Home-theater-designers
Microsoft Word er de facto standardprogram til Microsoft Office -dokumenter, fra forskningsartikler til faglige rapporter . Men nogle gange har du data i et andet program, som du skal referere til; det kan være i Microsoft Excel, det kan være en PDF, det kan endda være et andet Word -dokument. At vide, hvordan man importerer disse data, kan spare dig en masse tid.
I denne artikel dækker vi otte forskellige måder, hvorpå du kan importere oplysninger til dine Microsoft Word -dokumenter; nogle vil være nyttige til ting som rapporter, andre vil være gode til formbreve og lignende projekter, og andre vil bare spare tid i et par specifikke situationer, når du har brug for noget ud over det sædvanlige .
hvordan fungerer google docs?
Da Microsoft Excel er den mest alsidige ressource at importere data fra, starter vi der.
Importer en tabel fra Microsoft Excel
Formatering af tabeller i Microsoft Word er forfærdeligt. Det er derfor Microsoft Excel findes, ikke? Heldigvis havde Microsoft fremsynet til at lade dig inkludere tabeller direkte fra Excel i dit Word -dokument, så du kan udføre al formatering i Excel, hvor det er meget lettere.
For at komme i gang skal du markere de celler, du vil kopiere i Microsoft Excel, og trykke på Rediger> Kopier og gå tilbage til Microsoft Word.
Gå til Rediger> Indsæt special ... (eller højreklik og vælg Indsæt special ... ) og vælg Indsæt link i venstre sidepanel. I Som... menu, vælg Microsoft Excel -regnearksobjekt , og derefter slå Okay .
Du får nu vist de celler, du har valgt, lige i dit Microsoft Word -dokument. Og fordi du valgte Indsæt link i stedet for sæt ind , opdateres disse celler, når du foretager ændringer i dit Microsoft Excel -regneark.
Hvis du vælger sæt ind i stedet for Indsæt link , dine celler opdateres ikke, når du foretager ændringer i regnearket. Det har imidlertid den fordel at arbejde, om Excel -arket er til stede eller ej. Så hvis du ikke får brug for opdateringer - hvis du udskriver, eller du vil e -maile filen til en anden, og den skal f.eks. Vise de korrekte data - vil du måske bruge sæt ind .
Importer en enkelt celle fra Microsoft Excel
Du kan også bruge den samme metode som ovenfor til individuelle celler:
I dette tilfælde i stedet for at vælge Microsoft Excel -regnearksobjekt , Valgte jeg Uformateret tekst ; det er derfor, nummeret kommer ind med den samme formatering som resten af Microsoft Word -dokumentet. Det opdateres stadig på samme måde, men du behøver ikke at beskæftige dig med at forsøge at få tekstboksen det rigtige sted.
Du kan bruge den samme strategi med en hel tabel, hvis du også vil beholde formateringen i overensstemmelse med dit Word -dokument. Hvis dette ikke virker, eller du har brug for en mere kompliceret adfærd fra din enkeltcelle, kan du prøve at bruge Visual Basic til at integrere Excel -data i dit Word -dokument.
Importer en graf eller diagram fra Microsoft Excel
Ligesom at importere en tabel, kan det være meget bekvemt at importere en graf eller et diagram fra Microsoft Excel til Word, så det automatisk opdateres, når du foretager ændringer i Excel -regnearket. Dette kan især være nyttigt, hvis du skal oprette regelmæssige rapporter, der indeholder grafer. Heldigvis har Microsoft gjort denne proces ekstremt let: bare kopier og indsæt grafen fra Microsoft Excel i Word.
Du kan også klikke og trække grafen fra Microsoft Excel til Word for at integrere den i filen. Uanset hvad du går, opdateres diagrammet nu automatisk, når du foretager ændringer i det originale regneark.
Mailfletning fra Microsoft Excel
Med en fletning kan du oprette et stort antal bogstaver, etiketter, konvolutter eller næsten alt andet i Microsoft Word ved hjælp af data fra Excel. Brads artikel om hvordan man sender fletning med Microsoft Excel og Word dækker emnet mere detaljeret, end jeg nogensinde kunne, men den korte version er, som du vil bruge Værktøjer> Mail Merge Manager for at vælge din datakilde og oprette skabelonen i Microsoft Word.
Hvis du bruger en ældre version af Microsoft Office, kan denne tutorial om sammensmeltning af mail ved hjælp af Office 2007 være nyttig, og du kan endda bruge mailfletning til masse -e -mails i Outlook . Det kan tage et stykke tid at få styr på brug af mailfletning, men når du får det, vil det være et af de mest nyttige værktøjer i dit Office -arsenal.
Import af PDF -filer
Et hurtigt advarselsord: Når du importerer en PDF til Microsoft Word, kommer det dybest set ind som en billedfil og ikke som tekst. Hvis du vil kunne markere eller ændre tekst, skal du kopiere og indsætte den fra PDF -filen. Hvis du imidlertid bare vil integrere en PDF -fil i dit Microsoft Word -dokument, skal du trykke på Indsæt> Objekt , og vælg derefter Fra fil ... og vælg din PDF.
Du ender med at PDF'en er integreret sådan:
Det er ikke fantastisk til tekstbaserede PDF-filer, men hvis der er billeder i filen, er det lettere end at kopiere og indsætte eller finde en måde at gøre PDF'en til en billedfil for at indsætte den i dit Microsoft Word-dokument.
Automatisk import af tekst fra andre Word -dokumenter
Hvis du regelmæssigt skal skrive det samme, kan du muligvis spare tid ved at lægge det i et Microsoft Word -dokument og blot referere det fra et andet dokument.
Lad os sige, at du har en masse formularbreve, du skal sende, som alle skal indeholde dit navn og det firma, du arbejder for, men din arbejdsgiver ændrer sig regelmæssigt. Du vil ikke ændre hvert bogstav, når du får en ny kontrakt, så du kan bare gemme dit afmelding i et dokument og få alle de andre opdateret, når du foretager en ændring.
At gå igennem et eksempel vil hjælpe med at gøre dette mere klart. Her er et dokument, der kan 'opdateres', som jeg har gemt:
Jeg vil inkludere hver af disse - en afmelding, kontaktoplysninger og et tilbud - i hvert af brevene. For at gøre dette opretter jeg et bogmærke på hvert enkelt. For at oprette et bogmærke skal du markere den tekst, du vil linke til i andre dokumenter, og derefter klikke på Indsæt> Bogmærke .
Indtast navnet på dit bogmærke, og klik på Tilføje .
Gem nu filen og noter den fulde sti til, hvor den er gemt. For at indsætte din gemte tekst skal du gå til et andet Microsoft Word -dokument og trykke på Indsæt> Felt . Vælg IncludeText fra Feltnavne menu.
Skriv nu 'INCLUDETEXT' [sti til filen] '[navn på bogmærket]' i tekstfeltet under menuen. Da jeg skrev det, så det sådan ud:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Users: dralbright: Documents: updateable-text.docx' signoff
(Hvis du bruger Windows, skal du bruge standardnotationen til stier, der starter med 'C: \'. Bemærk, at du skal inkludere to skråstreger mellem hver sektion i stedet for en.) Slå nu Okay , og du vil se teksten indsat i dit dokument.
hvordan man har 2 separate kalendere på android
Ind imellem skriver du noget forkert, og du får en fejl, som denne:
For at løse det skal du højreklikke et vilkårligt sted på fejlen og vælge Skift feltkoder - dette lader dig se og redigere koderne inde fra dokumentet. Du kan også bruge dette på felter, der fungerer korrekt, hvis du skal foretage en ændring.
Herfra kan du foretage de rettelser, du har brug for. I dette eksempel er der et ekstra lighedstegn i begyndelsen af koden.
Efter fjernelse af lighedstegnet fungerer feltet korrekt.
For at foretage en ændring på tværs af alle de dokumenter, du har knyttet til dit bogmærke, skal du gå tilbage til din almindelige tekstfil og blot foretage ændringerne. Her har jeg erstattet Groucho Marx -citatet med et fra Oscar Wilde.
I dine andre dokumenter skal du højreklikke på det felt, der er blevet opdateret, og vælge Opdateringsfelt .
Og der har du det, feltet opdateres med de nye oplysninger.
Dette kan virke som meget arbejde, men hvis du regelmæssigt skal skrive de samme ting, kan det spare dig en enorm mængde tid i det lange løb. Det tager lidt opsætningstid på frontenden, men du kan se bekvemmeligheden ved dette system med det samme. Glem ikke også at tjekke andre nyttige Office -automatiseringer med IFTTT for at spare tid.
Importer tekst fra en tekstfil eller Microsoft Word -dokument
Hvis du vil hente tekst fra en tekstfil eller Word -dokument, men ikke vil åbne den, skal du vælge alt, kopiere det, gå tilbage til dit dokument og indsætte det (dette kan tage lang tid, hvis du har hundredvis af sider med tekst), kan du importere direkte. Bare slå Indsæt> Fil og vælg den tekstfil eller Word -dokument, du vil importere tekst fra.
Når du har valgt filen (skal du muligvis ændre Aktiver dropdown til Alle læsbare dokumenter ), ser du hele teksten i dit Microsoft Word -dokument.
Importer tekst fra en webside
Hvis du vil beholde en opdateret kopi af en webside i et Microsoft Word -dokument, kan du også gøre det! Lad os sige, at jeg vil have en online tekstfil, der indeholder En historie om to byer i mit dokument. Jeg vil bruge det samme INCLUDETEXT -felt, men i stedet for at bruge en lokal sti vil jeg bruge URL'en:
Opdatering af feltet bringer hele bogen ind i mit dokument.
Du får de bedste resultater med et teksttungt websted. Du kan se, hvad der sker, når jeg prøver at bruge INCLUDETEXT til at hente MakeUseofs hjemmeside:
Hvis du har brug for at importere den opdaterede tekst fra et websted til dit dokument, er dette bestemt værd at lege med. Du skal muligvis eksperimentere lidt, men det kan muligvis være et meget nyttigt værktøj.
Hvad gør Du Importere til Microsoft Word?
Vi har dækket otte forskellige ting, du kan importere til Microsoft Word her - men der er nok flere muligheder derude. Hvad har du importeret til Microsoft Word? Del de mest nyttige ting, du har kunnet importere, så vi alle kan hjælpe hinanden med at spare tid ved at blive Word -mestre!
Del Del Tweet E -mail 5 tips til at overlade dine VirtualBox Linux -maskinerTræt af den dårlige ydelse, der tilbydes af virtuelle maskiner? Her er hvad du skal gøre for at øge din VirtualBox -ydeevne.
Læs Næste Relaterede emner- Produktivitet
- Microsoft Word
- Microsoft Office -tip
Dann er en indholdsstrategi og marketingkonsulent, der hjælper virksomheder med at skabe efterspørgsel og kundeemner. Han blogger også om strategi og content marketing på dannalbright.com.
Mere fra Dann AlbrightAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere