5 ting du bør undgå at gøre i Excel

5 ting du bør undgå at gøre i Excel

Excel er et glimrende værktøj til behandling af data, men det har sine begrænsninger. Når du har alt for komplicerede formler, eller hvis din computer går ned, når du åbner en Excel -fil, så bør du måske overveje at bruge et andet filformat.





Så hvad er anvendelsessagerne, som du bør overveje forskellige software til? Her er et par situationer, hvor du skal bruge en anden app.



1. Massive databaser

Hvis du ikke er velbevandret i computere, tror du sandsynligvis, at Excel (eller Google Sheets) er den eneste måde at gemme data på. De nyeste versioner af Excel har trods alt 16.384 kolonner og 1.048.576 rækker på i alt 17.179.869.184 celler.





Selvom dette er mange oplysninger, skal du være opmærksom på, at din computer indlæser det hele på en gang. Derfor, hvis du bruger mange celler, kan du forvente, at din pc kører langsomt. At have hundrede, eller endda tusinde, rækker vil ikke være et problem.

Men hvis du bliver ved med at samle data gennem årene, eller hvis du har flere brugere, der tilføjer oplysninger til en fil, vil selv kraftige computere kæmpe for at indlæse dem. Dette skyldes, at Microsoft indlæser alle data, når den åbner filen.



Selvom dette er nyttigt til analyse af kortsigtede data, spilder det computerkraft, hvis du kun skal analysere specifikke oplysninger. For eksempel, hvis du har brug for en kundes e -mail -adresse, behøver du ikke indlæse resten af ​​din klientdatabase.

Et godt alternativ til lagring af data er at bruge dedikeret databasesoftware eller -tjeneste. De tilbyder de samme funktioner som Excel, f.eks. Dataanalyse, men med endnu mere funktionalitet. Du kan bruge Microsoft Access, hvis du er fan af Microsoft Suite. Andre alternativer inkluderer LibreOffice Base og andre.



2. Kompleks dataanalyse

Microsoft Excel har et betydeligt antal tilgængelige formler. Det tilbyder den enkleste sumformel til komplicerede funktioner som f.eks nutidsværdi (beregner tidsværdien af ​​penge) og Vejrudsigt (bruges til at beregne fremtidige værdier).

hvordan man konverterer png til pdf på windows 10

Men hvis du finder dig selv i at lave flere komplicerede funktioner, er det på høje tid, at du overvejer andre løsninger. Excel er et glimrende værktøj, hvis din formels variabler alle er baseret på rådata. Men hvis du finder ud af, at dine funktioner er baseret på celler, der selv er formler, kan du overveje at bruge dedikeret analysesoftware.



Hvis dine regneark er afhængige af flere formler, betyder det tilføjede lag af kompleksitet, at det er let for fejl at blive opdaget. Og selvom du finder fejl, er det ikke let at spore dem, hvis dine formler er tre linjer lange.

I stedet for at bruge Excel til komplicerede scenarier, kan du prøve at lære et programmeringssprog som Python. Det er let at forstå, og det er der flere gratis ressourcer til at komme i gang på det. Og hvis du ikke er tilbøjelig til at studere programmering, kan du også bruge dedikerede dataanalyseværktøjer, der er meget lettere at bruge.

hvorfor siger min telefon volte

3. Projektledelse

Før fremkomsten af ​​dedikerede projektstyringsværktøjer som Asana og Trello brugte mange fagfolk Microsoft Excel. Det er trods alt let at oprette. Der er endda skabeloner, du kan downloade for at hjælpe dig i gang.

Men så snart dit team vokser - eller du begynder at få flere projekter - bliver tingene komplicerede. Medmindre du bruger onlineversionen af ​​Excel, kan dit team ikke bruge din projektstyringsfil samtidigt. Og når du tilføjer flere opgaver og delopgaver, kan du ende med at få for mange oplysninger i et ark.

Efterhånden som flere mennesker har adgang til filen, er der større chance for en utilsigtet blanding. De kan utilsigtet ændre en formel eller endda slette vigtige oplysninger. Oprettelse og tildeling af projektafhængigheder kan også blive forvirrende.

Derfor er det bedst at få en dedikeret opgavehåndteringsapp til at styre dit team. Tilrettelagte apps giver dig og dit team et klart overblik over alt, hvad der skal gøres. Du kan endda tildele opgaver til bestemte medlemmer, så intet bliver overset.

Og hvis du har et budget, kan du finde gratis projektstyringsværktøjer online. Nu kan du holde alle på samme side uden at skulle bruge en skilling.

4. Skemaer

På grund af sin lette tilgængelighed bruges Excel ofte som en formular. Der har været mange tilfælde, hvor begivenheder og sammenkomster har brugt bærbare computere og Excel -filer til gæsteregistrering.

Det er praktisk at bruge Excel (eller et hvilket som helst regneark) som en formular, fordi arrangørerne direkte kan analysere deres data. Dette kommer dog med flere ulemper.

  • For det første ville du ikke have kontrol over datainput. Alle kunne indtaste forkerte oplysninger, og du ville ikke være klogere. Der er heller ingen datastandardisering. En person kunne skrive i New York under staten, mens en anden ville skrive NY. Dette er problematisk under dataanalyse.
  • For det andet, hvis du har flere registreringssteder, ville du have separate datasæt, der kræver konsolidering. Dette tager tid og kan indføre fejl i dine data. Dette kan også føre til dobbeltarbejde, da brugere kan indtaste deres data to gange.
  • For det tredje er der ingen databeskyttelse. Hvis du bruger et regneark, kan alle rulle gennem posterne og indsamle data. De kan endda ændre eksisterende oplysninger, hvilket vil skæve dine data. Hvis der opstår en datalækage gennem din Excel -registrering, kan du blive holdt ansvarlig.
  • Endelig, hvis du vil bruge Excel til online registrering, er det ikke egnet til store databaser, som allerede nævnt.

5. Finansiel dataanalyse

Når du bruger Excel til at spore økonomiske data, er det sandsynligt, at du skal linke til flere kilder. Disse kilder kan være andre Excel -filer, onlinedatabaser og endda finansielle websteder. Når du tilføjer disse, øges dog chancerne for at indføre en fejl eller få forældede oplysninger.

Der har endda været en utilsigtet hændelse hos J.P. Morgan helt tilbage i 2012, hvor en formel ved et uheld brugte prissummer i stedet for deres gennemsnit ved beregning af risiko. Dette gav igen et resultat omkring to størrelser lavere end den faktiske værdi og fik banken til at miste 6 milliarder dollar i handel.

jeg keder mig, hvad kan jeg gøre på internettet

Mens andre spørgsmål er involveret, er denne fejlskrevne formel en del af den kaskade af fejl, der førte til dette massive tab.

Brug dedikeret software

Microsoft Excel er et glimrende regneark. Det er fantastisk til små datasæt, eller hvis du prøver det som et bevis på koncept. Men hvis du vil skalere dit arbejde, bør du overveje dedikeret software.

Brug af software udviklet specielt til dit formål vil give dig bedre funktionalitet, arbejde hurtigere og give dig mulighed for at få tingene gjort mere effektivt. Selvom nogle af dem vil koste tid eller penge (eller begge dele) at oprette, vil det spare dig penge i det lange løb.

Del Del Tweet E -mail De 10 bedste Excel -alternativer til dine regnearksbehov

Leder du efter et billigere alternativ til Microsoft Excel? Disse regneark -apps tilbyder alt hvad du behøver for mindre.

Læs Næste Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Microsoft Excel
  • Regneark
  • Dataanalyse
Om forfatteren Jowi moral(77 artikler udgivet)

Jowi er forfatter, karrierecoach og pilot. Han udviklede en kærlighed til alt hvad pc lige siden hans far købte en stationær computer, da han var 5 år gammel. Fra da af har han brugt og maksimeret teknologi i alle aspekter af sit liv.

Mere fra Jowi Morales

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere