Home-theater-designers
Microsoft Word er pakket med så mange funktioner, at du kan producere stort set, hvad du vil med det. Men disse funktioner resulterer ikke altid i den slags smukke, højkvalitets og professionelle dokumentdesign, som du kan forvente.
Det er én ting at vide alt om Microsoft Word, alle dets finurligheder og finurligheder og funktioner - det er noget helt andet at vide, hvad der gør et godt dokument. Her viser vi dig, hvordan du formaterer et Word -dokument, så det ser professionelt ud.
1. Hold det enkelt, mindre er mere
Vil du vide, hvordan du får et Word -dokument til at se godt ud? Bare hold det enkelt, og drage fordel af skjulte funktioner, som Microsoft Word kommer med. Hvis du husker en ting fra denne artikel, lad det være dette, og du vil kunne træffe de rigtige designbeslutninger i fremtiden!
hvordan man downloader video fra et websted
Når du skriver et dokument, skal indholdet være hovedfokus. Der findes retningslinjer for dokumentformatering for at gøre indholdet lettere at læse og fordøje. Fjern fristelsen til at introducere iøjnefaldende elementer, der kun tjener til at distrahere. Maksimer mellemrum. Hold din formulering stram, og revider eventuelle ordrige sætninger eller afsnit. Enkle og minimale regler generelt.
2. Vælg en kontekst-passende skrifttype
Din første store designbeslutning bør være hvilken skrifttype du vil bruge. Traditionel viden siger det serif skrifttyper er lettere at læse i trykte dokumenter, hvorimod sans serif skrifttyper er bedre for øjnene, når de læses på en digital skærm.
Gode eksempler på serif-skrifttyper inkluderer Garamond, Georgia, Hoefler Text og Palatino, mens gode eksempler på sans-serif-skrifttyper inkluderer Arial, Gill Sans, Helvetica og Lucida Sans.
Spring Comic Sans over, hvis du vil undgå en af de mest almindelige fejl i præsentationsdesign. Og uanset hvad du ender med at bruge, skal du holde dig til det samme skrifttype i hele dokumentet. Hvis det ønskes, kan du bruge en anden skrifttype til overskrifter.
3. Brug standard skrifttype og farve
Du kan ikke lære at formatere et word -dokument til at se professionelt ud uden at være opmærksom på tekstens udseende. Erhvervs- og akademiske papirer bruger generelt 12-punkts skriftstørrelser , der producerer de mest læsbare afsnit, når de bruges i kombination med de nedenfor beskrevne retningslinjer for sidestørrelse, margener og linjeafstand.
Nogle informationstætte rapporter kan undertiden gå ned til 10-punkts skriftstørrelse, men aldrig mindre end det.
Generelt er det bedst at holde dine hænder væk fra alt, der er relateret til farver , især for trykte dokumenter. Du bliver nødt til at betale mere for farveblækket, og det overføres ikke, hvis dokumentet nogensinde bliver kopieret. For digitale dokumenter, reserver farvet tekst til kritiske advarsler og lignende. Foretrækker at understrege at bruge fed og kursiv tekst.
4. Brug standard sidestørrelse og margener
Næsten alle kontordokumenter udskrives som standard 8½ 'x 11' sider, kendt som US Letter -størrelse (også kendt som A4 andre steder, som er 210 mm x 297 mm). Dette er den eneste størrelse, der garanteret er tilgængelig, uanset hvilken printer du bruger.
Hvad angår margener, kræver de fleste stilmanualer og stilvejledninger en 1 'margin på alle sider på siden, som giver den bedste læsbarhed for linjelængder og muliggør skriftlige kommentarer om nødvendigt. Men hvis dokumentet skal bindes i et bindemiddel, kan du øge sidemargenerne til 1½ ' for at rumme ringene.
5. Juster afsnit til venstre
Du kan blive fristet til at bruge berettiget justering, fordi det er det, der bruges i aviser og romaner og nogle lærebøger, men det er det forkerte valg til kontor- og akademiske dokumenter. Hvorfor er det vigtigt at lave et dokument formelt? Uden formalitet bliver dit dokument ulæseligt.
Hvad du vil er venstrejustering for tekst . Dette skaber ujævnhed i højre side af afsnit, men det holder bogstavafstand mellem de forskellige skrifttyper, som du bruger, og det betyder optimal læsbarhed. Ellers kan du ende med typografiske floder , som er ekstremt distraherende og simpelthen ser grimme ud.
6. Indryk de første linjer i afsnit
Afsnit bør ikke have ekstra afstand mellem dem, og de første linjer i afsnit bør være indrykket for at få hvert afsnit til at skille sig ud . Den eneste undtagelse er for afsnit, der direkte følger en sektionsoverskrift, som kan efterlades ubekymret, fordi den omgivende kontekst gør det klart, at det er sit eget afsnit.
En generel tommelfingerregel er at gøre indrykningsstørrelsen den samme som skriftstørrelsen. Sørg for at bruge Words paragrafstylingsfunktioner til at håndtere indrykningerne frem for at bruge Tab nøgle!
7. Placer billeder mellem afsnit
Det kan være i orden at placere billeder inde i et afsnit og lade den omgivende tekst flyde rundt om det, og hvis din organisation foretrækker det på den måde, så fortsæt og gør det. Men generelt kan det skade læsbarheden, især i datadrevne rapporter.
hvordan man downloader youtube -videoer til kamerarulle
Den sikreste mulighed, især for grafer og diagrammer og tabeller, er at læg billeder imellem afsnit og hold dem i centrum. På den måde kæmper dine billeder aldrig om opmærksomhed med den omgivende tekst. Det hjælper også billedtekster med at skille sig ud.
8. Vælg kontekst-passende linjeafstand
Det rigtige valg for linjeafstand (det mellemrum, der adskiller en tekstlinje fra den næste tekstlinje) afhænger virkelig af, hvilken slags dokument du skriver.
Faglige artikler skal først følge eventuelle akademiske stilguider på stedet og derefter foretrække dobbeltafstand, hvis der ikke findes en stilguide. Forretnings- og kontordokumenter tendens til at være enkelt mellemrum for at minimere antal sider nødvendig ved udskrivning, men digitale dokumenter kan være lettere at læse, hvis de er placeret mellem 120-150 procent.
9. Opdel tekst med overskrifter og lister
Jo længere dokumentet er, desto vigtigere bliver overskrifterne. Vil du hellere læse en rapport på 20 sider, der ikke er andet end en tekstmur fra ende til anden? Eller en rapport på 30 sider, der er organiseret i korrekte sektioner, undersektioner og overskrifter? Jeg foretrækker det sidste hver gang.
Lister er også gode til at bryde tekstvægge og trække øjne til vigtige punkter. Brug nummererede lister når man tæller et sæt varer (f.eks. 'de fem attributter for en succesrig iværksætter') eller når man giver trin-for-trin instruktioner. Ellers, punktlister er fine. Bare sørg for at undgå at bruge for mange lister, hvilket forringer læsbarheden af dit Word -dokumentdesign.
Dette er især vigtigt, når det kommer til ved hjælp af Word til at formatere et manuskript .
10. Separate sektioner med pauser
Når du vil lære at få din rapport til at se professionel ud, skal du stifte bekendtskab med sektionsbrud. I Microsoft Word, sektionsbrud giver dig mulighed for at differentiere bestemte sider med ændringer i retning, kolonner, sidehoveder, sidefødder, sidetal og mere. Sektionsbrud findes i fire former:
- Næste side: Start det næste afsnit på den følgende side.
- Sammenhængende: Start det næste afsnit på den aktuelle side.
- Lige side: Start det næste afsnit på den næste lige side.
- Ulig side: Start det næste afsnit på den næste lige side.
Hvis dit dokument er stort nok til at have brug for kapitler, er dette den bedste måde at formatere dem på en ren måde. Hvert kapitel skal laves med et afsnit 'Næste side' sektion, eller afsnittet 'Lige sider' eller 'Ulige sider', hvis du vil placere det i et bindemiddel. Vi har vist hvordan du fjerner sideskift om nødvendigt også.
Lær, hvordan du formaterer et Word -dokument til at se professionelt ud
Medmindre din organisation eller skole kræver et specifikt layout og format, kan du springe det hårde arbejde med at oprette din egen skabelon over og bare downloade en i stedet. Dette hjælper dig med hurtigt at opnå et professionelt dokumentdesign.
Del Del Tweet E -mail 8 vigtige skrivetip til Microsoft WordLær, hvordan du bruger Microsoft Word effektivt for at blive en professionel forfatter. Her er et par tips til dig!
Læs Næste Relaterede emner- Produktivitet
- Digitalt dokument
- Skrifttyper
- Microsoft Word
- Microsoft Office -tip
Emma er seniorforfatter og juniorredaktør for sektionen Kreativ. Hun tog en bachelor i engelsk og kombinerer sin kærlighed til teknologi med at skrive.
Mere fra Emma RothAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere