Hvad er Google Docs? Sådan bruges det som en proff

Google Docs er tekstbehandlerkomponenten i Googles online kontorsuite. Det er et gratis alternativ til Microsoft Word. Det har også flere funktioner, end du måske er klar over.

I denne artikel besvarer vi de oftest stillede spørgsmål om Google Docs.

Hvad er Google Docs?

Google Docs er Googles browserbaserede tekstbehandler. Du kan oprette, redigere og dele dokumenter online og få adgang til dem fra enhver computer med en internetforbindelse. Der er endda en mobilapp til Android og iOS.

Hvad der adskiller Google Docs fra dens vigtigste desktop -konkurrent, Microsoft Word, er dets samarbejdsfunktioner. Google Docs var en af de første tekstbehandlere, der tilbød delt online dokumentredigering.

Google har gjort det utroligt let at dele dokumenter på tværs af platforme og arbejde sammen om dem i realtid fra et browservindue. Dine samarbejdspartnere behøver ikke engang en Google -konto for at se eller redigere Google -dokumenter, du deler med dem.

I øvrigt, Tilføjelser til Google Docs lad dig udvide funktionaliteten og tilføje manglende funktioner.

Sådan bruges Google Docs

Du kan bruge Google Docs, ligesom du ville bruge Word -dokumenter. Opret nye dokumenter, bruge Google Docs -skabeloner , del dokumenter med dit team og samarbejd i realtid. Vi viser dig det grundlæggende her.

Sådan opretter du et Google -dokument

For at oprette et nyt Google Doc skal du først gå til docs.google.com og log ind med din Google -konto. Når du er på startsiden for Google Dokumenter, kan du oprette et tomt nyt dokument eller vælge en skabelon.

Du kan også gå til Fil > Ny > Dokument eller Fil > Ny > Fra skabelon at gøre det samme inde fra et eksisterende Google Doc.

Fra menuen Filer kan du også ændre mange aspekter af dokumentet, herunder sideretningen .

Sådan gemmes et Google -dokument

Som en del af Googles online kontorsuite behøver du aldrig huske at gemme et dokument, da Google automatisk gemmer det på dit Google Drev. Derfor finder du ikke en Gem -knap.

Når det er sagt, fra Fil menu, kan du Lav en kopi , E -mail , eller Hent dit Google Doc.

Sådan downloades Google Docs

Google gemmer dine dokumenter på Google Drev. Hvis du vil downloade et Google -dokument til din computer i stedet, skal du gå til Fil > Hent og vælg det ønskede filformat.

Sådan e -mailes et Google -dokument

Hvis du vil downloade dokumentet, fordi du vil e -maile det, kan du gøre det direkte fra dokumentet. Gå til Fil> E -mail> Send denne e -mail / e -mail -samarbejdspartnere , vælg det filformat, du vil vedhæfte, og udfyld standard -e -mailoplysningerne.

I stedet for at sende et dokument til en e -mail anbefaler vi dog at dele det. Det er fordi deling giver alle mulighed for at se og arbejde på den samme version af dokumentet. På denne måde undgår du at oprette modstridende kopier eller kopiere dit arbejde. Som tidligere nævnt gør modtageren det ikke har brug for en Google -konto for at se eller redigere dokumentet.

Hvis du vil dele et Google -dokument inde fra dokumentet, skal du klikke på Del knappen øverst til højre. Nu har du flere muligheder:

Du kan indtaste navne eller e -mailadresse/adresser for den eller de ønskede modtagere. Bemærk, at standardadgangsniveauet med denne metode er Redaktør . Klik på penikonet til højre for at ændre dette til Seer eller Kommentar .

I stedet for at dele dokumentet med enkeltpersoner, kan du dele det med grupper via et link via Få link menu. Som standard vil dine private Google Docs blive delt med Nogen som helst .

Hvis din Google -konto tilhører en organisation (her: MakeUseOf.com), deles den inden for denne organisation. Klik på Lave om eller Del med... for at justere disse indstillinger og give brugere af linket adgang til Viewer, Commenter eller Editor.

Når du er færdig, skal du klikke Kopier link nederst til højre. Linket vil blive kopieret til dit udklipsholder.

Hvis du vil dele en kopi af dit Google Doc med flere samarbejdspartnere, fordi du ikke vil have dem til at redigere det originale dokument, kan du også bruge dette lav et kopitrick for at spare dig selv for noget arbejde.

Sådan spores ændringer i Google Docs

Når du foretager hyppige ændringer i dine Google Docs, eller når du har delt det med andre, vil du gerne spore ændringer.

Versionshistorik

hvorfor tager google chrome så meget hukommelse?

Google Docs gør dette automatisk ved at spore dit dokuments versionshistorik. Gå til Fil> Versionshistorik> Se versionshistorik for at udvide en menu, der viser alle de ændringer, Google har sporet for dit dokument.

Du kan se, hvornår der blev foretaget ændringer, hvem der foretog dem, og de er alle fremhævet i dokumentet.

Du kan endda navngiv den aktuelle version for nemt at tilbagekalde ændringer foretaget bagefter. Gå enten til Fil> Versionshistorik> Navngiv den aktuelle version , indtast et navn, og klik på Gemme .

Alternativt kan du gå til menuen versionshistorik og klikke på datoen eller navnet på en version for at omdøbe den. I menuen versionshistorik kan du derefter aktivere en indstilling til Vis kun navngivne versioner (se skærmbillede ovenfor).

Versionshistorik er den grundlæggende form for sporing af ændringer. Du kan gendanne et dokuments versioner ved at vælge det og klikke på Gendan denne version knap. Hvad du ikke kan gøre er at acceptere eller kassere individuelle ændringer inden for hver version. Hvis det er den funktionalitet, du ønsker, skal du bruge en anden funktion: tilstande.

Forslagstilstand

Google Docs understøtter tre forskellige tilstande: Redigering , Foreslår , og Visning . Redigering er standardtilstand. For at skifte til en anden tilstand skal du gå til Vis> Tilstand eller klik på penikonet yderst til højre i værktøjsmenuen. For at kontrollere individuelle ændringer, brug Foreslår .

Når du foretager ændringer i tilstanden Forslag, ser du en kommentar på højre side af dokumentet med mulighed for at acceptere eller afvise forslaget. Du kan også skrive et svar for at diskutere hver ændring.

Alle ændringer, der foretages i denne tilstand, spores individuelt under den respektive dokumentversion i versionshistorikken. På denne måde har du mulighed for at gennemgå og gendanne afviste ændringer, selvom du skulle gendanne den version af dokumentet, hvilket betyder, at du ville miste alle følgende ændringer.

Tip : For at tvinge dine samarbejdspartnere til at bruge forslagstilstand, skal du angive deres adgang til kan kommentere når du deler dokumentet.

Sådan udskrives fra Google Docs

Udskrivning fra Google Docs fungerer ligesom udskrivning af ethvert andet dokument på din computer. For at udskrive et Google -dokument skal du åbne dokumentet og derefter enten gå til Fil> Udskriv eller tryk på Ctrl + P tastaturgenvej eller klik på udskrivningsikonet i værktøjsmenuen.

Hver af disse handlinger åbner din printmenu. Herfra skal du vælge din printer og indstillinger og udskrive som du normalt ville.

Sådan redigeres Google Docs offline

For at redigere dine Google Docs offline skal du opfylde et par grundlæggende betingelser. Først skal du være online, mens du opretter offline adgang. Du skal også bruge Google Chrome uden for inkognitotilstand, installere og aktivere Google Docs offline Chrome -udvidelse, og har nok ledig lagerplads til at gemme dine filer.

Når dette er gjort, skal du gå til docs.google.com , klik på hamburgermenuen øverst til venstre, gå til Indstillinger , og sørg for skyderen ved siden af Offline er i På position (se skærmbillede herunder).

Nu vil hvert dokument, du begynder at arbejde på, også være tilgængeligt offline på din computer, i det mindste midlertidigt. Skyikonet ved siden af dokumentnavnet angiver, om dit dokument er tilgængeligt offline.

Når din internetforbindelse falder, ser du en overstreget sky og notatet 'Arbejder offline'. Alle ændringer, du foretager, synkroniseres, når du genopretter forbindelse til internettet.

Med udvidelsen Google Docs offline aktiveret kan du se listen over alle dine dokumenter under docs.google.com , selv når du er offline. Alle dokumenter, der er permanent tilgængelige offline, har et flueben. Klik på menuen med tre prikker for at styre Tilgængelig offline mulighed.

Google Docs Offline -udvidelsen gemmer også alle dokumenter, du åbner, i cachen. Skulle du miste din internetforbindelse, har du adgang til selv de dokumenter, der ikke eksplicit er tilgængelige offline.

vælg alle en farve photoshop

I så fald kan du permanent gøre dokumentet tilgængeligt offline, selvom du ikke er online. I mellemtiden vil de dokumenter, der ikke er gemt i cachelagring og ikke er tilgængelige offline, blive slået fra.

For at sikkerhedskopiere og synkronisere Google Docs -filer til din computer eller mobil kan du også bruge Værktøj til sikkerhedskopiering og synkronisering af Google Drev .

Google Docs, nu under din kontrol

Nu kender du det grundlæggende i, hvordan du bruger Google Docs. Dernæst er det tid til at opdage pæne måder at oprette smukke Google -dokumenter på . Du kan derefter gå videre til at udforske funktioner, der er relevante for forretningsdokumenter og stemmeskrivning i Google Docs .

Del Del Tweet E -mail Sådan kontrolleres antallet af ord i Google Docs

Lær, hvordan du får vist ordtællingen for hele dit dokument eller den valgte tekst i Google Dokumenter.

Læs Næste Relaterede emner

Internet
Produktivitet
Google Docs
Samarbejdsværktøjer
Tekstbehandlingsprogram
Ofte stillede spørgsmål
Kontorsuiter

Om forfatteren Tina Sieber(831 artikler udgivet)

Mens hun afsluttede en ph.d. begyndte Tina at skrive om forbrugsteknologi i 2006 og stoppede aldrig. Nu også redaktør og SEO, kan du finde hende på Twitter eller vandre en sti i nærheden.

Mere fra Tina Sieber

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere