Home-theater-designers
Google Drev er et fantastisk produktivitets- og samarbejdsværktøj. Når du først begynder at bruge det meget, bliver det imidlertid svært at holde alt organiseret.
Heldigvis tilbyder Google Drives mange måder at gøre det let at finde det, du leder efter. Her er en guide til at organisere Google Drev for at reducere spildtid på at lede efter oplysninger.
1. Grundlæggende konfiguration og tilføjelse af filer til Google Drev
Ligesom standard filudforskere giver Google Drev dig mulighed for at organisere dine filer ved hjælp af mapper, hvilket er praktisk, hvis du arbejder på forskellige projekter. Hvad der dog gør dette lidt kompliceret, er, at dine filer kan stamme fra to forskellige kilder.
Du vil se disse opført i sidepanelet på Google Drev -webapp . Mit drev gemmer filer, du har gemt på Drev, mens Delt med mig indsamler indhold, som andre inviterede dig til at få adgang til på Drev . Disse kan omfatte teamsamarbejdsmapper, offentlige Drev -mapper, der bruges til distribution og lignende.
Du vil også se Computere her, hvis du bruger Google Drevs backupfunktion, men det er en separat funktion, så det gælder ikke rigtigt nu.
En fil, du vil finde, kan muligvis være under en af disse kategorier, hvilket gør det svært at finde via browsing. For at forenkle dette kan du tilføje genveje til delte filer eller mapper til dit eget Drev. Gør dette ved at klikke og trække en fil til Mit drev på sidebjælken, eller højreklik på den og vælg Tilføj genvej til Drev . Du kan placere genvejen hvor som helst du vil i dit eget drev.
Filen forbliver på sin oprindelige placering, men genvejen i dit drev giver dig let adgang til den fra dit eget hierarki. Dette forhindrer dig i at skulle vade gennem delte data.
2. Sorter efter dato og andre faktorer
Dette er et grundlæggende tip, men det må forklares, fordi det måske ikke umiddelbart er klart, hvor man finder det. Du finder muligheden for at ændre filsortering øverst til højre i den aktuelle filvisning. Det fremstår som den aktuelle sorteringsmetode, f.eks Navn .
Klik på denne tekst for at angive en anden sorteringsmetode, f.eks Sidst ændret eller Sidst åbnet af mig . Brug pilen til også at skifte mellem stigende og faldende sortering.
Selvom det er enkelt, er dette en praktisk måde hurtigt at give mening om en mappe med hundredvis af filer.
3. Vælg Filer hurtigere
Som mange filudforskere lader Google Drev dig bruge Flytte og Ctrl i kombination med klik, samt klik-og-træk, for at vælge flere filer.
Holde Ctrl og klik på flere filer for at vælge dem alle. For at vælge filer, der er i en række, skal du klikke på den første og derefter klikke på den sidste, mens du holder den nede Flytte . Klik og træk er et let alternativ til dette, hvis du foretrækker det.
Husk, at du kan ændre filvisningen ved hjælp af knappen øverst til højre, som vises over sorteringsindstillingen og ved siden af Info ikon. Brug den til at skifte mellem liste- og gittervisning, hvilket kan gøre det lettere at vælge en gruppe filer.
4. Brug avancerede søgeværktøjer
At søge efter en fil ved hjælp af søgelinjen øverst på skærmen er den bedste måde at finde noget, du har mistet. Brug af de avancerede værktøjer, der kun er et par klik væk, gør det endnu mere effektivt.
Når du klikker på søgelinjen, kan du vælge en filtype, som f.eks PDF -filer eller Regneark , for kun at vise filer af den slags.
Du vil bemærke, at når du klikker på en af disse, type: præsentation eller lignende vises i søgelinjen. For at blive mere specifik, prøv at indtaste et søgeudtryk ved siden af typen. Dette gør det let at indsnævre din søgning, hvis du ved, hvilken slags indhold du leder efter.
Derudover kan du klikke Flere søgeværktøjer nederst i menuen til valg af filtype (eller den lille pil til højre for søgefeltet) for at se avancerede søgemuligheder. Disse lader dig uddybe efter kriterier som ændret dato, ejer og hvem den blev delt med.
Hvis du gemmer masser af filer i Drev og ikke kan huske, hvor du har placeret de fleste af dem, bliver søgning din bedste ven.
5. Brug farver og stjerner til at oprette kategorier
Selvom du kan oprette dybe hierarkier af mapper, er det nogle gange lettere at bruge et mere visuelt system. Ved at højreklikke på en mappe kan du vælge Skift farve og gør det lettere at identificere på et øjeblik.
I stedet for standard (og kedelig) grå for alt, er en farvestrålende mappe meget lettere at få øje på blandt masser af andre mapper i dit drev. Prøv kun at anvende farve på dine vigtigste mapper, eller brug et farveskema til lignende indholdstyper.
Som et lignende trin kan du også markere elementer ved at vælge Føj til stjernemarkeret i højreklikmenuen. For at se hver fil og mappe, du har stjernemarkeret, skal du klikke på Stjernemærket i menuen til venstre. Reserver stjerner til dine vigtigste data, og du ved altid, hvor du skal lede efter dem.
6. Se eksempler på dokumenter for at scanne dem hurtigt
Vil du have en hurtig påmindelse om, hvad der er i en fil, så du kan være sikker på, at du har den rigtige? Det er her, preview -knappen er praktisk. Vælg en fil, og klik derefter på øje ikonet øverst til højre i den værktøjslinje, der vises. Dette genererer en hurtig forhåndsvisning, så du kan se over filen uden at åbne den helt.
hvordan finder jeg en ip -adresse til e -mail
Dette kan tage et sekund at indlæse, men er stadig hurtigere end at åbne filen helt. Hvis du kan redigere den fil, du har vist (f.eks. Google Docs -dokumenter eller regneark), får du vist en Åbn med [app] link øverst.
7. Kontroller revision og rediger historier fra mit drev
For filer, du ejer i Drev, kan du kontrollere tidligere versioner og se, hvem der har foretaget ændringer af filen. Højreklik på noget og vælg Administrer versioner at gennemgå (og downloade) ældre versioner af den fil, samt uploade en ny.
I mellemtiden skal du højreklikke på en fil og vælge Se detaljer for at åbne et panel til højre med oplysninger om filen. Skift til Aktivitet fane for at se, hvad der er sket med det for nylig, f.eks. folk, der foretager ændringer eller deler dokumentet.
8. Prøv apps til at hjælpe dig med at organisere yderligere
Hvis de indbyggede kontroller ikke er nok, kan du også forbinde tredjepartsapps til Google Drev for mere funktionalitet. For at gennemse disse skal du højreklikke på en fil og vælge Åbn med> Tilslut flere apps .
Dette åbner markedet, hvor du kan gennemse tilføjelser, der fungerer med Google Drev. Kig igennem dem, og se om du finder nogen af dem lokkende. For at komme i gang, skal du kigge på vores liste over de bedste værktøjer til Google Drev .
9. Mini-tips til Drive-organisation
Vi efterlader dig med en række mindre tips, der også kan hjælpe dig med at organisere indholdet af dit drev:
- Prøv at bruge emoji i dine mappenavne . I Windows skal du trykke på Vind + periode for at indtaste en emoji, der fungerer i mappenavne på Google Drev. Parret med mappefarver kan disse være en hjælp for dem, der er meget visuelle.
- Brug hashtags som provisoriske tags . Google Drev har ikke en ordentlig tagging -funktion, så du kan lave din egen ved hjælp af hashtags. Selvom det ikke officielt understøttes, tilføjer #Vigtig eller #Finansiere til relevante dokumenter lader dig se alt på ét sted med en hurtig søgning.
- Brug smarte navngivningskonventioner . Hvis du vil have, at filer altid skal vises i en bestemt rækkefølge, skal du bruge 001 eller lignende i starten af deres navne for nem organisation. Sørg også for at holde filnavne korte nok til at gøre dem håndterbare, men glem ikke at medtage søgeord, der gør det let at finde dem i søgninger hen ad vejen.
Effektiv Google Drive -organisation er afgørende
Nu kender du nogle af de bedste måder at holde alt i dit Google Drev under kontrol. Det er vigtigt at holde dine filer let tilgængelige, især når du har hundredvis af filer spredt over snesevis af mapper.
For at mestre Google Drive skal du også vide, hvordan du løser almindelige problemer med softwaren.
Del Del Tweet E -mail 10 almindelige problemer med Google Drive (og hvordan man løser dem)Oplever du problemer med Google Drev? Prøv disse tips, rettelser og løsninger til at løse problemer med Google Drev.
Læs Næste Relaterede emner- Produktivitet
- Filhåndtering
- Organisationssoftware
- Google Drev
Ben er stedfortrædende redaktør og Onboarding Manager på MakeUseOf. Han forlod sit it-job for at skrive på fuld tid i 2016 og har aldrig set sig tilbage. Han har dækket tekniske tutorials, anbefalinger til videospil og mere som professionel forfatter i over syv år.
Mere fra Ben StegnerAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere