan noget er meget bedre:

Jeg er klar over, at jeg gik glip af en afgørende deadline. Dette projekt var virkelig vigtigt for vores afdeling, og du stolede på mig til at fuldføre det rettidigt. Jeg ved, at min manglende gennemførelse af denne opgave til tiden har forsinket projektets afslutning. Dette afspejler dårligt vores team, og det er jeg ked af.

Her har du klart lagt frem, hvad du gjorde forkert, uden at forsøge at bagatellisere eller aflede det. Dette er en del af undskyldningen, der ofte savnes i dag.

At udtrykke anger for det, du gjorde

Nu hvor du klart har angivet din fejl, skal du vise modsætning til det, der skete. Husk på, at det du gjorde i det mindste forårsagede smerte, frustration og andre negative følelser for den anden person. I professionelle omgivelser kan det også have fået dem til at spilde tid, penge eller komme i problemer med deres overordnede.

Gør det klart, at du føler anger over situationen. Prøv at sætte dig selv i deres sko og forstå, hvordan dine handlinger fik dem til at føle. Giv ikke en forklaring på din adfærd her, eller sig, at du er 'ked af, at de har det sådan' om det, du gjorde.

Pointen med en undskyldning er at reparere et brudt forhold, ikke at bevise, at du hele tiden havde ret.

Her er et eksempel på, hvordan du indrammer denne del af undskyldningen:

Jeg vil oprigtigt undskylde for, at jeg ikke opfyldte mine forpligtelser og fuldføre den opgave, du havde betroet mig til tiden. Der er ingen undskyldninger for denne fiasko. Jeg kan ikke lide at vide, at jeg har svigtet mit team, og jeg synes det er forfærdeligt, at det har givet dig forlegenhed, når du mødes med klienten.

At udtrykke empati giver ægthed for din undskyldning. Det hjælper dig med at glemme dit perspektiv et øjeblik og se på, hvad en anden har at gøre med.

liste over installerede programmer windows 10

Gør din fejl rigtigt

Ord er vigtige, men handlinger vejer meget mere. For at vise, at du mener det, du sagde, er det vigtigt at rette op. Handling vil enten gøre situationen rigtig (hvis det er muligt) eller vise, at du vil gøre dit bedste for ikke at begå den samme fejl igen.

Hvis vi fortsætter med vores eksempel på at savne en deadline, kan noget som dette tjene som en restitutionsdel af undskyldningsmailen:

For at undgå at gå glip af deadlines vil jeg i fremtiden tale med dig i god tid, hvis jeg er bekymret for, at jeg ikke kan få noget gjort til tiden. Jeg vil være mere bevidst om, hvor lang tid kritiske projekter tager mig, og er villig til at bruge ekstra timer uden for kontoret for at sikre, at de bliver færdige. Dette sker ikke igen.

I nogle situationer ved du måske ikke, hvad du skal tilbyde for at gøre op med din adfærd. Hvis det er tilfældet, kan du simpelthen spørge 'Hvad kan jeg gøre for at gøre dette rigtigt?'

Det vigtigste er at vise, hvordan du vil handle anderledes i fremtiden for at forhindre, at det samme problem sker igen.

Sådan lukker du din undskyldningsmail

Nu skal du bare pakke beskeden op. Dette er ret enkelt, men sørg for at holde tonen passende. Du skal takke modtageren for at have læst din undskyldningsbesked og ønske dem godt.

Læs mere: Den bedste måde at afslutte en e -mail professionelt

Det kan også være en god idé at invitere dem til at diskutere det, du sagde yderligere. Dette viser, at du er oprigtig og åben for yderligere dialog.

Her er en måde at lukke din professionelle undskyldningsmail:

Tak fordi du læste dette. Hvis der er noget, du gerne vil diskutere yderligere, bedes du kontakte mig, så vi kan klare det.

Med venlig hilsen [Dit navn]
bedste sted at bygge en pc

Hvis du ikke vil bruge 'Med venlig hilsen', fungerer andre formelle lukninger som 'Med venlig hilsen' også. Du behøver ikke sige 'Med undskyldninger' eller lignende, da du har brugt hele e -mailen på en ordentlig undskyldning.

Er e -mail det rigtige medium til en undskyldning?

Vi har gennemgået, hvordan man professionelt undskylder i en e -mail. Men før du begynder at skrive din besked, bør du overveje, om en e -mail er det rigtige medium til undskyldningen.

E -mail har bestemt fordele, når det kommer til undskyldninger. Fordi der ikke er nogen tidsbegrænsning, kan du komponere dine tanker på en klar og direkte måde. Hvis en hurtig undskyldning er i orden, giver e -mail dig mulighed for at kontakte dem på kort tid, hvis møde personligt ikke er en mulighed. Og i modsætning til personlige undskyldninger behøver du ikke være spontan og reagere på, hvad den anden person siger.

Men det er ikke alt godt. E-mail er mindre personlig end en personlig (eller telefonopkald) undskyldning. Afhængigt af din virksomheds opsætning kan det være feigt at sende en e -mail, hvis det er muligt at se det personligt. Skjul dig ikke bag en skærm, når du skal undskylde for noget.

E -mail undskylder for at rette fejl

At undskylde korrekt er en værdifuld livsfærdighed. Ikke alle ved, hvordan man gør det, og en dårlig undskyldning kan efterlade den anden person endnu mere frustreret end før. Brug denne grundlæggende guide til, hvordan du siger undskyld i e -mail, og du er på vej til et repareret forhold.

Husk, at det endelige mål med en undskyldning er at genopbygge den brudte tillid. Du har gjort noget forkert, og de tre store trin ovenfor er, hvordan du ejer det og retter det. Undskyld ikke om dig.

Billedkredit: nito/ Shutterstock

Del Del Tweet E -mail 5 måder at skrive professionelle e -mails på, der sparer tid og kræfter

Det er en færdighed at vide, hvordan man skriver professionelle e -mails, der sparer tid og får svar. Lad disse e -mails skabeloner hjælpe dig.

Læs Næste Relaterede emner

Produktivitet
Skrivetips
Tips til e -mail
Online etikette
Fjernarbejde
Professionelt netværk

Om forfatteren Ben Stegner(1735 artikler udgivet)

Ben er stedfortrædende redaktør og Onboarding Manager på MakeUseOf. Han forlod sit it-job for at skrive på fuld tid i 2016 og har aldrig set sig tilbage. Han har dækket tekniske tutorials, anbefalinger til videospil og mere som professionel forfatter i over syv år.

Mere fra Ben Stegner

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere