Brug tricket 'Lav en kopi', når du deler Google Drive -dokumenter

Brug tricket 'Lav en kopi', når du deler Google Drive -dokumenter

Det er let at lave en kopi af ethvert dokument på din egen Google Drive -konto. Men hvad nu hvis du vil have dine samarbejdspartnere til automatisk at lave en kopi af et Google -dokument, når de modtager et delingslink?





hvordan man tilføjer klasser til google kalender

Prøv disse tips, der bruger en lille justering til den delte webadresse.





Nytten af ​​dette pæne Google Drive -hack er ikke helt klart af titlen, men prøv det en gang, og du vil se den umiddelbare fordel, når du samarbejder med andre på Google Drive.





Denne metode er praktisk, når du vil bevare det originale dokument, mens du giver andre plads til at redigere en kopi af dokumentet i deres egen Drev -mappe.

Det vil spare dem for en tur til Fil> Lav en kopi kommando og del en kopi af et Google Doc på den sædvanlige måde. Sådan fungerer det.



Del en kopi af et Google -dokument automatisk

En typisk sag er et Google -dokument, der skal udfyldes individuelt af hver respondent. Samarbejdspartnere kan indtaste detaljerne i deres egen kopi af dokumentet uden at ødelægge originalen.

Du behøver ikke bede dem om at lave en kopi. Følg blot disse trin, så kopieres der automatisk til dem.





Denne hack fungerer på Google Docs, Google Sheets og Google Slides.

  1. Åbn det Google Drev -dokument, du vil dele.
  2. Klik på den blå Del knappen øverst til højre i dokumentet.
  3. I Del med mennesker og grupper dialog, klik hvor som helst på Få link som angivet af prompten.
  4. Tag fat i dokumentlinket med et klik på Kopier link . Du kan sende dette link til alle via e -mail eller et hvilket som helst andet medium og derefter se, kommentere eller redigere dokumentet. Du kan indstille adgangen ved at vælge mellem Seer , Kommentar , eller Redaktør med et klik på den lille pil ned til højre.
  5. Kopier og indsæt det delte link i en e-mail. Slet nu alt efter skråstreget i linket og indsæt 'kopi'. Rediger denne lille del af hele linket kun delen. Hvis du foretager andre redigeringer, vises det som en fejlside for din modtager. Sådan ser det nye link ud nu:
  6. Send e -mailen, og dit arbejde er udført. Når modtageren klikker på linket, tager det dem til deres Google Drev -skærm, der beder dem om at lave en kopi af dit dokument.

Når de klikker Lav en kopi , gemmes en lokal kopi af dokumentet på deres Google Drev. Kopien modtages også uden eventuelle kommentarer i originalen. Hvis du vil sende en fil med kommentarerne, skal du læse det næste tip herunder.





Andre Google URL -tricks, du kan bruge til at dele et Google -dokument

Der er et par flere variationer, du kan tvinge til de delte links, afhængigt af hvad du vil have din samarbejdspartner til at gøre med det. Lad os gå igennem disse fire URL -justeringer.

1. Del en kopi af Google Docs, der indeholder kommentarer

Nogle gange vil du have, at dine kommentarer skal overføres til kopien, så dine teammedlemmer kan bruge den til at arbejde på deres version. Du kan gøre det på to måder:

  • Udskift | _+_ | med | _+_ | i filens URL.
  • Udskift | _+_ | med | _+_ | for at undgå at kopiere løste kommentarer.

2. Del en Google Docs -kopi som en forhåndsvisning

Forhåndsvisningstilstanden er anderledes end indstillingen Vis, fordi den viser dokumentet i en overskuelig grænseflade uden menulinjer og knapper. For eksempel kan du dele et ark eller en diaspræsentation med alle uden for dit samarbejdende team.

Brug tilstanden Preview ved at erstatte

/edit

i filwebadressen til Google Drev med

/copy?copyComments=true

.

Bemærk, at et Preview -link fjerner menuer. Så modtagerne vil ikke kunne bruge Fil> Lav en kopi mulighed for at tilføje en kopi til deres eget Google Drev.

For at omgå denne begrænsning kan modtagere gå til adresselinjen i deres browser og erstatte

/edit

med

includeResolvedCommentsOnCopy=false

igen for at lave en kopi til deres eget drev.

3. Del et Google -dokument som en skabelon

Du kan dele et Google -dokument som en skabelon. Modtageren får en rodfri kopi af dit dokument minus Google Drev-menuerne. De kan også lave en kopi af dokumentet til deres drev med et klik på den blå Brug skabelon e -knap.

Erstatte

sim ikke klargjort mm 2 fix
/edit

med

/preview

Denne metode kombinerer Preview -indstillingen med valget om 'Lav en kopi'.

Et direkte downloadlink fungerer som det siger. Dit teammedlem skal bare klikke på linket, og filen downloades til deres skrivebord.

Erstatte

/preview

med

/edit

Tilføj det filformat (som PDF eller CSV), som dokumentet skal gemmes som, og dit downloadlink er klar. PDF- eller CSV -indstillingen er ideel, fordi den er et universelt format, og modtageren ikke har brug for en Google -konto for at åbne og se filen.

Modtageren får også en udskriftsklar fil, som de øjeblikkeligt kan sende til printeren. Dette fungerer med Google Docs og Google Sheets, men ikke Google Slides.

Hold øje med Google Drevs delingsindstillinger

Google Drev er bygget op omkring samarbejde. Men det er altid en god idé spore hvem du deler dine filer med . Det er let at miste overblikket, når du arbejder i et stort team.

Ovenstående eksempler viser, at det er let at justere de delte webadresser og få adgang til filerne, hvis dine delingstilladelser ikke er angivet med sikkerhed i tankerne. Brug lidt tid på administrere dine delte filer i Google Drev og du behøver ikke bekymre dig om, at filer falder i de forkerte hænder.

Del Del Tweet E -mail 12 videosider, der er bedre end YouTube

Her er nogle alternative videosider til YouTube. De indtager hver en anden niche, men er værd at tilføje til dine bogmærker.

Læs Næste
Relaterede emner
  • Produktivitet
  • Google Docs
  • Samarbejdsværktøjer
  • Google Drev
  • Sky lagring
  • Google Sheets
Om forfatteren Saikat Basu(1542 artikler udgivet)

Saikat Basu er stedfortrædende redaktør for internet, Windows og produktivitet. Efter at have fjernet snavs fra en MBA og en ti år lang marketingkarriere, brænder han nu for at hjælpe andre med at forbedre deres historiefortællingsevner. Han ser efter det manglende Oxford -komma og hader dårlige skærmbilleder. Men idéer til fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger hans sjæl.

Mere fra Saikat Basu

Abonner på vores nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!

Klik her for at abonnere