Home-theater-designers
Deling af dokumenter på Google Drev er ikke længere ny. Og det er kun blevet bedre, da fjernarbejde berører alle verdenshjørner. Det er gode nyheder for os, da en simpel Google Drive -delt mappe åbner så mange samarbejdsideer på tværs af forskellige domæner.
Får du stadig styr på det? Disse ti tips skal hjælpe dig med at administrere delte filer lidt bedre fra i dag.
Grundlæggende om deling af Google Drev
Du kan dele enhver fil eller mappe. Men du skal være opmærksom på de mennesker, du deler med, og niveauet for delingstilladelser, du tillader på Google Drev.
Den to minutter lange video opsummerer processen.
Som ejer kan du give andre fuldstændig ejerskab af en fil eller et vist visnings- og redigeringsniveau.
- Kan redigere: Det kollaborative regneark, du arbejder på med dit team.
- Kan kommentere: Bogudkastet du skriver. Andre kan se og tilføje kommentarer til filen, men kan ikke redigere den. Mapper har ikke kommentarer.
- Kan se: Weekendfestinvitationen, du lige har lavet med Præsentation.
Her er et diagram, der sammenligner adgangen for en fremviser, kommentator, redaktør eller ejer:
Kilde: Google Support
1. Sådan deaktiveres kopiering, download og udskrivning af delte filer?
Du kan tillade overførsel, udskrivning og kopiering af delte filer. Funktionen avanceret styring af informationsrettigheder fjerner disse muligheder fra menuen i fremviseren. Dette er endnu et kontrollag over dine dokumenter.
Åbn Google Drev. Vælg den delte fil, og klik på Del ikon øverst til højre.
På den Del med mennesker og grupper dialogboksen, tilføj navnet på samarbejdspartnerne. Angiv tilladelsesniveauet for dine samarbejdspartnere fra rullemenuen ud for navnefeltet. Google Drevs delingstilladelser er Redaktør , Seer , Kommentar .
At sende en meddelelse og en personlig besked er valgfri. Nu kan du deaktivere download, udskrivning eller kopien af den delte fil. Klik på tandhjulsikonet for at få vist yderligere to tilladelser, som du kan fjerne markeringen for at styrke dit dokuments privatliv.
Kom tilbage til den forrige dialog med et klik på pilen, og send derefter filen til din samarbejdspartner.
Seerne vil se Eksportmuligheder deaktiveret meddelelse øverst i menuerne Filer og rediger. Lav en kopi, Udskriv og Download er også gråtonede for de specifikke dokumenter, regneark og præsentationer.
Bemærk, at personer med 'redigerings' tilladelser stadig vil kunne downloade, udskrive og kopiere din fil, selvom denne indstilling er slået til.
2. Del en mappe med ikke-Google-brugere
Dine venner og kolleger har ikke brug for en Google -konto for at se en mappe eller et dokument på Google Drev. Du kan sende en invitation til deres e -mail -adresse. Eller brug et delbart link.
Brugere og samarbejdspartnere, der ikke er en Google-konto, kan kun se filen uanset den tilladelse, du har angivet.
Deling via et offentligt link er en sikkerhedsrisiko for følsomme dokumenter, fordi alle med linket kan få adgang til filen. Så brug det kun i en offentlig chat, e -mail eller sociale medier, hvis dokumentet kan ses af nogen.
3. Download en delt Google Drive -mappe
Med Google Drev kan du downloade hele indholdet i en delt mappe som et ZIP -arkiv. Dette er nyttigt til at gemme lokale kopier af delte dokumenter. Mappestrukturen med eventuelle undermapper bevares i arkivet.
hvordan man ved, hvem der blokerede dig på facebook
Gå til Delt med mig På dit Google Drev. Højreklik på mappen og vælg Hent .
Du kan også bruge trippel prikker ikon i værktøjslinjen for at downloade mappen.
Hvis du downloader et Google Doc, Sheet eller Slide, downloades det som et Office -dokument. Alle andre filer downloades i deres oprindelige format.
4. Overfør ejerskab af filer til en anden
Der er mange grunde til at overføre ejerskabet til dokumenter til en anden. Måske overtager en anden et projekt. Måske har nogen fyret dig. På en bedre måde skal du på ferie og vil bare overdrage ansvaret for de delte dokumenter. Processen til digitalt at 'overdrage' Google Drev -dokumenter og -mapper er let.
Åbn Google Drev. Vælg den delte mappe eller fil i Docs, Sheets eller Slides, og klik på Del ikon øverst til højre. Når den formodede ejer ikke har deleadgang ... inviterer du ved at skrive e -mailadressen i feltet 'Del med mennesker og gruppe'. Derefter Gemme .
lav en emoji af dig selv iphone
Klik på rullemenuen ud for navnet på den person, du vil eje filen eller mappen. Vælg Gør ejer .
Din rolle byttes fra en ejer til en redaktør, når du har overført ejerskabet. En pop op-meddelelse advarer dig om, at 'Den nye ejer får besked og kan fjerne dig. Du kan også miste muligheden for at ændre delingsindstillinger. '
Bemærk: Du kan ikke overføre ejerskab af en synkroniseret eller uploadet fil (f.eks. En PDF- eller en billedfil).
5. Hvordan anmoder man om adgang til delte filer?
Når du prøver at få adgang til en fil via et delt link, ser du muligvis en meddelelse, der siger 'Du har brug for adgang'.
Nogle gange deler ejere et link, før de har angivet tilladelserne. Du vil muligvis også åbne filen med et alternativt Google -id. Det er let at anmode om adgang med et enkelt klik.
På skrivebordet:
- Åbn et link til filen.
- Klik på Anmod om adgang.
På mobilen:
Med appen Drev til Android eller iOS kan du anmode om adgang med et enkelt tryk, når meddelelsen 'Kan ikke få adgang til dokument' dukker op. Anmodning om tilladelse sender en e -mail til ejeren inde fra appen. Filejere får straks en meddelelse om Android og iOS.
Hent: Google Drev til Android | ios (Gratis)
6. Søg efter en samarbejdspartner
Det er let at dele et dokument med 10 medlemmer. At dele det med 50 kræver mere planlægning. Håndtering af delte filer betyder også at spore, hvilken samarbejdspartner der arbejder med hvilket dokument.
Gå til Se detaljer (Klik på ikonet 'I' på værktøjslinjen). Gennemse Aktivitet fane for hurtigt at se, hvilke filer du har delt for nylig.
Klik på Delt med mig i venstre sidepanel i Google Drev. Du får en liste over alle de dokumenter, du deler adgang til.
Brug Google Drev Søgning og dens avancerede filtre. Produktivitetsfordelene kommer ikke som en overraskelse for dem, der kender Gmail -filtre.
Brug søgefeltet øverst på Google Drev. Google Drevs søgning søger også i dokumentets brødtekst efter ord, du vil have det til at søge efter.
Du kan søge på de første 100 sider i alle tekstdokumenter eller tekstbaserede PDF-filer, som du har uploadet. Du kan også søge efter tekst, der findes på de første 10 sider i alle billed -PDF'er. I stedet for at grave gennem mapper kan du bruge denne kraftfulde funktion til hurtigt at komme til en fil.
Mens du er i Google Drive, skal du trykke på skråstreg nøgle for at placere markøren lige i søgefeltet. Klik på den lille rullemenu i søgefeltet for at afsløre de grundlæggende søgefiltre. At lære et par manuelle parametre kan spare dig tid.
For eksempel: For at finde dokumenter, du har delt med nogen, skal du bruge | _+_ |.
Google Hjælp har den komplette liste under afsnittet 'Avanceret søgning i Google Drev'.
7. Gør det lettere at dele ved at oprette kontaktgrupper
Med e -mailkontakter behøver du ikke angive individuelle dokumenttilladelser for dine teammedlemmer. Du kan bare oprette etiketter, der er en samling af kontakter i bestemte e -mail -grupper.
Log ind Google Kontakter . Klik på i venstre sidepanel Opret etiket .
Giv det et beskrivende navn i henhold til teamprojektet. Eller andet, der gør dem lette at huske. Du kan navneetiketter efter tilladelser for at gøre dem lette at huske. Enhver kontakt kan være en del af flere etiketter.
For eksempel: Project.view eller Project.edit
Indtast etiketterne i feltet med indstillinger for deling af filer eller mapper på Google Drev.
8. Se antal visninger af et delt dokument
Google opretholder en versionshistorik, men der er ingen måde at se, hvor mange gange et delt dokument er blevet set. Jeg fik svaret på dette spørgsmål fra en gammel Stack Exchange diskussion.
Send dit dokumentlink til http://goo.gl URL -afkortningstjeneste og del kun denne URL. Denne service giver oplysninger om, hvor mange gange der blev klikket på dette link, hvilket er omtrent så tæt på, som du i øjeblikket kan få at vide, hvor mange gange dit dokument blev åbnet.
Google har lukket support for sin egen URL -forkortelse. Du kan bruge Lidt i stedet. Dette er nyttigt i tilfælde, hvor du måske vil dele et dokument offentligt og kontrollere svaret. Bemærk, at offentlige dokumenter og filer vises i søgeresultater.
Nogle ideer til offentlig deling:
- Upload og del en e -bog.
- Test det første svar på et kreativt produkt.
- Frigør en diaspræsentation til offentlig visning (f.eks. SlideShare).
- Find åbent uddannelsesindhold.
Tip: Du kan bruge en simpel Google Site Search til at søge efter offentlige dokumenter. F.eks. søgeordswebsted: drive.google.com
9. Del med Slack
Hvis du ikke arbejder med Slack endnu, er det tid til at præsentere det for dit team. Der er mange måder at få dine foretrukne tjenester til at fungere med Slack. Google Drev -integration er blandt de populære.
Med Slack kan du importere Google Drive -filer og dele dem via Slack. Alle importerede Google Drev -filer er også indekseret af Slack for let søgning og reference. Filerne gemmes ikke på Slack --- de forbliver i dine Google Drev-mapper. Slack fungerer som en kanal.
Et lille eksempel: Indsæt et link til et Google -dokument i Slack chatroom. Slack viser et stykke indhold fra filen under linket, når det er integreret. Dette er mere nyttigt end bare at dele blinde links.
Slap Hjælp viser, hvordan du kan forbinde dit Google Drev til Slack på to nemme måder.
10. Del Google Docs fra Microsoft Office
Google Drive vs Microsoft Word kan være en daglig kamp om to kontorsuiter, men de to kraftcentre spiller endelig godt. Du kan uploade Word-, Excel- og PowerPoint -filer til Google Drev og arbejde med dem i skyen, som du ville gøre i alle andre delte Google Drive -filer.
Alle opdateringer gemmes i filerne i deres originale format. Office -dokumenter, der er gemt på drevet, er også versionskontrollerede. Du kan spore tidligere versioner af en Office -fil eller gå tilbage til en ældre version.
brug xbox one controller på pc trådløst
Hvis du vil bruge specifikke Google Drev-værktøjer som en tilføjelse eller oversættelser, skal du bare konvertere Microsoft-filen til et Google-dokument. Ellers behøver du ikke genere at ændre det ene format til det andet.
Det er let at dele filer på Google Drev
Det er også blevet enklere. Der er et par flere Google Drev -indstillinger, du kan ændre for at gøre din arbejdsgang glattere. Brug lidt tid på samarbejdsfunktionerne i Google Drev, da harmonien i teamwork afhænger af det.
Som en samarbejdsbro skal Google Drev være en del af dit fjerntliggende arbejdsopsætning i et hjemmekontor eller andre steder i verden.
Billedkredit: puslespil af Rido via Shutterstock
Del Del Tweet E -mail 6 hørbare alternativer: De bedste gratis eller billige lydbogsappsHvis du ikke har lyst til at betale for lydbøger, her er nogle gode apps, der lader dig lytte til dem gratis og lovligt.
Læs Næste Relaterede emner- Produktivitet
- Google Docs
- Samarbejdsværktøjer
- Filhåndtering
- Fildeling
- Google Drev
- Sky lagring
Saikat Basu er stedfortrædende redaktør for internet, Windows og produktivitet. Efter at have fjernet snavs fra en MBA og en ti år lang marketingkarriere, brænder han nu for at hjælpe andre med at forbedre deres historiefortællingsevner. Han ser efter det manglende Oxford -komma og hader dårlige skærmbilleder. Men idéer om fotografering, Photoshop og produktivitet beroliger hans sjæl.
Mere fra Saikat BasuAbonner på vores nyhedsbrev
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få tekniske tips, anmeldelser, gratis e -bøger og eksklusive tilbud!
Klik her for at abonnere