9 Tips og tricks til Skype til virksomheder til gode møder

Skype for Business, tidligere Lync, er Microsofts virksomhedsbesked og mødeløsning. Du kan mødes med op til 250 mennesker --- selvom de ikke bruger programmet --- og bruge en kombination af lyd, billeder og chat til at være vært for dit møde.

Vi har samlet en liste over nogle af vores foretrukne Skype for Business -funktioner, som du måske ikke kender til. Fra at optage dit møde til at dele dine PowerPoint -præsentationer, har vi dækket dig med nogle gode tips.

Uden videre er her de bedste tips og tricks til Skype for Business.

1. Start et Skype -møde i Outlook

Spild ikke din tid på at rode med planlægning af møder i eksterne værktøjer. Der er så meget potentiale for, at det går galt med onlinemøder, og det gør det ofte.

Måske glemmer nogen at deltage til tiden, har ikke det rigtige browser -plugin installeret eller kan ikke tilslutte deres headset. Slip med alt dette besvær ved at bruge et Skype for Business -møde, når du planlægger møder.

Når du opretter en aftale i Outlook, på Aftale fane, klik Skype -møde . Dette vil derefter integrere et link i beskrivelsen, som folk kan klikke for at deltage i mødet.

Hvis de har påmindelser aktiveret i Outlook, kan de ganske enkelt klikke Deltag i møde når det dukker op, og Skype for Business starter det automatisk. Borte er bekymringen ved manuelt at invitere folk til et opkald --- hvis de er på invitationen, kan de deltage.

Hvis du ikke kan se Skype -møde knappen, skal du bare foretage en hurtig ændring i dine Outlook -indstillinger.

Gå til Fil> Indstillinger> Tilføjelser .
På den Styre dropdown vælg COM-tilføjelser og klik på Gå...
Marker feltet ud for Tilføjelse til Skype-møde til Microsoft Office og klik på Okay . Færdig!

Muligheden for at dele din skærm er en fantastisk funktion i Skype for Business. Du kan tale mennesker gennem et dokument, hente en webside eller vise andet, der er relevant for mødet.

Når du er i opkaldet, skal du klikke på ikon for skærmdeling (under de, der ringer op, ved siden af mikrofonen.) Her vil du kunne dele hele din skærm eller et bestemt vindue.

Du vil se en oversigt omkring det indhold, der deles med andre, og du kan bruge betjeningselementerne øverst på skærmen --- praktisk til når du skal stoppe med at dele.

Hvis Skype for Business ikke udfører jobbet, kan du tjekke ud de bedste gratis online skærmdelingsværktøjer .

3. Optag dine Skype -møder

Har du nogensinde været til et møde, afbrudt opkaldet og derefter haft et fuldstændigt sind tomt senere? Sagde personen bestemt det? Hvad var handlingspunkterne?

Du kan helt overvinde det ved at optage alle dine Skype for Business -møder. Enhver opkaldsaktivitet, f.eks. Lyd, video, skærmdeling og onlinemeddelelse, vil blive optaget i optagelsen.

Når du er i et møde, skal du klikke på ... symbol og derefter Start optagelse . Alle i mødet får besked om, at du optager det, og et rødt cirkelsymbol vises øverst i opkaldet hele vejen igennem. Du kan bruge pause og hold op ikoner efter behov. Når mødet er afsluttet, gemmes optagelsen automatisk i MP4 -format.

For at finde en optagelse skal du gå til hovedskærmen til Skype for Business og klikke på indstillinger tandhjul dropdown .

Herfra skal du gå til Værktøjer> Recording Manager . Dette viser dig metadata for dine optagelser, f.eks. Dato og længde.

Du kan også Spil optagelsen og Gennemse ... for at finde filen på din pc.

4. Kend Skype -genveje

Som alle Office -produkter er Skype for Business fyldt med tastaturgenveje for at hjælpe dig med at få tingene gjort hurtigt.

Tryk på for at begynde med det grundlæggende Windows -tast + Shift + O. at acceptere en indgående invitation eller Windows -tast + Esc at afslå det.
Tryk på for at slå lyden til/fra Windows -tast + F4 .
Kameraet fungerer med Windows -tast + F5 .
Tryk på under et opkald Ctrl + Shift + H at sætte det på hold, eller Alt + Q at afslutte det helt. Når du deler din skærm, skal du trykke på Ctrl + Alt + S at stoppe med at gøre det.
Alternativt, hvis en anden har taget kontrol over din skærm, skal du trykke på Ctrl + Alt + mellemrum at genvinde kontrollen.

Programmet har for mange genveje til at liste her, så gå over til Microsofts genvejsside til Skype for Business for den fulde low-down, hvor de dækker genveje til IM, PowerPoint-deling, browsing med kontakter og mere.

Hvis du vil blive en sand genvejsmester, skal du tjekke ud vores ultimative Windows genvejsguide .

5. Indstil Kontakt fortrolighedsforhold, og blokér nogen

Du kan tildele hver af dine kontakter et af fem relationsniveauer. Som standard vil de inden for din virksomhed være Kollegaer , og dem på ydersiden vil være Eksterne kontakter .

Hvert relationsniveau har forskellige tilladelser. For eksempel, Venner og familie kan ikke se dine møde detaljer og Arbejdsgruppe kan afbryde din Forstyr ikke -status.

Det kan være nyttigt at ændre forholdet, hvis du arbejder med en eksternt person, som du konstant arrangerer møder med, eller hvis der er nogen, du altid vil kunne kontakte dig uanset din status.

For at ændre en kontakts forholdsstatus, Højreklik på deres navn og gå til Skift fortrolighedsforhold . Her kan du gennemgå den aktuelle relationsstatus og finde beskrivelser af de andre muligheder.

Vælg Blokerede kontakter hvis du vil forhindre nogen i at kunne sende besked eller ringe til dig. De vil stadig se dit navn og din e -mail, men din status vil blive skjult for dem, og de vil ikke blive informeret om, at du har blokeret dem.

Hvis du vil vælge flere kontakter for at ændre relationer i bulk, skal du holde nede Ctrl og venstre klik på hvert navn efter tur.

Hvis du nogensinde vil ændre forholdet tilbage til standard, skal du klikke på Tildel automatisk forhold .

6. Start en meningsmåling, spørgsmål og svar og whiteboard

Du kan krydre dine møder ved at bruge whiteboard, afstemning og spørgsmål-og-svar-funktioner. Hvis du vil bruge disse i et møde, skal du klikke på Nuværende indhold knappen, vælg Mere , og vælg derefter enten Tavle , Afstemning , eller Spørgsmål og svar .

Valg Tavle åbner den på alles skærme. Dette er en fantastisk funktion, når det er lettere at tegne noget end at tale om det.

Du kan bruge panelet til højre til at skifte mellem de forskellige annotationsindstillinger, f.eks. Pen, highlighter og viskelæder. Tavlen lukkes, hvis du skifter til en anden præsentationsmulighed, men indholdet forbliver, hvis du vender tilbage til det senere.

Valg Afstemning vil åbne Opret en meningsmåling vindue. Her kan du indtaste navnet på din meningsmåling og svarvalgene. Afstemningen vil derefter vise alle i mødet, så de kan stemme og se andre menneskers valg.

Du kan klikke Afstemningshandlinger for at justere indstillingerne, f.eks. at skjule stemmerne fra deltagerne, gemme resultaterne eller lukke afstemningen.

Endelig vælges Spørgsmål og svar vil ændre standardchatten til et spørgsmål og svar -modul.

Når en deltager stiller et spørgsmål, modtager du en meddelelse. Klik på Svar , skriv et svar, og tryk derefter på Gå ind . Dette viser spørgsmålet og svaret for alle.

Når du er færdig, skal du klikke Stop spørgsmål og svar , gå derefter til Gem som hvis du vil have en oversigt over sessionen.

7. Præsenter med PowerPoint

Du kan dele din skærm i Skype for Business, men nogle gange vil du måske kun vise en præsentation. Integrationen med PowerPoint tillader dette.

Åbn din præsentation i PowerPoint, gå til Diasshow fane og klik Present Online> Skype for Business . Du får mulighed for at sende dette til et møde, der allerede er i gang, eller for at oprette et nyt møde.

Du kan gøre det samme i andre Office -applikationer. For at gøre det skal du gå til File> Share> Present Online . Når du er her, skal du sikre dig Skype for Business er valgt i rullemenuen, og klik derefter på Til stede .

Når du præsenterer i Skype for Business, ser du de nødvendige ikoner på skærmen for at styre indholdet, f.eks. Pile til at flytte mellem PowerPoint -dias. Klik på Stop med at præsentere når som helst at ophøre med at dele filen med alle.

8. Overførsel til mobil

Hvis du nogensinde har befundet dig midt i et Skype for Business -opkald, og du skal forlade computeren, kan du bare skifte opkaldet til din mobiltelefon.

For at konfigurere dette skal du gå til Indstillinger> Værktøjer> Valg> Telefoner> Mobiltelefon ... Indtast din Telefonnummer (medtag en hvilken som helst land/områdekode), og klik på Okay .

Nu, når du er i et Skype for Business -opkald, skal du klikke på Opkaldsstyring knappen, og klik derefter på Overførsel . Vælg nu Min mobil og klik på Overførsel .

Du får et opkald på din mobil, som automatisk forbinder dig til Skype for Business -opkaldet.

Det gode ved dette er, at du ikke behøver Skype for Business -applikationen installeret på din telefon. Der er dog ingen måde at overføre opkaldet fra telefonen til Skype for Business.

9. Afinstaller Skype for Business

Hvis du arbejder i en organisation, der bruger Skype for Business, og du bruger en virksomheds computer eller bærbar computer, kan du muligvis ikke afinstallere Skype for Business. Din IT -afdeling har muligvis låst muligheden for at gøre det. Desuden er det sandsynligvis ikke klogt at afinstallere et værktøj, som din organisation elsker.

Hvis du har Skype for Business på dit personlige system, er det anderledes. Trykke Windows -tast + I for at åbne Indstillinger, og klik på Apps . Søg Skype for Business , klik på det, og klik derefter på Afinstaller .

Hvis du ikke kan se det på denne liste, betyder det, at det kommer som en del af din Office -pakke og ikke kan afinstalleres uden at afinstallere hele Office -pakken.

Alternativt kan du åbne Skype for Business og klikke på indstillinger tandhjulsikon . Klik på i venstre rude Personlig . Fjern markeringen Start automatisk appen, når jeg logger videre til Windows .

Nu behøver du aldrig at se det igen og kan glemme, at det er installeret.

Vær dine møder som en professionel

Med alle disse tips under dit bælte kan du nu være vært for dine møder som en professionel. Dine kolleger vil blive imponeret over din effektive mødeorganisation, hvor problemfrit du deler indhold, og hvor sejt det er, når du opretter den meningsmåling.

gratis ocr software til windows 10

Nu hvor du har styr på teknologien, bør du også se vores artikel om, hvordan du overlever møder på arbejde. Og hvis du arbejder hjemmefra, kan du se vores fjerntliggende arbejdsressourcer.

Billedkreditter: Robert Kneschke/Shutterstock

Del Del Tweet E -mail Sådan rengøres din Windows -pc ved hjælp af kommandoprompt

Hvis din Windows -pc er ved at løbe tør for lagerplads, skal du rydde op i skrammel ved hjælp af disse hurtige kommandopromptværktøjer.

Læs Næste Relaterede emner

Produktivitet
Skype
Samarbejdsværktøjer
Præsentationer
Optag lyd
Kontakt ledelse
Tastaturgenveje
Videochat
Optag video
Microsoft Office 365
Fjernarbejde
Møder
Videokonference
Hjemmekontor

Om forfatteren Joe Keeley(652 artikler udgivet)

Joe blev født med et tastatur i hænderne og begyndte straks at skrive om teknologi. Han har en BA (Hons) i Business og er nu freelance skribent på fuld tid, der nyder at gøre teknologien enkel for alle.

Mere fra Joe Keeley

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere