Home-theater-designers
Når du udfylder regneark, er Excel autofyld -funktioner den mest effektive måde at spare tid på. De fleste mennesker er ikke klar over, at de kan automatisere mange ting, de gør manuelt i Excel.
For eksempel vil du måske kun anvende en formel på hver anden eller tredje række, når du trækker ned til autofyld. Eller måske vil du udfylde alle emnerne i et ark. Denne artikel viser dig fem af de mest effektive måder at automatisere søjlefyldning på.
1. Autofyld hver anden celle i Excel
Enhver, der har brugt Excel i nogen tid, ved, hvordan man bruger autofyld -funktionen til automatisk at udfylde en Excel -celle baseret på en anden.
Du skal blot klikke og holde musen i cellens nederste højre hjørne og trække den ned for at anvende formlen i cellen på hver celle under den (svarende til kopiering af formler i Excel ).
I et tilfælde, hvor en første celle bare er et tal og ikke en formel, ville Excel bare automatisk udfylde cellerne ved at tælle opad med en.
Men hvad nu, hvis du ikke ønsker at anvende Excel -autofyldformlen til hver enkelt celle under den? For eksempel, hvad hvis du kun vil have, at hver anden celle automatisk skal udfylde og sammenkæde for- og efternavn, men du vil lade adresselinjerne være uberørte?
Sådan automatisk udfyldes hver anden celle i Excel
Du kan gøre dette ved lidt at ændre din automatisk udfyldningsprocedure. I stedet for at klikke på den første celle og derefter trække den ned fra nederste højre hjørne, vil du fremhæve de to første celler i stedet. Placer derefter musen i nederste højre hjørne af de to celler, indtil markøren ændres til en ' + '.
Hold nu nede og træk det ned, som du normalt ville.
Excel udfylder ikke længere automatisk hver enkelt celle baseret på den første celle, men fylder nu kun hver anden celle i hver blok.
Hvordan håndteres andre celler
Hvad hvis de anden celler ikke er tomme? Nå, i så fald vil Excel også anvende de samme regler i den anden celle i den første blok, du fremhævede, for hver anden celle.
For eksempel, hvis den anden celle har et '1' i sig, vil Excel automatisk udfylde hver anden celle ved at tælle op med 1.
Du kan bare forestille dig, hvordan denne fleksibilitet i høj grad kan forbedre, hvor effektivt du er i stand til automatisk at udfylde data i ark. Det er en af de mange måder, Excel hjælper dig med at spare tid, mens du håndterer mange data.
windows ekstern harddisk vises ikke
2. Autofyld til slutdata i Microsoft Excel
En ting, som folk ofte støder på, når de arbejder på Excel -regneark i et virksomhedsmiljø, er at håndtere massive regneark.
Det er let nok at trække musemarkøren fra toppen til bunden af et sæt på 100 til 200 rækker for automatisk at udfylde den kolonne. Men hvad nu hvis der faktisk er 10.000 eller 20.000 rækker i regnearket? Det ville tage lang tid at trække musemarkøren ned over 20.000 rækker.
Der er et hurtigt trick til at gøre dette mere effektivt. Sådan kan du automatisk udfylde store områder i Excel. I stedet for at trække helt ned i kolonnen, skal du bare holde shift -tasten nede på tastaturet.
Nu vil du bemærke det, når du placerer musen i cellens nederste højre hjørne, i stedet for et plusikon er det et ikon med to vandrette parallelle linjer.
Det eneste du skal gøre er Dobbeltklik dette ikon, og Excel vil automatisk udfylde hele kolonnen, men kun ned til, hvor den tilstødende kolonne faktisk har data.
Dette ene trick kan spare utallige timer spildt ved at prøve at trække musen ned over hundreder eller tusinder af rækker.
3. Udfyld emnerne
Forestil dig, at du har fået til opgave at rydde op i et Excel -regneark, og din chef vil have dig til det anvende en bestemt formel til hver tom celle i en kolonne.
Du kan ikke se noget forudsigeligt mønster, så du kan ikke bruge 'hvert andet x' autofyld -trick ovenfor. Plus, denne tilgang ville udslette eventuelle eksisterende data i kolonnen. Hvad kan du gøre?
Nå, der er et andet trick, du kun kan bruge til at udfylde tomme celler med hvad du vil.
I arket ovenfor vil din chef have dig til at udfylde en tom celle med strengen 'N/A'. I et ark med kun et par rækker ville dette være en let manuel proces. Men i et ark med tusinder af rækker ville det tage dig en hel dag.
Så gør det ikke manuelt. Vælg bare alle data i kolonnen. Gå derefter til Hjem i menuen, vælg Find og vælg ikon, vælg Gå til Special .
Vælg i det næste vindue Emner .
I det næste vindue kan du indtaste formlen i den første tomme celle. I dette tilfælde skriver du bare Ikke relevant og tryk derefter på Ctrl + Enter så det samme gælder for hver tom celle, der findes.
Hvis du ville, i stedet for 'N/A', kunne du indtaste en formel i den første tomme celle (eller klikke på den forrige værdi for at bruge formlen fra cellen lige over den tomme celle).
Når du trykker på Ctrl + Enter , vil den anvende den samme formel på alle de andre tomme celler. Oprydning af et rodet regneark kan være ret hurtigt og let med denne funktion.
hvordan man opretter en ny playstation -konto
4. Udfyld med tidligere værdimakro
Det sidste trick tager faktisk et par skridt. Du er nødt til at klikke på en masse menupunkter - og det er det, der bliver mere effektivt, ved at reducere klik, ikke sandt?
Så lad os tage det sidste trick et skridt videre. Lad os automatisere det med en makro. Den følgende makro søger dybest set gennem en kolonne og søger efter en tom celle. Hvis den er tom, kopierer den værdien eller formlen fra cellen over den.
For at oprette makroen skal du klikke på Udvikler menupunkt, og klik på Makroer ikon.
Navngiv makroen, og klik derefter på Opret makro knap. Dette åbner et kodeeditorvindue. Indsæt følgende kode i den nye funktion.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i
Fremgangsmåden i scriptet ovenfor er at gøre det fleksibelt, så det lader brugeren af arket angive, hvilken kolonne og række der skal startes på. Så nu, når du har et ark, der ser sådan ud:
Når du har udfyldt den tomme celle med den samme formel som cellen over den, kan du køre din makro for at udfylde hullerne i kolonne G.
Når du har besvaret opfordringerne til at starte kolonne og række, udfylder det alle hullerne i den kolonne uden at røre ved de eksisterende data.
Det er i det væsentlige automatisk at udfylde kolonnen, mens eksisterende data efterlades alene. Dette er ikke let at gøre ved blot at trække musen ned i kolonnen, men enten ved hjælp af den menu-drevne fremgangsmåde beskrevet ovenfor eller makrometoden beskrevet i dette afsnit, er det muligt.
5. Iterative beregninger Makro
Iterative beregninger er baseret på resultaterne af tidligere rækker. F.eks. Kan den næste måneds virksomhedsoverskud afhænge af den foregående måneds overskud.
I så fald skal du inkludere den tidligere celles værdi i beregningen, der indeholder data fra hele arket eller projektmappen. At opnå dette betyder, at du ikke bare kan kopiere og indsætte cellen, men i stedet udføre beregningen baseret på de faktiske resultater inde i cellen.
Lad os ændre den forrige makro for at udføre en ny beregning baseret på resultaterne fra den forrige celle.
FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i
I dette script angiver brugeren både det første og det sidste rækkenumre. Da der ikke er nogen data i resten af kolonnen, har scriptet ingen idé om, hvor de skal starte. Når scriptet har givet området, vil det derefter foretage en interaktiv beregning ved hjælp af den tidligere værdi og udfylde hele kolonnen med de nye data.
Husk, at dette kun er en alternativ tilgang til iterative beregninger. Du kan gøre det samme ved at skrive en formel direkte i den næste tomme celle og inkludere den forrige celle i formlen. Når du derefter udfylder kolonnen automatisk, inkorporerer den den tidligere værdi på samme måde.
Fordelen ved at bruge en makro er, at hvis du ville, kunne du tilføje nogle avancerede logikker til den interaktive beregning, som du ikke kunne gøre inde i en simpel celleformel.
Du kan lære mere om fejl, der skal undgås, når du laver Excel -makroer her .
hvordan ved du, om nogen blokerede dig på snapchat
Automatisk udfyldning af Excel -kolonner er en leg
Som du kan se, kan den tilgang, du vælger, når kolonner til automatisk udfyldning virkelig reducere din arbejdsbyrde. Det er især vigtigt, når du har at gøre med regneark med tusinder af kolonner eller rækker. Efter lidt tålmodighed og øvelse vil du ubesværet være i stand til automatisk at udfylde formler i Excel.
Del Del Tweet E -mail Sådan bruges funktionen RANDBETWEEN i ExcelExcel's RANDBETWEEN -funktion returnerer et nyt tilfældigt tal, hver gang dit regneark genberegnes. Sådan bruges det!
Læs Næste Relaterede emner- Produktivitet
- Regneark
- Microsoft Excel
- Microsoft Office -tip
- Produktivitetstip
Ryan har en bachelorgrad i elektroteknik. Han har arbejdet 13 år inden for automationsteknik, 5 år inden for IT, og er nu Apps Engineer. Tidligere administrerende redaktør for MakeUseOf har han talt på nationale konferencer om datavisualisering og er blevet vist på nationalt tv og radio.
Mere fra Ryan DubeAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere